사직서 사본을 남겨야 하는 이유
사직서 마스터·7분·
원본을 건네고 나면 무엇을 냈는지 보여 줄 수 있는 쪽은 회사뿐이 됩니다. 사본을 남기라고 정한 규정은 없지만, 뒤에 확인이 필요해지는 자리는 대개 몇 년에 걸쳐 있고 그때 기댈 것은 본인이 남겨 둔 자료뿐입니다.
임금채권은 3년간 행사하지 아니하면 시효로 소멸(근로기준법 제49조) · 사용자는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존(근로기준법 제42조) · 임금 등 금품 청산은 14일 이내이며 합의로 연장 가능(제36조)
- 3년회사가 계약 관련 서류를 보존하는 기간
- 3년임금채권을 행사할 수 있는 기간
- 3년퇴직 후 사용증명서를 청구할 수 있는 기간
- 14일임금 등 금품 청산 기한
건네고 나면 손에 남는 것이 없습니다
원본을 넘기는 순간 그 문서의 내용을 확인할 수 있는 쪽은 한쪽뿐입니다.
종이를 접어 담당자에게 건네고 나면 일이 하나 끝난 것 같은 기분이 듭니다. 실제로 절차상으로는 끝난 것이 맞습니다. 다만 그 순간부터 그 문서는 회사 서류함에만 존재하게 됩니다.
대부분은 아무 일도 생기지 않습니다. 정산이 제때 되고 서류도 무난하게 나오면 낸 문서를 다시 볼 일이 없습니다. 문제는 무언가 어긋났을 때인데, 그때는 이미 몇 달이 지나 있고 기억은 흐릿합니다.
그때 필요한 것은 주장이 아니라 자료입니다. 언제 냈는지, 마지막 근무일을 며칠로 적었는지, 사유 칸에 무엇이라고 썼는지를 보여 줄 수 있어야 대화가 짧게 끝납니다.
사본을 남기라고 정한 규정은 없습니다. 그래서 아무도 챙겨 주지 않고, 챙기지 않으면 남지 않습니다. 이 편은 그 자료가 실제로 어디에서 쓰이는지를 먼저 보여 드리겠습니다.
사본이 실제로 쓰이는 자리
필요해지는 순간은 대부분 서류를 낸 지 한참 지난 뒤입니다.
막연히 나중을 대비하라는 말로는 잘 와닿지 않습니다. 실제로 사본을 찾게 되는 장면을 다섯 가지로 늘어놓아 보겠습니다.
표에서 눈여겨볼 것은 가운데 칸입니다. 어느 장면에서든 확인해야 하는 것은 본인이 적어 둔 값이고, 그 값은 문서에만 남아 있습니다.
| 장면 | 확인해야 하는 것 | 사본이 있으면 |
|---|---|---|
| 정산 금액이 예상과 다를 때 | 마지막 근무일로 적은 날짜 | 기준일을 문서로 가리킬 수 있다 |
| 회사가 채운 서류의 사유가 다를 때 | 본인이 적은 문장 | 무엇을 적었는지 바로 확인된다 |
| 퇴직 처리 날짜가 다르게 남았을 때 | 언제 냈는지 | 제출 기록과 나란히 대조된다 |
| 경력을 확인하는 서류가 필요할 때 | 재직 기간의 표기 | 기간이 맞는지 맞춰 볼 수 있다 |
| 몇 년 뒤에 문의가 올 때 | 무엇을 어디까지 넘겼는지 | 별지까지 남아 있으면 바로 답한다 |
첫째 줄이 가장 자주 일어납니다. 금액이 생각과 다를 때 어디부터 물어야 할지 모르면 대화가 길어지는데, 마지막 근무일이 문서로 확인되면 어느 값이 다른지 바로 좁혀집니다.
둘째 줄과 셋째 줄은 회사가 만든 서류와 본인이 만든 서류를 맞춰 보는 장면입니다. 두 서류가 다른 이야기를 할 때 본인 쪽 자료가 없으면 상대의 기록만 남습니다.
다섯째 줄은 인계 문서까지 함께 남겨 두었을 때의 이야기입니다. 무엇을 어디까지 넘겼는지는 시간이 지날수록 기억으로 답하기 어려워지는 항목입니다.
회사에는 남고 본인에게는 남지 않는 구조
기간을 정해 둔 규정은 모두 회사 쪽을 향해 있습니다.
이 문제를 구조로 보면 왜 사본이 필요한지가 뚜렷해집니다. 근로기준법은 사용자가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고 있습니다. 어떤 서류가 여기에 들어가는지는 대통령령이 정합니다.
돈에 관한 권리에도 기간이 붙어 있습니다. 임금을 청구할 수 있는 권리는 3년이 지나도록 행사하지 않으면 시효로 사라지도록 정해져 있습니다. 재직했던 사실을 확인해 주는 서류도 계속하여 30일 이상 근무했다면 퇴직 후 3년 안에 청구할 수 있습니다.
