인수인계서를 사직서에 붙이는 법
사직서 마스터·7분·
사직서 본문에는 한 줄로 가리키고, 업무 목록은 별지로 붙이는 형태가 가장 다루기 쉽습니다. 두 문서는 담는 것이 달라서 한 장에 섞으면 어느 쪽도 제 몫을 하지 못합니다. 앞 장에는 그만두겠다는 뜻과 날짜만 남기고 넘길 일은 뒷장에서 펼치십시오.
인수인계서의 서식이나 기재 항목을 정한 법령 규정이 없음 · 퇴직에 관한 사항은 상시 10명 이상 사업장이 작성하는 취업규칙의 기재 사항(근로기준법 제93조)
한 장에 섞어 쓴 경우
- 그만두겠다는 문장과 업무 목록이 한 덩어리로 뒤섞인다
- 목록이 길어질수록 사직 의사가 어느 줄에 있는지 찾기 어려워진다
- 업무 항목을 하나 고칠 때마다 문서 전체를 다시 출력하게 된다
- 사본을 남길 때 업무 자료까지 한 묶음으로 따라 나온다
- 성격이 다른 두 가지가 한 결재로 올라가 처리가 늦어진다
별지로 나눠 쓴 경우
- 앞 장에는 사직 의사와 날짜, 서명만 남는다
- 별지 번호로 가리켜 두 문서가 한 묶음임이 드러난다
- 업무 목록이 바뀌어도 뒷장만 갈아 끼우면 된다
- 사직서 사본과 업무 자료를 따로 보관할 수 있다
- 사내에서 각각 맞는 경로로 나뉘어 흘러간다
붙이라는 말이 가리키는 것
무엇을 어떻게 넘기라고 지시한 조문이 아니라 회사가 정한 절차에서 나온 요구입니다.
퇴사 의사를 밝히고 나면 담당자가 가장 먼저 꺼내는 이야기가 인계 계획입니다. 서류를 함께 내라는 말까지 듣고 나면 두 문서를 어떤 모양으로 묶어야 하는지부터 막히기 시작합니다.
근거가 어디에 있는지부터 확인해 두겠습니다. 넘길 일을 어떤 서식에 어떤 항목으로 적으라고 정해 둔 법령 규정은 없습니다. 근로기준법은 상시 10명 이상을 쓰는 사업장에 취업규칙을 만들어 신고하게 하면서 퇴직에 관한 사항을 담도록 했을 뿐, 인계의 방법이나 문서의 모양까지 적어 두지는 않았습니다.
그래서 요구되는 형태가 회사마다 갈립니다. 정해진 파일을 내려 주는 곳이 있는가 하면 자유롭게 써서 내라는 곳도 있고, 아예 구두로 정리하고 마는 곳도 있습니다. 사내 규정의 퇴직 절차를 먼저 열어 보라는 조언이 반복되는 이유가 여기에 있습니다.
이 편이 다루는 것은 그 문서를 만드는 방법 하나입니다. 어느 것을 먼저 내는가는 순서를 다룬 편에, 인계를 하지 않았을 때 책임이 어떻게 되는가는 조문을 다룬 편에 각각 정리되어 있으니 그쪽을 함께 보십시오.
무엇을 담는 문서인가
칸을 정하는 기준은 넘겨받는 사람이 혼자서 이어 갈 수 있는가입니다.
담을 항목을 정해 둔 규정이 없으니 기준은 다른 곳에서 찾아야 합니다. 가장 쓸 만한 기준은 이 문서만 읽고도 다음 사람이 일을 이어 갈 수 있는가입니다. 그 기준으로 걸러 보면 넣을 칸이 다섯 갈래로 정리됩니다.
