사직서는 몇 부를 만드나요

사직서 마스터·8분·2026.06.11

부수를 정한 규정이 있는지부터

계약서와 달리 사직서에는 몇 부라는 기준이 없습니다.

계약서를 두 부 만들어 나눠 갖는 관행은 널리 알려져 있습니다. 양쪽이 같은 내용을 들고 있어야 나중에 무엇을 약속했는지 맞춰 볼 수 있기 때문입니다. 그래서 사직서도 몇 부를 만들어야 하는지 묻게 됩니다.

그런데 두 문서는 성격이 다릅니다. 계약서는 양쪽의 합의를 담는 문서라 각자 한 부씩 갖는 것이 자연스럽지만, 사직서는 한쪽이 다른 쪽에 뜻을 전달하는 문서입니다. 전달하는 쪽과 받는 쪽의 역할이 애초에 다릅니다.

그래서 부수를 정한 조항이 없는 것이 이상한 일은 아닙니다. 사직서에는 법정 서식도 없고, 어떤 방식으로 전달하라는 요구도 붙어 있지 않습니다. 몇 장을 만들지는 온전히 실무의 문제입니다.

다만 실무의 문제라고 해서 아무래도 좋은 것은 아닙니다. 오히려 규정이 없기 때문에 무엇을 남길지를 스스로 정해야 합니다.

부수를 묻는 질문 뒤에는 대개 다른 걱정이 숨어 있습니다. 회사가 서류를 분실하거나 내용을 다르게 기억하면 어떻게 되느냐는 것입니다. 그 걱정은 정당하고, 답도 부수가 아니라 다른 곳에 있습니다.

보여 주어야 하는 쪽이 누구인가

제출 시점을 꺼내 보일 책임은 낸 사람에게 남습니다.

사직 이후에 다툼이 생기는 자리는 대개 두 곳입니다. 언제 그만두겠다고 밝혔는지, 그리고 무엇을 적어 냈는지입니다. 앞의 것은 근로관계가 끝나는 시점 계산에 걸리고, 뒤의 것은 회사가 나중에 만드는 서류의 내용과 맞춰 볼 때 걸립니다.

이 두 가지를 확인해야 할 상황이 오면 회사의 인사 기록을 열어 보는 방법이 있습니다. 그런데 퇴직한 뒤에는 그 기록에 마음대로 접근할 수 없습니다. 요청해서 받는 절차를 거쳐야 하고, 그 사이에 시간이 흘러갑니다.

그래서 부수를 따지는 질문의 실질은 몇 장을 인쇄하느냐가 아니라 손에 무엇이 남느냐입니다. 종이 한 장을 더 뽑는 것보다 제출 경로에 기록이 남게 만드는 편이 실익이 큽니다.

다음 표는 사직 과정에서 남는 자료를 네 갈래로 나누고 각각이 무엇을 보여 주는지를 붙였습니다.

셋째 줄과 넷째 줄이 종이보다 중요합니다. 사본은 내용을 보여 주지만 시점은 보여 주지 못합니다. 시점을 붙들어 두는 것은 보낸 기록과 받았다는 회신입니다.

그래서 종이로만 주고받는 회사라면 접수인이 찍힌 사본을 돌려받거나, 받은 사람의 이름과 날짜를 확인해 두는 절차를 한 번 더 거치는 편이 좋습니다.

회사는 왜 서류를 남겨 두나

사업장 쪽에는 서류를 일정 기간 보존하라는 조항이 따로 있습니다.

본인이 사본을 챙기는 것과 별개로, 회사도 퇴직 관련 서류를 한동안 보관합니다. 그 배경에는 계약 서류의 보존을 정한 조문이 있습니다.

이 조문은 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 일정 기간 남겨 두게 하고 있습니다. 어떤 서류가 여기 들어가는지는 하위 법령이 정하는데, 사업장에서는 퇴직과 관련된 서류도 함께 묶어 관리하는 것이 보통입니다.

사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

근로기준법 제42조

보존기간을 세는 출발점은 퇴직하거나 해고된 날입니다. 재직 중에 낸 서류라도 관계가 끝난 날부터 기간이 시작되므로, 퇴직 직후에 요청하면 대개 자료가 남아 있습니다.

다만 회사가 보존한다는 사실에 기대는 것과 내가 사본을 갖고 있는 것은 다릅니다. 앞은 요청과 회신이라는 절차를 거쳐야 하고, 뒤는 그 자리에서 꺼내 보일 수 있습니다.

사본을 어디에 어떻게 두나

파일 하나를 어디에 두느냐가 몇 달 뒤의 대응 속도를 정합니다.

사본을 남겨야 한다는 말에는 대부분 동의하면서도, 실제로는 회사 계정 안에만 남겨 두는 경우가 많습니다. 사내 메일함이나 업무용 저장 공간에 둔 파일은 퇴직과 동시에 접근이 끊깁니다.

그래서 보관 위치를 정할 때 기준은 하나입니다. 퇴직한 다음 날에도 열 수 있는 곳인가입니다. 개인 메일로 한 번 더 보내 두거나 개인 저장 공간에 내려받아 두는 것으로 충분합니다.

형태는 종이든 파일이든 상관없습니다. 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 문서의 효력이 부인되지는 않기 때문입니다. 오히려 파일은 만든 시각과 보낸 시각이 함께 남는다는 점에서 유리한 면이 있습니다.

보관 기간을 얼마로 잡을지도 한 번쯤 생각해 둘 만합니다. 퇴직 직후에 정리해야 할 금품이 있고, 소득 관련 서류가 이듬해까지 이어지며, 임금을 다툴 수 있는 기간은 그보다 깁니다. 폴더 하나를 몇 해쯤 두는 것은 부담이 크지 않습니다.

마지막으로 하나만 덧붙이겠습니다. 사본으로 남길 것은 사직서만이 아닙니다. 인수인계 목록, 반납한 자산 확인, 사직 예정일을 합의한 대화까지 한 폴더에 모아 두면 퇴직 이후에 확인할 일이 생겨도 한 번에 꺼낼 수 있습니다.

자주 묻는 질문