제안서가 평가 전에 걸러지는 이유

제안서 마스터·7분·2029.03.25

점수를 잃는 것과 점수를 못 받는 것은 다릅니다

채점이 시작되기 전에 끝나는 관문이 따로 있습니다.

제안서가 떨어졌다는 말을 들으면 대개 내용이 밀렸을 것이라고 생각합니다. 그래서 다음번에는 사례를 더 넣고 문장을 다듬습니다. 그런데 그런 노력이 아무 소용이 없는 경우가 있습니다.

채점하는 사람 앞에 놓이기 전에 서류를 접수하고 정리하는 단계가 먼저 있기 때문입니다. 이 단계에서 하는 일은 잘 썼는지를 보는 것이 아니라, 요구한 것이 요구한 모양대로 들어왔는지를 대조하는 것입니다. 대조에서 걸리면 그 제안서는 채점 대상에 들어가지 않습니다.

이 차이가 실무에서 잘 드러나지 않는 이유가 있습니다. 결과 통지에는 대개 순위나 점수만 적히고 어느 단계에서 걸렸는지가 적히지 않습니다. 그래서 걸린 쪽에서는 내용에서 밀렸다고 이해하고 다음번에도 같은 실수를 반복합니다.

먼저 어떤 것들이 이 대조 단계에서 확인되는지를 봅니다.

대조되는 것은 대부분 모양입니다

내용이 아니라 개수와 형태와 시각이 확인됩니다.

대조 단계에서 보는 것들은 하나같이 판단이 필요 없는 항목들입니다. 몇 부를 내라고 했는데 몇 부가 들어왔는지, 따로 봉해서 내라고 한 것이 따로 봉해져 있는지, 언제까지라고 한 시각을 넘겼는지 같은 것들입니다.

판단이 필요 없다는 것은 봐줄 여지도 없다는 뜻입니다. 담당자가 내용을 보고 이 정도면 괜찮겠다고 결정할 수 있는 성질의 항목이 아닙니다. 오히려 봐주는 쪽이 다른 참가자에게 문제가 됩니다.

그런데 이 항목들이 마감 직전에 몰려 있다는 것이 문제입니다. 본문을 쓰는 동안에는 신경 쓸 일이 없다가 제출하는 날 한꺼번에 처리하게 되고, 그날은 이미 시간이 없습니다.

아래 표의 왼쪽이 그 항목들이고 오른쪽은 준비를 언제 시작해야 하는지입니다.

경고색이 붙은 두 줄이 가장 자주 무너지는 자리입니다. 값이 정해지지 않아 가격 서류를 미뤄 두면 그날 봉투를 나누는 작업까지 함께 밀립니다.

마감은 날짜가 아니라 시각으로 적혀 있습니다. 오후에 마감하는 사업에서 그날 저녁에 도착하면 하루를 지킨 것이 아닙니다.

목차가 어긋나면 항목이 사라집니다

내용이 들어 있어도 채점하는 쪽이 찾지 못하면 없는 것과 같습니다.

대조 단계를 통과했다고 해서 안심할 수 없는 자리가 하나 더 있습니다. 요구한 항목이 제안서 안에 흩어져 있는 경우입니다.

제안요청서는 항목마다 번호를 붙여 무엇을 적어 달라고 요구합니다. 그런데 제안서를 쓰는 쪽에서는 우리가 잘 설명할 수 있는 순서로 목차를 짜게 됩니다. 그 순서가 더 읽기 좋다고 느끼기 때문입니다.

그렇게 만들어진 제안서에서는 요구 항목 하나가 여러 장에 나뉘어 들어갑니다. 쓴 사람 머릿속에서는 다 들어 있지만, 항목별로 확인하는 쪽에서는 해당하는 대목을 찾지 못합니다. 찾지 못하면 적지 않은 것으로 처리됩니다.

이 문제는 문장을 고쳐서 해결되지 않습니다. 목차를 요구 항목의 순서로 되돌려야 풀립니다. 아래 순서로 점검하면 제출 전에 잡을 수 있습니다.