이 값들의 공통점을 보십시오. 모두 회사가 무엇을 해야 하는지, 언제까지 청구할 수 있는지를 정한 것입니다. 근로자가 자기 자료를 얼마나 보관해야 하는지를 정한 규정은 없습니다.
그래서 비대칭이 생깁니다. 회사에는 기록이 남아 있고 본인에게는 남지 않는 상태가 되는 것입니다. 사본을 만드는 일은 그 비대칭을 조금 줄여 두는 작업입니다.
요청할 수는 있지만 시간이 걸리고 담당자가 바뀌어 있기도 합니다. 급하게 확인해야 하는 상황에서는 본인 손에 있는 자료가 훨씬 빠릅니다.
그 자체로 생기는 불이익은 없습니다. 다만 확인이 필요한 상황이 왔을 때 기억으로만 이야기하게 되고, 그러면 대화가 길어집니다.
무엇을 어떤 형태로 남기나
문서만 남기면 절반이고 낸 기록까지 함께 있어야 완결됩니다.
남길 것은 두 가지입니다. 하나는 문서 자체이고 다른 하나는 그것을 언제 어떻게 냈는지에 대한 기록입니다. 앞의 것만 있으면 무엇을 적었는지는 알 수 있어도 언제 냈는지는 알 수 없습니다.
문서는 형태를 가리지 않아도 됩니다. 서명까지 마친 종이를 사진으로 찍어 두어도 되고, 출력하기 전 파일을 그대로 보관해도 됩니다. 다만 파일만 두었다면 실제로 낸 종이와 내용이 같은지 확인해 두십시오.
낸 기록은 경로에 따라 다릅니다. 전자결재로 올렸다면 상신 이력이, 메일로 보냈다면 보낸 편지함이 그 역할을 합니다. 종이를 손으로 건넸다면 아무것도 남지 않으므로, 낸 뒤에 짧은 메일로 제출 사실을 알려 두는 방법이 있습니다.
전자적인 형태로 보관하는 것에 대한 걱정은 하지 않아도 됩니다. 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지 않고, 일정한 요건을 갖추면 그 보관으로 문서 보관을 갈음할 수 있도록 법이 정하고 있습니다.
인계 문서를 함께 냈다면 그것도 같은 묶음으로 두십시오. 몇 년 뒤에 오는 문의는 대개 사직서보다 인계 내용에 관한 것입니다.
언제까지 두어야 하나
기준을 잡는다면 돈과 서류에 관한 기간을 따라가는 것이 무난합니다.
보관 기간을 정한 규정이 없으니 스스로 기준을 정해야 합니다. 참고할 만한 값은 앞에서 본 세 가지입니다. 계약 서류의 보존 기간, 임금채권의 시효, 그리고 재직 사실을 확인하는 서류를 청구할 수 있는 기간이 모두 3년으로 정해져 있습니다.
정산이 마무리되고 필요한 서류를 다 받은 뒤라면 부담이 크게 줄어듭니다. 다만 파일 하나를 두는 데 드는 비용이 거의 없으므로 굳이 서둘러 지울 이유도 없습니다.
보관 장소는 회사 계정 밖에 두어야 합니다. 사내 메일이나 업무용 저장 공간에만 두면 마지막 근무일 전후로 접근이 끊깁니다. 마지막 주에 반드시 옮겨 두십시오.
마지막으로 아래 네 줄을 확인하면 이 편에서 할 일은 끝납니다. 서류를 내기 전에 읽어 두면 더 좋습니다.
퇴사 전에 확인할 네 줄
자주 묻는 질문
사직서 사본을 꼭 남겨야 하나요?
남기라고 정한 규정은 없습니다. 다만 정산이나 서류가 어긋났을 때 확인할 수 있는 자료가 본인에게는 그것뿐입니다.
사진으로 찍어 두어도 되나요?
됩니다. 서명과 날짜가 읽히도록 찍어 두면 충분하고, 파일도 함께 보관하면 내용을 다시 옮기기 쉽습니다.
얼마나 오래 보관해야 하나요?
기간을 정한 규정이 없습니다. 계약 서류의 보존 기간과 임금채권의 시효가 3년이므로 그 기간을 기준으로 삼는 것이 무난합니다.
회사 메일함에 두어도 되나요?
마지막 근무일 전후로 계정 접근이 끊기는 경우가 많습니다. 퇴사 전에 회사 계정 밖으로 옮겨 두십시오.
무엇을 함께 남겨야 하나요?
문서 사본과 함께 언제 냈는지 보여 주는 기록을 남기십시오. 상신 이력이나 보낸 편지함, 접수 회신이 그 역할을 합니다.
전자 파일로만 남겨도 괜찮나요?
전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지 않고, 요건을 갖추면 보관을 갈음할 수 있습니다. 다만 실제로 낸 문서와 내용이 같은지 확인해 두십시오.
