급여명세서를 안 주면 회사가 받는 처벌

급여명세서 마스터·10분·2026.08.14

이 조문은 금액이 아니라 근거를 적게 합니다

총액 한 줄짜리 종이는 받는 사람이 검산할 수 없습니다.

급여를 적은 종이를 건네는 일은 오랫동안 회사가 알아서 정하는 관행이었습니다. 주는 곳도 있고 안 주는 곳도 있었으며, 준다 해도 무엇을 얼마나 적을지는 회사마다 달랐습니다. 이 관행이 2021년 11월 19일에 끝났습니다. 이날부터 근로기준법 제48조 제2항이 시행되어 임금명세서 교부가 사용자의 법적 의무가 되었습니다.

조문이 적게 한 것을 보면 이 의무의 성격이 드러납니다. 구성항목, 계산방법, 그리고 임금의 일부를 공제한 경우의 그 내역입니다. 세 가지 모두 얼마를 받았느냐가 아니라 어째서 그 금액이 되었느냐를 묻는 항목입니다.

총액만 적힌 종이를 받으면 받는 쪽에서 할 수 있는 일이 없습니다. 기본급이 얼마이고 연장근로가 몇 시간이었으며 무엇이 얼마나 빠져나갔는지를 모르면, 덜 받았다는 사실 자체를 알아챌 방법이 없습니다. 제48조 제2항은 그 검산 가능성을 사용자 쪽 의무로 옮겨 놓은 조문입니다.

그래서 이 글은 벌의 크기를 겁주는 글이 아니라 무엇이 위반인지를 가려내는 글입니다. 조문 원문을 먼저 봐 두면 뒤에 나오는 세 가지 위반 유형이 왜 그렇게 갈리는지가 자연스럽게 이해됩니다.

사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목·계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.

근로기준법 제48조 제2항 · 2021년 11월 19일 시행

문장 첫머리의 임금을 지급하는 때에는 이라는 구절이 시점을 못 박습니다. 입사할 때 한 번 안내하거나 연말에 한 해치를 몰아 주는 방식으로는 이 구절을 충족하지 못합니다. 급여가 나가는 달마다 그 달의 명세서가 따라가야 합니다.

끝의 서면으로 교부하여야 한다 역시 읽어 둘 대목입니다. 괄호 안에 전자문서가 포함된다고 적혀 있어 종이로만 줘야 하는 것은 아니지만, 교부라는 낱말이 남아 있는 이상 근로자가 실제로 받아 볼 수 있는 상태가 되어야 합니다.

과태료가 붙는 행위는 셋으로 나뉩니다

안 준 것만 위반이 아니라, 준 것도 내용에 따라 위반이 됩니다.

명세서를 아예 주지 않은 경우만 문제가 된다고 생각하기 쉽습니다. 그런데 고용노동부가 안내하는 과태료 대상 행위는 셋이고, 뒤의 둘은 명세서를 건넨 회사에서 일어납니다.

아래 표에서 가운데 칸이 실제로 현장에서 벌어지는 모습입니다. 셋 다 근로기준법 제116조 제2항에 따라 500만원 이하의 과태료가 걸리는 사안으로 묶입니다.

두 번째 줄이 실무에서 가장 많이 걸리는 자리입니다. 급여 프로그램이 뽑아 주는 화면을 그대로 내보내면 금액은 다 들어가지만 계산의 바탕이 되는 시간 수가 빠져 있는 경우가 흔합니다. 회사는 명세서를 줬다고 생각하는데 기재사항 기준으로는 미기재가 되는 구간입니다.

네 번째 줄은 표의 다른 줄들과 성격이 조금 다릅니다. 새로운 유형이라기보다 첫 번째 유형이 사람 수만큼 반복되는 모습이고, 바로 이 반복이 다음 절에서 다룰 부과 단위 문제로 이어집니다.

세는 단위는 한 장이 아니라 한 사람의 한 달입니다

같은 실수를 열 사람에게 여섯 달 반복하면 하나가 아니라 예순이 됩니다.

과태료를 걱정하는 회사가 가장 자주 오해하는 지점이 여기입니다. 명세서를 안 준 것이 회사의 잘못 하나로 묶여 한 번 부과되고 끝날 것이라고 여기는 것입니다.

고용노동부 행정해석은 다르게 봅니다. 교부 의무는 근로자 한 사람에 대하여 임금지급일마다 각각 발생한다고 봅니다. 근거는 조문 자체에 있습니다. 제48조 제2항이 교부 시기와 교부 대상을 모두 명확히 적어 두었고, 명세서에 담기는 내역은 달마다 달라지기 때문입니다.

그래서 한 근로자에게 여러 달 반복해 교부하지 않으면 그만큼의 법익침해가 각각 생긴 것으로 봅니다. 미교부 인원이 늘어도, 미교부 개월 수가 늘어도 부담은 함께 늘어납니다.

이 구조를 알면 대응의 우선순위가 바뀝니다. 지난달 명세서를 정성껏 다듬는 것보다, 빠진 사람이 있는지를 먼저 훑는 편이 훨씬 크게 줄입니다. 특히 단시간 근로자나 중간에 들어와 한 달만 일하고 나간 사람이 명단에서 새는 일이 잦습니다.

다만 여기서 한 걸음 더 나가지는 않겠습니다. 이 단위가 실제 부과 금액에 어떻게 곱해지는지, 상한이 어느 지점에서 걸리는지는 별개의 문제이고 다음 절에서 그 경계를 짚습니다.

