급여대장 엑셀 양식 무료 다운로드

급여대장 마스터·7분·2028.04.28

같은 이름으로 받은 표인데 열이 다릅니다

담을 항목만 정해져 있고 표의 모양은 정해져 있지 않기 때문입니다.

급여대장이라는 이름을 걸고 도는 엑셀 파일을 서너 개 받아 나란히 열어 보면 차이가 바로 눈에 들어옵니다. 어떤 파일은 이름과 기본급과 실지급액만으로 열두 칸 안에 끝나고, 어떤 파일은 수당마다 열을 하나씩 세워 가로로 화면 두 배까지 늘어납니다. 사번을 맨 앞에 둔 것과 부서를 맨 앞에 둔 것도 섞여 있습니다.

이렇게 갈리는 이유는 이 장부의 생김새를 못 박아 둔 규칙이 없기 때문입니다. 시행령은 무엇을 적으라고만 하고, 그것을 몇 번째 열에 두라거나 표를 어떻게 나누라는 말은 하지 않습니다. 그래서 만드는 곳마다 자기 회사에서 필요했던 열을 붙여 왔습니다.

여기까지는 문제가 아닙니다. 문제는 적어야 할 항목이 따로 정해져 있는데 시중 파일의 열이 그것을 다 덮어 주지 않는다는 데서 생깁니다. 열이 없으니 적지 않게 되고, 적지 않았으니 그 항목이 빈 채로 몇 년이 지나갑니다.

그래서 고르는 순서를 뒤집어야 합니다. 마음에 드는 파일을 먼저 받아 놓고 채우는 것이 아니라, 덮여야 할 항목을 먼저 종이에 적어 두고 그것을 덮는 파일을 고르는 것입니다. 이 글의 나머지는 그 대조에 씁니다.

적어야 하는 항목은 열 가지로 정해져 있습니다

표의 모양은 자유이지만 담을 항목은 자유가 아닙니다.

시행령이 요구하는 것은 항목이지 서식이 아닙니다. 조문은 무엇을 적으라고 늘어놓은 뒤 그것을 근로자 개인별로 적으라고만 덧붙입니다. 개인별이라는 말이 이 장부를 표로 만들게 하는 대목입니다. 사람이 행이 되고 항목이 열이 되는 구조가 여기서 나옵니다.

요구되는 항목을 성격으로 묶으면 세 덩어리가 됩니다. 사람을 특정하는 것, 그 사람이 어떤 조건으로 일했는지, 그리고 돈이 얼마나 오갔는지입니다. 시중 양식이 잘 갖추고 있는 것은 세 번째 덩어리이고, 자주 비는 것은 첫째와 둘째 덩어리입니다.

이 목록이 실무에서 종종 다른 목록과 섞입니다. 근로자에게 매달 건네는 종이 쪽의 항목은 별도의 조문이 따로 정하고 있어 개수도 성격도 다른데, 두 목록이 뒤섞인 채로 도는 설명이 적지 않습니다. 항목 수가 여섯이라고 적힌 자료를 보았다면 그것은 이 장부의 목록이 아닙니다.

확인하는 방법은 단순합니다. 고용한 날짜와 맡은 업무를 적는 자리가 있는지 보는 것입니다. 그 두 가지는 이 장부에만 요구되고 매달 건네는 종이에는 요구되지 않습니다.

사용자는 법 제48조제1항에 따른 임금대장에 다음 각 호의 사항을 근로자 개인별로 적어야 한다.

근로기준법 시행령 제27조

조문이 각 호로 나열한 항목은 모두 열 가지입니다. 다만 호 번호를 붙여 인용한 자료마다 번호가 어긋나 있어 이 글에서는 번호를 쓰지 않고 항목의 내용만 다룹니다.

이름을 무엇으로 붙이든 상관없습니다. 급여대장이든 급여지급대장이든 파일 제목을 정한 조문은 없습니다. 열 가지를 덮고 있으면 그 파일이 이 장부입니다.

목록과 열 머리를 나란히 놓아 봅니다

덮이는 열과 비는 열이 대체로 정해져 있습니다.

여러 파일을 겹쳐 놓고 항목별로 짚어 보면 결과가 비슷하게 나옵니다. 돈에 관한 열은 어디에나 있고, 사람과 시간에 관한 열이 순서대로 얇아집니다. 아래 표는 그 경향을 항목의 성격 순서대로 늘어놓은 것입니다.

오른쪽 칸은 어느 특정 파일에 관한 이야기가 아닙니다. 지금 쓰는 파일을 옆에 띄워 놓고 열 머리를 한 줄씩 짚어 가며 읽으십시오. 표에서 경고색으로 표시된 줄이 손봐야 할 자리입니다.

맨 위와 맨 아래 세 줄은 걱정할 것이 없습니다. 이 표가 원래 급여를 계산하려고 만들어진 것이라 금액에 관한 열은 어느 파일에나 있습니다.

가운데 여섯 줄이 이 표의 요지입니다. 특히 다섯 번째 줄과 여덟 번째 줄을 눈여겨보십시오. 계산의 밑자료와 시간 수가 빠지면 나중에 금액이 어떻게 나온 것인지 되짚을 길이 사라집니다. 그 열을 어떻게 세우고 이름을 무엇으로 붙일지는 항목을 정리하는 방법을 다룬 글에 이어 두었습니다.

열이 줄어드는 자리도 있습니다

모든 근로자에게 열 가지가 전부 요구되는 것은 아닙니다.

짧게 쓰는 일용 인력이 있습니다. 사용 기간이 삼십 일에 못 미치는 일용근로자에 대해서는 주민등록번호와, 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항을 적지 않아도 됩니다. 하루씩 부르는 인력의 부양가족 수를 받아 두는 것이 현실적이지 않다는 사정이 반영된 대목입니다.

