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용역계약서 마스터·7분·2028.09.20

편집이 자유롭다는 것의 뒷면

누구나 고칠 수 있다는 것은 누구도 확신할 수 없다는 뜻이기도 합니다.

문서 파일로 계약서를 주고받는 방식은 편합니다. 상대가 조를 하나 고쳐 보내고 이쪽이 다시 고쳐 보내는 일이 몇 번 오가면 초안이 완성됩니다.

그 편함의 뒷면이 판본 문제입니다. 오간 파일이 다섯 개가 되면 어느 것이 지금 이야기하고 있는 문서인지 흐려집니다. 파일 이름에 최종이라는 말이 두 번 붙는 상황이 여기서 나옵니다.

이 문제가 실제 사고로 이어지는 지점은 서명입니다. 인쇄해 서명하거나 화면에서 서명할 때 서로 다른 판본을 들고 있으면, 나중에 각자 다른 문서를 근거로 이야기하게 됩니다. 조 하나가 다르면 다툼의 내용이 통째로 달라집니다.

막는 방법은 어렵지 않습니다. 파일 이름이 아니라 문서 안에 판본을 적어 두는 것입니다. 아래에서 그 방법을 봅니다.

판본을 문서 안에 적습니다

파일 이름은 사라지고 문서 안의 표시는 남습니다.

파일 이름에 날짜와 버전을 붙이는 방식은 널리 쓰이지만 약점이 있습니다. 상대가 내려받아 다른 이름으로 저장하면 그 정보가 사라집니다. 인쇄하면 아예 남지 않습니다.

문서 안에 적어 두면 그런 일이 없습니다. 첫 장의 머리말이나 표지에 판본과 날짜를 적고, 마지막 장에 변경 이력을 표로 두는 것이 가장 단순한 방법입니다.

변경 이력 표에는 네 칸이면 충분합니다. 판본, 날짜, 고친 사람, 바뀐 내용입니다. 바뀐 내용은 조 번호와 한 줄 요약으로 적습니다.

서명할 판본이 정해지면 그 판본의 표시를 서명란 근처에도 한 번 더 적어 두십시오. 인쇄본만 남았을 때도 어느 판본인지가 보입니다.

네 번째 줄이 문서 파일에서 특히 중요합니다. 제안서나 견적서를 따로 보내 놓고 계약서 본문에는 그 이름을 적지 않는 경우가 많습니다. 그러면 첨부가 계약의 일부인지부터 다투게 됩니다.

이력 표를 두는 것이 번거로워 보이지만 협상이 길어질수록 이득이 큽니다. 몇 주 뒤에 왜 이 조가 이렇게 되었는지를 물었을 때 답할 수 있는 유일한 자료가 되기도 합니다.

고친 자리를 드러내고 보냅니다

숨겨서 보내면 신뢰가 먼저 상합니다.

상대가 보낸 초안을 고칠 때 두 가지 방식이 있습니다. 고친 자리가 보이게 표시해 보내는 방식과 조용히 고쳐 깨끗한 문서로 보내는 방식입니다.

뒤쪽 방식은 받는 쪽에서 전체를 다시 읽어야 합니다. 바쁘면 대충 훑게 되고, 그러다 놓친 조가 나중에 문제가 됩니다. 그리고 나중에 그 사실을 알게 되면 고의였는지부터 의심하게 됩니다.

앞쪽 방식이 결국 빠릅니다. 표시 기능을 쓰거나 그것이 어려우면 메일 본문에 고친 조 번호와 이유를 적어 보내면 됩니다. 조 번호와 이유 두 가지만 있으면 상대가 확인할 자리를 바로 찾습니다.

합의가 끝나면 표시를 정리한 깨끗한 판본을 한 번 더 만들어 양쪽이 확인하십시오. 표시가 남아 있는 문서에 그대로 서명하면 어느 것이 확정된 문장인지가 흐려집니다.

