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제안서 마스터·7분·2029.03.23

빈 양식을 먼저 여는 습관

다른 문서는 양식을 열어 채우면 되지만 제안서는 그렇지 않습니다.

문서를 만들어야 할 때 가장 먼저 하는 일은 대개 비슷합니다. 비슷한 문서를 하나 구해 열고 그 칸을 채워 나가는 것입니다. 대부분의 서식에서 이 방법이 잘 통합니다. 무엇을 적어야 하는지가 칸으로 미리 나뉘어 있기 때문입니다.

제안서에서는 이 방법이 통하지 않습니다. 무엇을 적어야 하는지를 정하는 쪽이 양식이 아니라 상대이기 때문입니다. 상대가 건넨 요구서에 항목이 번호까지 붙어 적혀 있고, 그 항목에 답한 것만 확인됩니다.

그래서 양식을 먼저 열면 순서가 뒤집힙니다. 양식이 정해 놓은 장 구성에 우리 내용을 채우고, 그다음에 요구 항목을 그 안 어딘가에 끼워 넣게 됩니다. 항목이 흩어지는 것은 이때 시작됩니다.

그렇다고 양식이 필요 없다는 말은 아닙니다. 양식이 들어와야 하는 순서가 다를 뿐입니다.

목차를 정하고 나서 양식을 고릅니다

장의 개수와 순서가 정해진 뒤에야 어떤 양식이 맞는지 알 수 있습니다.

요구서를 읽고 항목을 옮겨 적으면 몇 개의 장이 필요한지가 저절로 나옵니다. 항목이 여덟 개면 여덟 장이 기본이고, 여기에 표지와 목차, 뒤에 붙일 자료를 더하면 전체 규모가 나옵니다.

이 숫자가 나온 다음에 양식을 고르면 고르는 기준이 분명해집니다. 장을 늘리기 쉬운 구성인지, 표가 많은 항목을 담을 만한지, 한 장 안에서 내용을 위아래로 나눌 수 있는지 같은 것들입니다.

반대로 양식을 먼저 고르면 이 기준이 없습니다. 보기 좋은 것을 고르게 되고, 보기 좋은 양식은 대개 장마다 그림이 크게 들어가 있어 글이 많이 들어가지 않습니다.

순서를 정리하면 이렇습니다.

1. 요구서의 항목을 번호대로 적는다이 목록이 목차의 뼈대가 됩니다
2. 항목마다 몇 장이 필요할지 어림한다표가 들어갈 항목은 한 장으로 부족한 경우가 많습니다
3. 표지와 목차, 붙임 자료를 더해 전체 장수를 낸다이 숫자가 양식을 고르는 첫 기준입니다
4. 장을 늘리기 쉬운 양식을 고른다장 하나를 복제해도 구성이 무너지지 않아야 합니다
5. 고른 양식의 장 이름을 요구 항목으로 바꾼다양식에 딸려 온 장 이름을 그대로 두면 다시 어긋납니다

마지막 단계를 빠뜨리는 일이 잦습니다. 내용은 요구 항목대로 넣어 놓고 장 제목만 양식에 있던 것으로 남아 있으면, 목차를 보는 쪽에서 대응을 찾지 못합니다.

장 이름은 요구서에 적힌 문장의 낱말을 그대로 쓰는 편이 낫습니다.

형식은 제출처가 정합니다

어떤 확장자로 낼지는 우리가 고르는 것이 아닙니다.

제안서에는 법으로 정해진 서식이 없습니다. 필수 항목의 개수도, 분량의 상한도 법이 정한 것이 없습니다. 그래서 형식을 정하는 것은 늘 받는 쪽입니다.

받는 쪽이 정하는 방식은 두 갈래입니다. 아예 양식 파일을 배포해 그 파일에 채워 내라고 하는 경우와, 형식만 지정하고 구성은 맡기는 경우입니다. 앞쪽이면 고민할 것이 없고, 뒤쪽이면 위에서 본 순서대로 목차를 먼저 짜면 됩니다.

확장자도 그때 정해집니다. 인쇄해 제출하는 사업과 파일로 접수하는 사업이 다르고, 발표가 있는 사업과 없는 사업이 또 다릅니다. 그러니 파일을 만들기 전에 어떤 형태로 도착해야 하는지를 확인하는 것이 먼저입니다.

아래 표는 상황별로 어느 형식이 쓰이는지를 정리한 것입니다.

첫 줄에 경고색이 붙은 이유가 있습니다. 배포된 양식을 다른 프로그램에서 열어 저장하면 칸이 밀리거나 안내 문구가 사라지는 일이 생깁니다.

마지막 줄이 다음 절의 주제입니다. 발표가 있는 사업에서는 파일이 두 벌 필요합니다.

발표용과 제출용은 다른 파일입니다

한 벌로 두 가지 일을 하게 하면 양쪽 다 어중간해집니다.

발표가 있는 사업에서 흔히 하는 일이 제출한 파일을 그대로 띄워 놓고 설명하는 것입니다. 파일을 두 벌 만들 시간이 없어서이기도 하고, 같은 내용이니 상관없다고 여겨서이기도 합니다.

그런데 두 파일이 하는 일이 다릅니다. 제출용은 나중에 항목별로 확인되는 문서라 근거와 세부가 다 들어 있어야 합니다. 발표용은 정해진 시간 안에 말과 함께 보이는 화면이라 글자가 적어야 합니다.

제출용을 그대로 띄우면 화면이 빽빽해 읽히지 않고, 발표용에 맞춰 글자를 줄여 제출하면 나중에 확인할 근거가 사라집니다. 어느 쪽으로 맞춰도 다른 쪽이 손해입니다.

그래서 순서는 제출용을 먼저 완성하고 거기서 발표용을 뽑는 것입니다. 반대로 하면 근거를 다시 채워 넣어야 합니다.

화면 비율도 미리 확인해 두십시오. 준비한 비율과 현장의 화면이 다르면 여백이 생기거나 가장자리가 잘립니다.

발표 시간도 장수를 정하는 기준이 됩니다. 시간이 짧은데 장이 많으면 넘기기만 하다 끝납니다.

양식을 고를 때 보는 것

보기 좋은 것보다 늘리기 쉬운 것이 낫습니다.

마지막으로 양식 자체를 고르는 기준을 정리합니다. 앞에서 말한 대로 목차가 정해진 다음의 이야기입니다.

가장 중요한 것은 장을 늘리고 줄이기 쉬운가입니다. 요구 항목이 몇 개인지에 따라 장수가 달라지므로, 장 하나를 복제했을 때 구성이 무너지지 않는 양식이 좋습니다.

그다음이 표를 담을 수 있는가입니다. 제안서에는 일정과 인력, 산출물처럼 표로 정리해야 읽히는 항목이 반드시 들어갑니다. 그림 위주로 만들어진 양식은 이 대목에서 막힙니다.

마지막으로 글자가 들어갈 자리가 충분한가를 봅니다. 여백이 넓고 시원한 양식은 표지에는 어울리지만 본문 장에서는 내용이 다 들어가지 않습니다.

세 문답 모두 결론이 같습니다. 눈에 보이는 것보다 항목에 답했는지가 앞섭니다.

양식을 고르는 데 시간을 오래 쓰고 있다면 목차가 아직 정해지지 않았다는 신호일 수 있습니다.

자주 묻는 질문