다만 이 예외를 넓게 읽지 마십시오. 빠지는 것은 두 항목이고 나머지는 그대로 남습니다. 일한 날짜와 시간, 지급한 금액과 공제한 금액은 여전히 적어야 합니다. 일용 인력을 별도 파일로 관리하는 회사가 많은데 그 파일에서 이 항목들까지 함께 빠지는 일이 자주 생깁니다.

시간에 관한 열에도 예외가 있다고 알려져 있습니다. 일정 규모에 못 미치는 사업장과 아주 짧게 일하는 근로자에 대해서는 시간 관련 항목을 적지 않을 수 있다는 것입니다. 다만 이 대목은 확인이 한 차례에 그쳐 이 글에서는 어느 조문의 몇 항인지 밝히지 않습니다. 해당한다고 생각되면 적용 여부를 따로 확인하십시오.

예외에 기대어 열을 지우는 것보다 열을 두고 비워 두는 편이 낫습니다. 사람이 바뀌고 계약 형태가 바뀌면 예외에 해당하던 사람이 해당하지 않게 되는데, 그때 열이 없으면 다시 만들어야 하고 앞선 달의 기록은 이미 비어 있습니다.

반대로 표에는 있지만 요건과 무관한 열

열이 많다는 사실과 항목이 덮였다는 사실은 다른 이야기입니다.

사번이 대표적입니다. 사람을 빠르게 찾고 다른 시스템과 맞추는 데 편해서 거의 모든 파일에 붙어 있지만, 사번이 있어야 이 장부가 요건을 갖추는 것은 아닙니다. 사번이 있고 성명이 없는 표라면 오히려 항목 하나가 빈 것입니다.

부서와 직급 열도 마찬가지입니다. 조직을 나누어 집계하는 데 쓰이는 값이라 관리에는 유용합니다. 다만 요구되는 항목은 종사하는 업무이지 소속이 아닙니다. 영업2팀이라고만 적힌 열은 그 사람이 무슨 일을 했는지 말해 주지 않습니다.

계좌번호와 은행명을 넣어 둔 파일도 흔합니다. 이체 파일을 바로 뽑기 위한 열인데, 요구되는 항목에는 없습니다. 넣지 말라는 뜻이 아니라 그 열이 있다고 해서 다른 열이 면제되지 않는다는 뜻입니다.

결재란을 표 아래에 붙여 둔 파일도 있습니다. 내부 승인을 남기는 자리여서 조직에는 필요하지만 이 장부의 요건과는 무관합니다. 결재가 끝나지 않았다는 이유로 적어야 할 항목을 비워 둘 수는 없습니다.

열을 지우라는 말이 아닙니다. 다만 열이 서른 개인 파일을 골랐다는 사실이 항목이 덮였다는 뜻은 아니라는 점을 갈라 두어야 합니다. 개수를 세지 말고 목록을 짚으십시오.

받은 파일을 우리 대장으로 굳히는 순서

처음 한 번 손봐 두면 달마다 빈칸을 메우는 일이 없어집니다.

받은 파일을 그대로 두고 매달 모자란 값을 옆에 끼워 넣는 방식은 오래가지 못합니다. 담당자가 바뀌면 그 끼워 넣던 습관이 함께 사라지고, 사라진 뒤에는 문제가 드러나기 전까지 아무도 눈치채지 못합니다. 파일 자체를 한 번에 고쳐 두는 편이 낫습니다.

1. 덮여야 할 목록을 먼저 적는다열 가지를 종이에 옮겨 적고 우리 회사에서 예외에 해당하는 것이 있는지 옆에 표시합니다.
2. 받은 파일의 열 머리를 옮겨 붙인다목록 오른쪽에 실제 열 이름을 나란히 놓고 짝이 없는 항목을 표시합니다.
3. 빠진 열을 성격이 같은 열 옆에 만든다비고란에 몰아넣지 말고 사람에 관한 열은 앞쪽에, 시간에 관한 열은 금액 열 앞에 세웁니다.
4. 바뀌지 않는 값은 미리 채운다고용한 날짜나 맡은 업무처럼 달마다 같은 값은 첫 줄에 적어 두고 복사해 씁니다.
5. 판을 하나로 고정하고 이름을 붙인다고친 파일에 판 번호와 만든 날짜를 적고 예전 파일은 다른 폴더로 옮깁니다.

마지막 단계를 건너뛰면 앞의 네 단계가 무너집니다. 고친 파일과 예전 파일이 같은 폴더에 나란히 남아 있으면 누군가는 반드시 예전 것을 엽니다. 시트 맨 아래 구석에 판 번호를 작게 적어 두면 나중에 출력물만 보고도 어느 판으로 만든 것인지 알 수 있습니다.

보관도 함께 생각해 두십시오. 적어 넣은 장부는 삼 년 동안 갖고 있어야 하고, 기산은 마지막으로 적어 넣은 날부터 세는 것으로 알려져 있습니다. 달마다 새 시트를 만들어 쌓아 가는 구조라면 언제부터 삼 년인지가 한눈에 보이지 않으므로, 연도별로 파일을 끊어 두는 편이 뒤에 정리하기 쉽습니다.

파일로만 두고 종이로는 남기지 않기로 했다면 확인할 것이 하나 더 있습니다. 전자적으로 두는 조건은 형식이 아니라 꺼내 볼 수 있는지에 걸려 있는데, 그 이야기는 전자적 관리를 다룬 글에서 이어집니다.

자주 묻는 질문