1. 받은 초안을 새 판본으로 복사한다원본을 덮어쓰지 않습니다. 앞 판본이 남아 있어야 무엇이 바뀌었는지 확인할 수 있습니다.
2. 고친 자리를 표시해 둔다표시 기능을 쓰거나 색을 달리해 둡니다.
3. 이력 표에 한 줄을 더한다판본, 날짜, 고친 사람, 조 번호와 요약을 적습니다.
4. 메일 본문에 고친 조를 적어 보낸다문서를 열지 않아도 무엇이 바뀌었는지 보이게 합니다.
5. 합의된 뒤 깨끗한 판본을 만든다표시를 정리하고 판본 번호를 올립니다.
6. 그 판본으로 서명한다서명란 근처의 판본 표시를 확인하고 진행합니다.

세 번째 단계를 습관으로 만들면 나머지가 저절로 굴러갑니다. 이력 표에 적을 것이 없으면 고친 것이 없다는 뜻이므로 확인도 빨라집니다.

다섯 번째 단계를 건너뛰고 표시가 남은 문서에 서명하는 일이 실제로 자주 있습니다. 한 번만 더 만들면 되는 일이니 넘기지 마십시오.

서명한 뒤에 보관하는 자리

계약이 끝난 뒤에도 열어 볼 수 있어야 합니다.

서명이 끝나면 대개 각자 한 부씩 보관합니다. 문서 파일로 오간 경우에는 이 보관이 생각보다 허술해집니다. 개인 컴퓨터의 폴더에만 있거나 메일함에만 있는 경우가 많습니다.

보관에서 확인할 것은 세 가지입니다. 계약이 끝나고 한참 뒤에도 열 수 있는가, 담당자가 바뀌어도 찾을 수 있는가, 계약서와 그 뒤에 오간 합의 문서가 함께 있는가입니다.

세 번째가 특히 자주 빠집니다. 계약서는 잘 보관해 두었는데 진행 중에 범위를 바꾼 합의나 검수 확인은 대화방에 남아 있는 식입니다. 그러면 정작 다툴 때 필요한 자료가 없습니다.

그래서 계약 단위로 폴더를 하나 만들고 계약서와 첨부, 그 뒤의 합의 문서를 함께 넣어 두는 방식을 권합니다. 이름은 계약의 상대와 시작일로 붙이면 나중에 찾기 쉽습니다.

다섯 번째 줄을 정해 두면 오래된 자료를 언제 정리할지도 함께 정해집니다. 계약마다 다르지만 하자나 대금을 다툴 여지가 남아 있는 동안은 두는 편이 안전합니다.

전자적인 형태로 남긴 문서와 서명의 효력에 관해서는 관련 법률에 부인하지 못하도록 하는 조항이 각각 있습니다. 이 저장소에서는 임대차와 재직증명서를 다루는 편이 조문을 옮겨 두었습니다.

파일을 주고받을 때 자주 어긋나는 것

보냈다는 것과 상대가 확인했다는 것은 다릅니다.

파일이 오가는 단계에서 어긋나기 쉬운 세 대목을 마지막으로 짚겠습니다.

메일로 보냈으니 통지가 되었다고 여기는 경우가 있습니다. 어느 주소로 보낸 것을 통지로 볼지가 계약서에 적혀 있으면 그 조항대로 되지만, 적혀 있지 않으면 보낸 사실과 상대가 받은 사실을 따로 세워야 합니다. 통지 조항에 주소를 적어 두는 것이 이래서 유용합니다.

읽음 표시나 자동 회신을 확인으로 여기는 오해도 있습니다. 문서를 열어 보았다는 기록은 그 내용에 동의했다는 뜻이 아닙니다. 합의가 필요하면 답장으로 확인을 받으십시오.

인쇄해 서명한 뒤 그 이미지를 다시 파일로 만들어 보관하는 경우도 흔합니다. 편리하지만 원본 종이를 함부로 버리지는 마십시오. 이미지본을 원본처럼 다루려면 어떤 요건이 필요한지는 별도의 문제입니다.

정리하면 문서 파일로 계약서를 다룰 때 챙길 것은 두 가지입니다. 판본을 문서 안에 적어 두는 것과 계약 단위로 자료를 모아 두는 것입니다.

양식을 내려받아 칸을 채우는 순서는 다른 편에서 다루었으니, 그쪽을 먼저 마친 뒤에 이 글의 절차를 얹으면 됩니다.

자주 묻는 질문