아래 표는 그 다섯 갈래를 늘어놓고, 각 칸이 비었을 때 실제로 무슨 일이 벌어지는지를 붙인 것입니다. 오른쪽 칸을 먼저 읽으면 무엇을 채워야 할지가 더 빨리 잡힙니다.
| 칸 | 적는 것 | 비어 있으면 |
|---|---|---|
| 맡고 있던 일의 목록 | 일을 단위로 잘라 이름을 붙임 | 넘긴 범위가 흐려진다 |
| 일마다의 진행 상태 | 어디까지 되었고 무엇이 남았는지 | 남은 몫을 두고 말이 갈린다 |
| 관련된 상대와 연락처 | 거래처·유관 부서·담당자 | 받는 쪽이 처음부터 다시 찾는다 |
| 자료가 놓인 위치 | 파일과 문서가 어디에 있는지 | 계정이 닫히면 길이 끊긴다 |
| 넘겨받는 사람과 날짜 | 누구에게 언제 넘겼는지 | 끝난 시점을 짚을 수 없다 |
마지막 줄이 실무에서 가장 자주 빠집니다. 일 이야기를 적는 데 집중하다 보면 받는 사람의 이름과 날짜를 적을 칸을 아예 만들지 않는 것입니다. 이 두 값이 없으면 문서가 아무리 길어도 언제 무엇이 넘어갔는지 확인할 방법이 없습니다.
넷째 줄도 놓치기 쉽습니다. 사내 계정은 마지막 근무일을 전후로 닫히는 것이 보통이라, 본인 계정 안에만 있는 자료는 그때부터 아무도 열지 못합니다. 위치를 적어 두는 것으로는 부족하고 공용 공간으로 옮겨 둔 뒤에 위치를 적어야 합니다.
반대로 넣지 않아도 되는 것도 있습니다. 회사가 요구하지 않은 개인적인 평가나 사람에 대한 인상은 이 문서에 적을 자리가 아닙니다. 남는 문서에 적힌 말은 오래 남고, 나중에 본인이 설명해야 할 거리만 늘어납니다.
사직서와 묶는 순서
앞 장은 뜻을 담고 뒷장은 목록을 담는다는 원칙 하나로 정리됩니다.
실제로 묶는 방법은 어렵지 않습니다. 아래 네 단계는 문서 두 개를 한 묶음으로 만들 때 밟는 순서이고, 종이로 내든 파일로 내든 골자는 같습니다.
- 앞 장에는 가리키는 문장 하나만 둔다인계할 사항은 별지와 같다는 정도의 한 줄이면 충분합니다. 업무 목록을 앞 장으로 옮겨 적지 마십시오.
- 별지에 이름과 번호를 붙인다별지 1처럼 번호를 매겨 두면 두 장이 한 묶음이라는 사실이 문서 안에서 드러납니다.
- 장마다 작성자 이름과 날짜를 넣는다뒷장이 떨어져 나가도 누구의 것인지 남습니다. 전체 장수를 함께 적어 두면 빠진 장도 바로 보입니다.
- 낼 때 하나로 합쳐 보낸다종이면 함께 편철하고, 파일이면 한 문서로 합치거나 같은 메일에 나란히 붙입니다. 따로 보내면 한쪽만 접수되는 일이 생깁니다.
셋째 단계를 사소하게 여기는 경우가 많은데, 뒤에 확인할 일이 생겼을 때 가장 자주 찾게 되는 값이 바로 이름과 날짜입니다. 문서가 여러 장으로 늘어날수록 이 표시가 있는 쪽이 훨씬 다루기 쉽습니다.
넷째 단계에서 종이와 파일을 함께 쓰는 방법도 있습니다. 규정이 정한 대로 종이를 내면서 같은 묶음을 파일로도 보내 두면, 무엇을 언제 넘겼는지가 시각과 함께 남습니다.
넘긴 범위를 남겨 두면 달라지는 것
다툼은 대개 무엇을 넘겼는가가 아니라 어디까지 넘겼는가에서 생깁니다.
퇴사한 뒤에 연락이 오는 장면은 대체로 비슷합니다. 어떤 일이 진행 중인 줄 몰랐다거나, 자료를 못 찾겠다거나, 이 건은 누가 맡기로 했느냐는 물음입니다. 이때 기댈 수 있는 것은 기억이 아니라 그때 적어 둔 종이 한 장입니다.
그래서 이 문서의 실익은 성실함을 보이는 데 있지 않습니다. 어디까지가 본인 몫이었고 어느 시점부터 다른 사람의 몫이 되었는지를 선으로 그어 두는 데 있습니다. 선이 그어져 있으면 뒤늦은 물음에도 그 선을 가리키면 됩니다.
