용역계약서 전자계약으로 용역계약을 맺는 법

용역계약서 마스터·7분·2028.09.12

효력에 관한 걱정은 대체로 자리를 잘못 찾은 걱정입니다

전자로 맺었다는 이유만으로 힘이 약해지지는 않습니다.

전자계약을 처음 쓰는 쪽에서 가장 먼저 묻는 것은 이래도 효력이 있느냐입니다. 화면에서 손가락으로 그은 서명이 종이에 찍은 도장만 못한 것 아니냐는 걱정입니다.

이 걱정은 법이 이미 정리해 둔 자리입니다. 전자문서와 전자서명에 관한 법률들은 전자적인 형태라는 사정만으로 효력을 부인하지 못하도록 하는 조항을 각각 두고 있습니다. 이 저장소에서는 임대차와 재직증명서를 다루는 편이 그 조문을 원문으로 옮겨 두었으니 근거가 필요하면 그쪽을 보십시오.

그러니 용역계약에서 시간을 들여야 할 곳은 다른 데 있습니다. 계약서 한 장을 전자로 맺는 일은 어느 계약이나 비슷하지만, 용역은 맺은 다음에 벌어지는 일이 많은 계약이기 때문입니다.

이 글도 서명 방식의 우열을 가리는 대신, 용역계약에서 전자로 남겨 두어야 하는 것이 무엇인지에 초점을 둡니다. 아래에서 다루는 세 가지가 실제로 다툼이 시작되는 자리입니다.

용역계약은 맺고 나서가 깁니다

계약서 한 장으로 끝나지 않는다는 점이 이 계약의 성질입니다.

물건을 사고파는 계약이라면 계약서와 대금, 인도로 대체로 마무리됩니다. 용역은 다릅니다. 착수한 뒤에 요청이 붙고, 붙은 요청이 원래 범위 안인지 밖인지를 두고 이야기가 오가고, 다 됐다는 판정이 한 번에 나지 않는 경우가 많습니다.

그 오가는 말들이 계약의 일부가 됩니다. 범위가 늘었다면 대금도 따라 움직여야 하고, 완료로 인정했다면 대금 청구가 열립니다. 종이로 계약한 현장에서는 이런 것들이 회의록이나 확인서로 남았습니다.

전자계약으로 옮기면서 계약서만 시스템에 올리고 나머지는 대화방과 메일에 흩어 두는 경우가 많습니다. 그러면 정작 다툴 때 필요한 자료가 계약서와 다른 곳에 있게 됩니다. 계약서는 깔끔하게 보관되어 있는데 그 계약이 어떻게 바뀌었는지는 아무 데도 정리되어 있지 않은 상태입니다.

전자로 옮기는 이점을 살리려면 계약서 다음의 것들도 같은 자리에 붙여야 합니다. 아래 세 가지가 그 대상입니다.

전자로 붙여 두어야 할 세 가지

범위 변경 · 검수 확인 · 대금 청구입니다.

세 가지를 하나씩 보겠습니다. 표의 오른쪽은 그것을 전자로 남길 때 무엇을 함께 적어야 하는지입니다. 화면에서 눌렀다는 사실만 남고 무엇에 대해 눌렀는지가 남지 않으면 근거가 되지 않습니다.

세 번째 줄이 가장 자주 비어 있습니다. 메일로 계산서만 보내 놓고 무엇을 근거로 한 청구인지는 적지 않는 경우입니다. 나중에 대금을 다투게 되면 그 계산서 한 장으로는 언제부터 지연인지를 세울 수 없습니다.

네 번째 줄은 자주 생기지 않지만 생기면 금액이 큽니다. 중도에 그만두게 되었을 때 어느 시점까지의 일을 정산할 것인지가 통지한 날에 걸려 있으므로, 통지 자체를 남는 형태로 해 두어야 합니다.

실제로 붙이는 순서

계약서를 올리기 전에 붙일 자리를 먼저 정해 둡니다.

