사직서와 퇴직증명서, 언제 각각 쓰나

사직서 마스터·8분·2026.04.19

방향이 반대라는 것부터

한쪽은 알리는 종이이고 한쪽은 확인해 주는 종이입니다.

두 서류를 나란히 놓고 헷갈리는 이유는 이름이 비슷해서가 아니라 둘 다 퇴사라는 한 장면에 붙어 있기 때문입니다. 그런데 붙어 있는 위치가 다릅니다. 하나는 그 장면을 만드는 쪽에 있고 하나는 그 장면이 끝난 것을 기록하는 쪽에 있습니다.

사직서는 내가 상대에게 무언가를 알리는 문서입니다. 알리는 사람이 내용을 정하고, 알린 뜻이 상대에게 닿는 것으로 할 일이 끝납니다. 회사가 그것을 받아 무엇을 해 주어야 한다고 정해 둔 조항은 없습니다.

퇴직증명서는 반대로 회사가 나에게 무언가를 확인해 주는 문서입니다. 내가 겪은 일을 내가 적어 봐야 증명이 되지 않으므로, 고용한 쪽이 사실을 적어 주어야 비로소 쓸모가 생깁니다. 그래서 이 종이에는 회사가 해야 할 일이 조문으로 붙어 있습니다.

이 한 가지 차이를 잡아 두면 나머지 물음이 대부분 풀립니다. 언제 쓰는지, 누가 먼저 움직이는지, 무엇이 적히는지가 모두 여기에서 갈라져 나옵니다.

쓰는 시점이 서로 반대입니다

앞의 종이가 오가야 뒤의 종이를 청구할 자격이 생깁니다.

실무에서 순서가 꼬이는 지점은 대부분 시점 때문입니다. 아직 재직 중인데 퇴직증명서를 미리 받아 두려 하거나, 이미 퇴사한 뒤에 사직서를 소급해 써 달라는 요구를 받는 식입니다. 둘 다 종이의 자리를 잘못 잡은 것입니다.

퇴직증명서는 퇴직했다는 사실을 적는 종이라 그 사실이 생기기 전에는 적을 내용이 없습니다. 재직 중에 필요한 것은 다른 이름의 증명이며, 두 가지는 증명하려는 사실 자체가 다릅니다.

아래 표는 두 서류를 같은 여섯 항목으로 견준 것입니다. 오른쪽 칸에만 표시가 붙는 것을 먼저 눈여겨보십시오. 회사에 무언가를 하도록 정해 둔 쪽이 어디인지가 그 표시로 드러납니다.

셋째 줄의 대비가 가장 큽니다. 사직서를 받은 회사가 무엇을 해야 하는지는 법이 정해 두지 않았고, 증명서 쪽은 청구가 들어오면 사실대로 적어 곧바로 내주도록 정해져 있습니다. 같은 퇴사 장면인데 한쪽에만 의무가 걸려 있는 셈입니다.

다섯째 줄도 함께 보십시오. 사직서를 늦게 냈다거나 형식이 어떻다는 이유로 근로자에게 붙는 제재는 없습니다. 반대로 증명서 청구를 받고도 내주지 않은 회사에는 과태료가 붙습니다. 방향이 반대이니 책임이 걸리는 쪽도 반대입니다.

한쪽에만 청구라는 절차가 붙습니다

가만히 있으면 나오지 않는 종이입니다.

퇴사하면 회사가 알아서 증명서를 만들어 보내 줄 것이라 생각하기 쉽습니다. 그러나 조문의 구조는 청구가 있을 때 내주도록 되어 있습니다. 출발점이 회사가 아니라 나에게 있다는 뜻입니다.

청구할 수 있는 사람에게는 조건이 붙습니다. 계속하여 30일 이상 일한 경우여야 하고, 그만둔 뒤로는 3년 안에 청구해야 합니다. 두 조건 모두 근로기준법 시행령이 정해 둔 것이라 회사가 임의로 줄이거나 늘릴 성질이 아닙니다.

청구했는데도 내주지 않는 경우가 실제로 있습니다. 이때는 사업장 관할 지방고용노동관서에 진정을 넣을 수 있고, 어겼을 때 붙는 것은 형사처벌이 아니라 과태료입니다. 금액은 500만 원 이하로 정해져 있습니다.

아래 네 칸은 증명서 쪽에만 붙어 있는 조건을 모아 둔 것입니다. 사직서에는 이 가운데 어느 것도 붙지 않습니다.