상한과 부과기준은 서로 다른 층에 있습니다

500만원은 부과액이 아니라 넘을 수 없는 천장입니다.

이 대목에서는 정반대 방향의 오해가 나란히 생깁니다. 한쪽은 걸리면 곧바로 오백만원을 물어야 한다고 여기고, 다른 한쪽은 어디선가 본 몇십만원이라는 숫자를 떠올리며 대수롭지 않게 넘깁니다. 두 값은 층이 다른 숫자여서 하나만 떼어 놓으면 어느 쪽이든 어긋납니다.

위층에 있는 것이 법이 정한 상한입니다. 근로기준법 제116조 제2항에 따라 500만원 이하라는 한도가 걸려 있고, 위반했다고 해서 곧바로 500만원이 부과된다는 뜻이 아닙니다. 이하라는 두 글자가 붙어 있는 조문입니다.

아래층에 있는 것이 실제 부과액을 정하는 기준입니다. 시행령이 정한 부과기준이 위반 유형과 위반 횟수에 따라 단계를 갈라 두었고, 같은 위반이 되풀이되면 회차에 따라 무거워집니다. 아래 표의 두 줄이 그 단계입니다.

표를 보기 전에 앞 절을 한 번 더 떠올려 두십시오. 이 금액은 회사가 한 번 내고 마는 값이 아니라, 근로자 한 사람에 대하여 임금지급일마다 각각 생기는 의무에 붙는 값입니다. 그 점을 빼놓고 숫자만 보면 부담이 실제보다 작게 읽힙니다.

윗줄과 아랫줄의 금액이 다르다는 점을 눈여겨보십시오. 아예 주지 않은 것과 주기는 했으나 내용이 모자란 것을 같은 무게로 보지 않는다는 뜻입니다. 앞 절의 표에서 갈라 둔 세 가지 유형이 여기서 금액으로 나뉩니다.

다만 이 금액이 인원과 개월 수에 어떤 방식으로 반영되어 최종 부과액이 되는지까지는 이 글에서 계산해 보이지 않겠습니다. 곱셈으로 단순하게 정리되는 구조가 아니고, 상한이 어느 지점에서 걸리는지도 사안에 따라 달라집니다. 총액이 궁금한 상황이라면 관할 고용노동관서의 안내를 받는 편이 정확합니다.

회사가 실질적으로 붙잡아야 할 기준도 그래서 회차가 아닙니다. 몇 번째 적발인지보다 몇 사람의 몇 달이 비어 있는지가 부담의 크기를 정합니다.

과태료와 벌금은 이름만 비슷합니다

전과가 남는 쪽과 남지 않는 쪽은 아예 다른 절차를 탑니다.

처벌이라는 말이 붙으면 형사 사건을 떠올리게 됩니다. 그런데 임금명세서 미교부에 걸리는 것은 과태료이고, 과태료는 형벌이 아니라 행정질서벌입니다. 질서를 지키지 않은 것에 대한 금전적 제재이지 범죄에 대한 형벌이 아닙니다.

차이는 현실적으로 드러납니다. 과태료는 형벌이 아니므로 전과가 남지 않고, 벌금처럼 형사 재판을 거치지도 않습니다. 대표자가 전과자가 되는 것 아니냐는 걱정을 이 사안에서 할 필요는 없습니다.

그렇다고 가벼운 일로 넘길 것도 아닙니다. 앞에서 본 대로 세는 단위가 사람과 달로 갈라져 있어 누적되는 속도가 빠르고, 명세서가 없다는 사실은 나중에 다른 다툼이 생겼을 때 회사 쪽 기록이 비어 있다는 뜻이기도 합니다.

덧붙여, 임금을 제때 주지 않은 문제는 이 조문과 별개의 영역입니다. 명세서를 주지 않은 것과 임금을 지급하지 않은 것은 서로 다른 조문이 다루는 사안이므로 한데 섞어 이해하지 마십시오.

표를 굳이 넣은 이유는 이 구분이 회사의 대응 속도를 바꾸기 때문입니다. 형사 사건으로 오해하면 놀라서 외부 자문부터 찾게 되지만, 실제로 필요한 것은 지난 몇 달의 교부 상태를 확인하고 빠진 자리를 채우는 사무 작업입니다.

지금 회사가 확인해야 할 자리

위반은 대개 제도가 없어서가 아니라 명단이 새서 생깁니다.

명세서를 만들 줄 몰라서 안 주는 회사는 많지 않습니다. 대부분은 주고 있는데 일부가 빠져 있거나, 주고 있는데 적혀야 할 것이 덜 적혀 있습니다. 그래서 점검은 서식을 새로 고르는 일이 아니라 명단과 항목을 훑는 일이 됩니다.

아래 목록은 앞에서 다룬 세 가지 위반 유형을 그대로 확인 항목으로 바꾼 것입니다. 한 항목씩 짚어 보면 지금 어느 유형에 걸려 있는지가 드러납니다.

넷째 줄이 가장 자주 비어 있습니다. 금액은 자동으로 계산되어 찍히는데 그 금액이 몇 시간에 대한 것인지는 화면에만 있고 출력물에는 빠지는 구성이 많기 때문입니다. 시간 수가 빠지면 근로자는 그 금액이 맞는지 확인할 방법이 없습니다.

여섯째 줄은 방식의 문제입니다. 사내 전산망에 올려 두는 방식을 쓰고 있다면 그 시스템을 자유롭게 이용하지 못하는 근로자가 있는지 함께 살펴야 합니다. 올려 둔 것만으로는 그 사람에게 교부되었다고 보기 어렵습니다.

자주 묻는 질문