1. 제안요청서의 요구 항목을 번호대로 옮겨 적는다요약하지 말고 적힌 문장 그대로 옮깁니다
2. 항목마다 우리 제안서의 쪽 번호를 적는다쪽 번호가 두 개 이상 나오는 항목이 문제입니다
3. 쪽 번호가 비는 항목을 표시한다빠뜨린 것이 아니라 다른 장에 섞여 들어간 경우가 많습니다
4. 흩어진 항목을 한 자리로 모은다중복되더라도 요구 항목이 있는 장에 다시 씁니다
5. 목차에 요구 항목의 번호를 병기한다찾는 쪽의 수고를 줄이는 것이 그대로 점수가 됩니다

다섯 번째 단계를 형식적인 일로 보지 마십시오. 확인하는 쪽에서 목차만 보고 해당 장으로 갈 수 있으면, 내용을 찾느라 쓰는 시간이 내용을 읽는 시간으로 바뀝니다.

중복을 감수하라고 한 세 번째와 네 번째 단계도 마찬가지입니다. 읽는 흐름이 조금 어색해지는 대신 항목이 사라지는 일을 막습니다.

어떻게 처리될지는 그 사업이 정합니다

요건에 어긋난 제출의 결과를 법이 하나로 정해 두지 않았습니다.

여기서 조심할 것이 있습니다. 위에서 본 항목에 어긋났을 때 어떻게 되는지를 일률로 말할 수 없다는 점입니다.

어떤 항목은 보완할 기회가 주어지고 어떤 항목은 그 자리에서 끝납니다. 같은 종류의 어긋남이라도 사업에 따라 다르게 다뤄지기도 합니다. 그 처리 방식은 그 사업의 공고문과 제안요청서에 적혀 있습니다.

그래서 다른 곳에서 들은 이야기를 이번 사업에 옮겨 오면 안 됩니다. 지난번에 보완 기회를 받았다고 해서 이번에도 받는다는 보장이 없고, 반대로 지난번에 그 자리에서 끝났다고 해서 이번에도 그렇다고 볼 수 없습니다.

제안서를 쓰기 시작하는 날 아래 목록을 확인해 두면 이 불확실성이 크게 줄어듭니다.

네 번째 줄이 이 목록의 중심입니다. 처리 방식이 어떻게 적혀 있는지를 알면, 어느 항목에 여유를 두고 어느 항목을 절대 어기면 안 되는지가 갈립니다.

마지막 줄의 유효 기간도 자주 걸립니다. 발급받아 둔 증명서가 제출일 기준으로 기간을 넘겨 있으면 없는 것과 같이 처리됩니다.

잘 쓴 문서가 봐주는 근거가 되지 않습니다

이 단계는 문서의 질을 묻지 않습니다.

제안서를 오래 준비한 쪽일수록 이 대목을 받아들이기 어려워합니다. 몇 주를 들여 만든 문서가 봉투를 나누지 않았다는 이유로 채점 대상에서 빠지는 것이 부당하게 느껴지기 때문입니다.

그런데 이 단계가 내용을 보지 않는 데에는 이유가 있습니다. 내용을 보고 봐줄지 말지를 정하기 시작하면, 그 판단 자체가 공정성의 문제가 됩니다. 판단을 넣지 않기 위해 판단이 필요 없는 항목만 대조하는 것입니다.

그러니 이 관문을 억울해하는 대신 작업 순서에 넣는 편이 낫습니다. 본문을 쓰는 사람과 제출을 준비하는 사람을 나누고, 제출 담당은 공고를 읽은 날부터 자기 목록을 따로 관리하면 됩니다.

규모가 작아 사람을 나눌 수 없다면 순서를 바꾸십시오. 본문을 끝내고 제출 준비를 하는 것이 아니라, 제출 준비를 먼저 끝내 놓고 남은 시간에 본문을 다듬는 것입니다.

세 문답의 답이 모두 공고문으로 돌아간 것을 눈여겨보십시오. 이 단계에는 일반 규칙이 없고 사업마다의 규칙만 있습니다.

그 규칙을 언제 읽느냐가 결과를 가릅니다. 마감 전날 읽으면 이미 늦은 항목이 여럿 있습니다.

자주 묻는 질문