요구한 사항만 적힌다는 말의 뜻

더 적어 주는 것이 친절이 아니라 위반입니다.

증명서 조문에는 한 겹이 더 있습니다. 근로자가 요구한 사항만 적어야 한다는 것입니다. 이 문장은 회사를 제한하는 쪽으로 작동합니다. 묻지 않은 것을 덧붙여 적으면 그 자체가 조문을 어긴 것이 됩니다.

왜 이런 제한이 필요한지는 쓰임새를 떠올리면 분명해집니다. 증명서는 옮겨 갈 곳이나 금융기관에 내는 종이입니다. 요청하지도 않은 퇴직 사유나 근무 평가가 적혀 나가면 그 종이는 증명이 아니라 평판이 됩니다.

그래서 청구할 때 무엇을 적어 달라고 할지를 먼저 정해야 합니다. 재직한 기간만 필요한지, 담당했던 업무의 종류까지 필요한지, 직위나 임금까지 필요한지가 제출처마다 다릅니다. 필요한 것만 골라 청구하는 것이 원칙에 맞습니다.

이 대목이 사직서와 정확히 반대입니다. 사직서는 내가 무엇을 적을지 스스로 정하고 그 문장 때문에 뒤에 영향을 받습니다. 증명서는 내가 무엇을 적어 달라고 할지를 정하고 그 요구 밖의 문장은 들어가면 안 됩니다.

순서가 꼬이면 생기는 일

증명을 먼저 요구하면 퇴사 계획이 먼저 알려집니다.

옮겨 갈 곳에서 서류를 요구하는 시점과 내가 회사에 알리는 시점이 어긋나는 경우가 흔합니다. 아직 아무에게도 말하지 않았는데 증명서를 떼어 달라고 하면, 그 요청 자체가 그만둘 예정이라는 신호가 되어 버립니다.

그래서 실무에서는 순서를 정해 두는 편이 낫습니다. 옮겨 갈 곳에 지금 필요한 것이 재직 중임을 보이는 서류인지 퇴사한 사실을 보이는 서류인지부터 확인하고, 후자라면 사직서를 내고 마지막 근무일이 지난 뒤에 청구하는 것입니다.

반대 방향의 사고도 있습니다. 퇴사한 뒤 한참 지나 증명서를 청구했더니 담당자가 바뀌어 기록을 찾기 어렵다고 하는 경우입니다. 청구할 수 있는 기간이 남아 있어도 실무상 시간이 걸리므로, 필요할 것 같으면 마지막 근무일 전후로 미리 요청해 두는 편이 안전합니다.

정리하면 종이 두 장의 순서는 이렇습니다. 먼저 내가 알리고, 관계가 끝나고, 그다음에 내가 청구합니다. 이 순서를 건너뛰면 시점이 어긋나거나 계획이 먼저 새어 나갑니다.

둘 다 손에 쥐고 있어야 하는 이유

하나는 내가 남긴 기록이고 하나는 회사가 확인해 준 사실입니다.

사직서 사본과 퇴직증명서는 쓰임새가 겹치지 않습니다. 앞엣것은 내가 언제 무엇을 알렸는지를 보여 주고, 뒤엣것은 회사가 그 사실을 인정했다는 것을 보여 줍니다. 다투는 국면이 서로 다릅니다.

종료 시점을 두고 이야기가 갈릴 때 필요한 것은 앞엣것입니다. 언제 보냈고 언제 닿았는지가 그 종이와 발송 기록에 남아 있습니다. 반면 어느 회사에서 얼마 동안 무슨 일을 했는지를 밖에 보여야 할 때 필요한 것은 뒤엣것입니다.

그런데 두 장 모두 회사 시스템에만 남아 있는 경우가 많습니다. 전자결재로 낸 사직서는 퇴사하면 계정이 닫혀 열어 볼 수 없고, 증명서는 애초에 청구하지 않으면 만들어지지도 않습니다. 마지막 근무일 전에 둘 다 챙겨 두어야 하는 이유가 여기 있습니다.

마지막으로 한 가지만 덧붙입니다. 증명서에 적힐 내용은 내가 청구한 범위 안에서 정해지므로, 청구서를 쓸 때 제출처가 요구하는 항목을 그대로 옮겨 적으면 두 번 청구하는 일을 줄일 수 있습니다.

자주 묻는 질문