소규모 사업장 급여대장

급여대장 마스터·7분·2028.04.29

규모로 빠지는 의무가 아닙니다

근로기준법에는 인원이 적으면 이 장부를 만들지 않아도 된다는 조항이 없습니다.

직원이 두세 명인 곳에서 가장 흔하게 듣는 말이 있습니다. 우리는 작아서 그런 것까지는 안 해도 된다는 것입니다. 이 인식이 아주 근거 없이 생긴 것은 아닙니다. 근로기준법에는 실제로 규모에 따라 적용이 갈리는 조항이 여럿 있고, 그 이야기가 널리 알려져 있기 때문입니다.

다만 그 갈림은 조항마다 따로 정해져 있습니다. 어떤 조항은 규모를 기준으로 적용을 덜어 주고, 어떤 조항은 그런 문구 없이 사용자 일반에게 걸립니다. 임금 지급 기록을 남기라는 쪽은 뒤에 속합니다. 인원을 기준으로 예외를 둔 문구가 붙어 있지 않습니다.

그래서 판단이 단순해집니다. 사람을 쓰고 임금을 준다면 그 기록을 장부로 남겨야 합니다. 사업자등록의 형태가 무엇이든, 상시로 일하는 사람이 한 명이든 마찬가지입니다. 갖추지 않았을 때는 오백만원 이하의 과태료가 걸려 있고, 이 금액은 상한이지 위반하면 무조건 내는 액수가 아닙니다.

규모에 따라 실제로 달라지는 것이 있기는 합니다. 적어야 할 열 가지 항목 가운데 시간에 관한 것 몇 개가 그렇다고 알려져 있습니다. 다만 이 대목은 확인이 한 차례에 그쳐 이 글에서 조문을 특정하지 않습니다. 중요한 것은 그 예외가 있더라도 빠지는 것은 항목이지 장부 자체가 아니라는 점입니다.

왜 유독 작은 곳에서 빠지는가

의무를 몰라서라기보다 기록을 남길 이유를 느끼지 못해서입니다.

사람이 적으면 급여 계산이 머릿속에서 끝납니다. 세 사람의 월급이 매달 같고 공제도 같으면 표를 만들 이유가 잘 떠오르지 않습니다. 계좌 이체 내역이 곧 기록이라는 감각도 생깁니다.

여기에 담당자가 따로 없다는 사정이 겹칩니다. 대표가 직접 이체하거나 세무 대리인에게 넘기는 구조에서는 급여 자료가 회사 안에 남지 않고 밖에서 만들어집니다. 신고를 위해 만들어진 자료는 신고에 필요한 항목만 담고 있어서, 고용한 날짜나 맡은 업무 같은 것은 애초에 들어가지 않습니다.

세 번째 사정은 시간입니다. 이 장부의 값어치는 대개 몇 년 뒤에 나타납니다. 사람이 나가면서 밀린 것이 있다고 하거나, 근무한 기간을 증명해 달라고 하거나, 조사를 받게 되었을 때입니다. 그 시점에 기록이 없으면 기억으로 다투게 되는데, 기억은 대개 회사 쪽에 불리하게 작동합니다.

그러니 작은 곳일수록 이 장부는 규제가 아니라 보험에 가깝습니다. 매달 십 분이면 되는 일이고, 그 십 분이 없었을 때 치르는 값이 크다는 점에서 그렇습니다.

한 파일에 다 뭉쳐 두면 생기는 일

작은 곳에서는 세 가지 서류가 한 시트에 섞여 있는 경우가 많습니다.

직원이 몇 명 되지 않으면 엑셀 파일 하나에 전부를 담게 됩니다. 왼쪽에 이름과 연락처와 입사일이 있고 가운데에 이번 달 급여가 있고 오른쪽에 이체 계좌가 있는 식입니다. 관리하는 사람 입장에서는 가장 편한 형태입니다.

그런데 회사가 남겨야 하는 기록은 성격이 다른 것들이 섞여 있습니다. 사람이 들어오고 나갈 때 갱신되는 기록이 있고, 임금을 줄 때마다 쌓이는 기록이 있고, 사람에게 건네야 하는 종이가 있습니다. 갱신되는 기록과 쌓이는 기록을 한 시트에 두면 앞의 것이 뒤의 것을 덮어씁니다.

가장 자주 벌어지는 일이 주소나 직무를 고칠 때입니다. 그 사람의 행에서 값을 바꿔 버리면 지난 달까지의 기록도 새 값으로 바뀝니다. 여섯 달 전에 그 사람이 무슨 일을 하고 있었는지는 파일 어디에도 남지 않습니다.

그래서 작은 곳이라도 최소한의 분리는 해 두는 편이 낫습니다. 사람에 관한 목록은 그대로 두고, 임금을 준 달마다 시트를 하나씩 새로 만들어 쌓는 구조입니다. 파일을 여러 개로 나누라는 말이 아니라 시트를 나누라는 말입니다.

세 번째 줄은 성격이 조금 다릅니다. 다른 사람의 급여가 함께 보이는 표를 그대로 출력해 건네는 것은 편의의 문제가 아니라 별개의 문제를 만듭니다. 건네는 쪽은 한 사람의 것만 남도록 잘라 내야 합니다.