인계를 하지 않았을 때 배상 책임이 생기는가는 이 편의 범위를 넘습니다. 다만 한 줄만 옮겨 두겠습니다. 근로기준법이 막고 있는 것은 위약금이나 배상액을 미리 정해 두는 약정이고, 실제로 생긴 손해를 두고 다투는 문제는 그와 별개의 갈래로 다뤄집니다. 자세한 것은 조문을 다룬 편에 있습니다.
마지막으로 아래 네 줄을 확인하십시오. 넘길 일을 다 적었는지보다 이 네 가지가 문서에 있는지가 뒤에 더 자주 문제가 됩니다.
별지를 덮기 전 네 줄
자주 어긋나는 지점
인계가 어디까지 되었는지와 퇴직의 효력은 서로 다른 축에서 움직입니다.
가장 흔한 오해는 인계가 끝나야 퇴사가 성립한다는 생각입니다. 언제 계약이 끝나는지를 정하는 것은 민법의 고용 조문이고, 그 계산은 인계 진행률과 연결되어 있지 않습니다. 효력이 언제 생기는지는 별도의 편에 조문과 함께 정리해 두었습니다.
반대 방향의 오해도 있습니다. 어차피 효력은 따로 정해지니 인계 문서는 형식일 뿐이라는 생각입니다. 그러나 회사가 정한 절차를 밟지 않으면 처리가 늦어지고, 앞 절에서 본 것처럼 뒤에 물어 올 일이 늘어납니다. 효력 문제와 실무 문제를 같은 저울에 올리지 않는 편이 낫습니다.
후임이 아직 정해지지 않았다는 이유로 문서 작성을 미루는 경우도 있습니다. 받을 사람이 없으면 이름 칸을 비워 두고 부서장이나 담당 조직 앞으로 남기면 됩니다. 사람을 기다리다 마지막 근무일이 지나가면 아무것도 남지 않습니다.
끝으로 이 문서를 냈다고 해서 반납해야 할 물건까지 정리된 것은 아닙니다. 장비와 카드, 출입 수단은 별도의 확인 절차로 마무리되는 것이 보통이므로 목록을 따로 챙기십시오.
서식을 정한 법령 규정은 없지만 사내 절차가 지정한 파일이 있다면 그것이 그 회사의 기준입니다. 항목이 모자라다고 느끼면 칸을 덧붙이면 됩니다.
일수를 정해 둔 규정은 없습니다. 남은 일의 양과 회사 규정이 정한 절차를 함께 놓고 담당자와 정하는 것이 실제 순서입니다.
자주 묻는 질문
인수인계서를 사직서와 한 장에 써도 되나요?
막는 규정은 없지만 권하지 않습니다. 두 문서가 담는 것이 달라 한 장에 섞으면 사직 의사가 묻히고 목록을 고칠 때마다 전체를 다시 만들게 됩니다.
별지에는 무엇을 적나요?
맡은 일의 목록과 진행 상태, 관련된 상대와 자료 위치, 넘겨받는 사람과 날짜를 담습니다. 항목을 정한 법령 규정이 없으니 회사 서식이 있으면 그것을 기준으로 삼으십시오.
파일로 낼 때는 어떻게 묶나요?
한 문서로 합치거나 같은 메일에 나란히 붙이십시오. 따로 보내면 한쪽만 접수되어 낸 사실을 다시 설명해야 하는 일이 생깁니다.
후임이 정해지지 않았는데 어떻게 적나요?
받는 사람 칸을 비워 두고 부서장이나 담당 조직 앞으로 남기면 됩니다. 사람이 정해질 때까지 기다리면 문서 자체가 남지 않습니다.
인계가 끝나지 않으면 퇴사가 안 되나요?
계약이 언제 끝나는지는 민법의 고용 조문이 정하며 인계 진행 정도와는 다른 축입니다. 다만 회사가 정한 절차를 밟지 않으면 처리가 늦어질 수 있습니다.
작성한 문서의 사본을 남겨야 하나요?
남겨 두십시오. 무엇을 어디까지 넘겼는지 뒤에 물어 올 때 가리킬 수 있는 것은 그때 적어 둔 문서뿐입니다.