순서를 뒤집으면 대체로 실패합니다. 계약서를 먼저 전자로 맺어 놓고 나중에 변경 이력을 어디에 남길지 정하려 하면, 그사이에 오간 것들이 이미 흩어져 있습니다.

1. 계약서에 통지와 합의를 받을 통로를 적는다어느 주소로 보낸 것을 통지로 볼지, 어느 화면에서 누른 것을 합의로 볼지를 계약서 안에 적어 둡니다. 이 한 조항이 뒤의 모든 기록을 계약에 붙여 줍니다.
2. 확인할 사람의 자리를 정한다직함이 아니라 자리를 적습니다. 담당자가 바뀌어도 그 자리가 확인한 것이면 유효하도록 두는 편이 실무에 맞습니다.
3. 범위 변경은 별도의 문서로 남긴다대화 중에 합의했더라도 같은 내용을 짧은 문서로 만들어 서명해 둡니다. 원래 계약서를 통째로 다시 쓸 필요는 없습니다.
4. 검수 확인을 대금 청구의 앞에 둔다확인이 난 다음에 청구가 나가도록 순서를 고정합니다. 순서가 뒤집히면 무엇을 근거로 청구했는지가 흐려집니다.
5. 모든 기록을 계약서와 같은 곳에 모은다서명한 계약서와 그 뒤의 문서들이 한자리에서 열리도록 둡니다. 나중에 이 계약이 어떻게 흘러갔는지를 한 번에 볼 수 있어야 합니다.
6. 보관 기간과 열람 권한을 정한다계약이 끝난 뒤에도 일정 기간은 양쪽이 열어 볼 수 있어야 합니다. 서비스를 해지하면 자료가 사라지는 구조인지도 미리 확인해 두십시오.

첫 단계를 넣어 두면 나머지가 자동으로 계약에 붙습니다. 이 조항이 없으면 뒤에 아무리 잘 정리해 두어도 그것이 이 계약의 일부인지부터 다투게 됩니다.

마지막 단계도 실무에서 자주 물립니다. 계약이 끝나고 한참 뒤에 하자 이야기가 나올 수 있는데, 그때 자료를 열 수 없으면 남겨 둔 의미가 없습니다.

전자계약을 두고 오해하기 쉬운 자리

시스템이 대신해 주는 것과 계약서가 정하는 것은 다릅니다.

마지막으로 오해가 잦은 대목을 정리하겠습니다. 대부분은 시스템의 기능을 계약의 내용으로 착각하는 데서 옵니다.

서명이 완료되었다는 표시가 뜨면 계약의 모든 조건이 확정된 것으로 여기는 경우가 있습니다. 표시가 알려 주는 것은 그 문서에 양쪽이 서명했다는 사실까지입니다. 그 문서에 완료 판정이나 대금 시기가 적혀 있지 않다면 서명이 그것을 채워 주지는 않습니다.

읽음 표시를 합의로 여기는 오해도 있습니다. 상대가 문서를 열어 보았다는 기록과 그 내용에 동의했다는 것은 다른 이야기입니다. 합의가 필요한 사항이라면 동의를 눌러야 하는 형태로 보내는 편이 뒤가 깨끗합니다.

용역계약에만 따로 붙는 전자계약 특칙이 있는지는 이 글의 조사에서 확인하지 못했습니다. 그러니 특별한 절차가 있을 것이라고 가정하지 말고, 일반 전자문서와 전자서명의 틀 안에서 위의 세 가지를 챙기는 데 집중하십시오.

정리하면 전자계약이 용역계약에 주는 이점은 서명의 편의보다 이력의 보존 쪽에 있습니다. 그 이점을 쓰려면 계약서 다음의 문서들까지 같은 자리에 올려야 합니다.

반대로 계약서만 올려 두고 나머지를 흩어 두면, 종이로 하던 시절에 회의록으로 남기던 것마저 사라집니다. 전자로 옮기고 나서 오히려 근거가 얇아졌다는 말이 나오는 이유가 여기에 있습니다.

자주 묻는 질문