맨 아래 줄에 문제가 없다고 적었지만 조건이 있습니다. 계좌 정보와 주민등록번호가 같은 파일에 있고 그 파일이 공용 폴더에 놓여 있다면 접근을 제한해 두는 편이 낫습니다. 사람이 적은 곳일수록 파일이 아무 데나 놓이는 경향이 있습니다.

사업장이 둘이 되는 순간

조문은 회사가 아니라 사업장을 단위로 적고 있습니다.

작은 곳이 커지는 방식은 대개 비슷합니다. 매장을 하나 더 내거나 작업장을 따로 두는 것입니다. 사업자등록은 하나로 두더라도 사람이 일하는 자리가 두 곳으로 갈라지는 순간, 기록을 어떻게 둘지가 새로 문제가 됩니다.

조문이 쓰는 표현은 각 사업장별로입니다. 회사 전체에 한 부가 아니라 일이 이루어지는 자리마다 갖추라는 뜻으로 읽힙니다. 본사에서 통합해 관리하는 것이 금지된다는 뜻으로 단정할 근거는 확인되지 않았습니다만, 적어도 사업장별로 갈라 볼 수 있어야 문언에 맞습니다.

실무에서는 파일을 나누기보다 열을 하나 세우는 방식이 무난합니다. 사업장 이름을 적는 열을 두고 그 값으로 걸러 낼 수 있게 해 두는 것입니다. 감독 기관이 특정 사업장의 기록을 요구할 때 그 부분만 뽑아 낼 수 있으면 됩니다.

여기서 한 가지 더 정리해 둘 것이 있습니다. 사업장이 갈리면 상시 인원을 세는 단위도 함께 문제가 됩니다. 인원에 따라 적용이 갈리는 다른 조항들이 있어서인데, 그 판정 기준은 이 글의 범위 밖입니다. 다만 이 장부의 작성 의무는 그 판정과 무관하게 걸립니다.

사람이 들쭉날쭉한 곳의 대장

짧게 쓰는 인력이 섞이면 항목의 예외가 따라옵니다.

작은 곳에서는 상시 근무하는 사람과 며칠씩 부르는 사람이 섞이는 일이 흔합니다. 성수기에만 사람을 늘리는 업종이라면 한 달 안에도 명단이 여러 번 바뀝니다. 이런 곳에서 장부를 어떻게 둘지가 실무의 고민입니다.

짧게 쓰는 인력에는 항목의 예외가 붙습니다. 삼십 일에 못 미치게 쓰는 일용 인력이라면 두 항목을 비워 두어도 됩니다. 주민등록번호가 하나이고, 임금과 가족수당을 계산하는 밑자료가 다른 하나입니다. 하루씩 부르는 사람에게 부양가족을 확인하는 것이 현실적이지 않다는 사정이 반영된 것으로 보입니다.

다만 이 예외가 명단 관리를 면제해 주지는 않습니다. 일한 날짜와 지급한 금액은 그대로 남겨야 하고, 그 사람이 삼십 일을 넘겨 계속 일하게 되면 예외에서 벗어납니다. 그래서 부르는 인력이 반복해 오는 곳이라면 처음부터 열을 갖춰 두는 편이 번거로움이 적습니다.

명단이 자주 바뀌는 곳에서 특히 조심할 것은 행을 지우는 습관입니다. 이번 달에 오지 않은 사람의 행을 지워 버리면 그 사람이 지난 달에 얼마를 받았는지가 함께 사라집니다. 달마다 시트를 새로 만드는 구조라면 이 문제가 생기지 않습니다.

1. 상시와 단기를 한 표에 두되 열로 구분한다고용 형태를 적는 열을 하나 세워 두면 나중에 걸러 볼 수 있습니다.
2. 단기 인력도 일한 날과 금액은 반드시 남긴다예외로 빠지는 것은 두 항목이고 나머지는 그대로입니다.
3. 삼십 일을 넘기는 사람을 달마다 확인한다넘기는 순간 빠져 있던 항목을 채워야 합니다.
4. 이번 달에 없는 사람의 행을 지우지 않는다그 달 시트에서 빼는 것과 지난 달 기록을 지우는 것은 다릅니다.
5. 달이 끝나면 그 시트를 손대지 않는다지난 달 값을 고쳐야 한다면 고친 흔적을 따로 남깁니다.

세 번째 단계를 놓치는 곳이 많습니다. 처음에는 며칠만 부르려고 했던 사람이 그대로 눌러앉는 일이 실제로 자주 있고, 그때 장부는 처음 만들던 형태 그대로 남습니다. 달마다 명단을 한 번 훑는 것으로 충분합니다.

적어 넣은 장부는 삼 년 동안 갖고 있어야 합니다. 기산은 마지막으로 적어 넣은 날부터 세는 것으로 알려져 있으니, 연도가 바뀔 때 파일을 끊어 두면 언제까지 두어야 하는지가 파일 이름에서 바로 보입니다.

종이로 인쇄해 묶어 둘지 파일로만 둘지는 따로 정해 두어야 합니다. 파일로만 두는 경우의 조건은 전자적 관리를 다룬 글에 정리해 두었습니다.

자주 묻는 질문