급여대장 지급 항목과 공제 항목 정리하는 법

급여대장 마스터·7분·2028.04.27

사람마다 다른 것을 하나의 표에 담아야 합니다

이 장부의 어려움은 항목이 어렵다는 데 있지 않고 사람마다 다르다는 데 있습니다.

급여 항목을 정리하는 일은 한 사람만 놓고 보면 그리 복잡하지 않습니다. 기본이 되는 금액이 있고 그 위에 몇 가지가 붙고 아래에서 몇 가지가 빠집니다. 어려워지는 것은 그 사람이 스무 명, 백 명으로 늘어나면서부터입니다.

스무 명의 급여 구성이 똑같은 회사는 드뭅니다. 누구는 자격 수당을 받고 누구는 받지 않으며, 누구는 이번 달에만 출장 수당이 붙습니다. 그런데 표는 열이 하나로 정해져 있어서 받는 사람과 받지 않는 사람이 같은 열 아래 놓입니다.

여기서 두 갈래의 유혹이 생깁니다. 하나는 열을 사람 수만큼 늘려 가는 것이고, 다른 하나는 잡다한 것을 한 칸에 몰아 넣는 것입니다. 앞의 방식은 표가 가로로 끝없이 늘어나고, 뒤의 방식은 그 칸에 무엇이 들어 있었는지 석 달 뒤에 알 수 없게 됩니다.

이 글은 그 갈림길에서 무엇을 기준으로 정할지를 다룹니다. 항목의 이름을 무엇으로 붙이느냐보다, 그 항목을 열로 세울지 말지가 이 장부에서 훨씬 자주 걸리는 문제입니다.

열을 세울지 말지는 되풀이되는지로 정합니다

한 번 스치고 지나갈 값과 달마다 돌아오는 값은 다르게 다뤄야 합니다.

기준은 두 가지를 봅니다. 첫째는 그 값이 다음 달에도 나오는가이고, 둘째는 그 값을 받는 사람이 한 사람뿐인가입니다. 둘 다 그렇다면 열을 세울 값입니다. 둘 다 아니라면 묶어도 무방합니다.

예를 들어 자격 수당은 받는 사람이 셋뿐이어도 매달 같은 금액으로 돌아옵니다. 이런 값은 열을 세워 두는 편이 낫습니다. 열이 있으면 세 사람의 값이 세로로 정렬되어 한 사람만 빠진 달이 눈에 띄지만, 묶어 두면 그 달의 합계 안에 섞여 보이지 않습니다.

반대로 창립기념일에 한 번 나간 격려금은 전 직원에게 같은 금액으로 나갔고 다음 달에는 없습니다. 이런 값에 상설 열을 만들면 그 열은 열한 달 동안 비어 있게 됩니다. 이 경우에는 그 달에만 열을 하나 세우고 이름을 그대로 적어 두는 편이 낫습니다.

판단이 서지 않는 값이 있다면 열을 세우는 쪽으로 기울이십시오. 열을 지우는 일은 나중에도 할 수 있지만, 묶어서 적어 버린 값을 나중에 나누는 일은 원자료를 다시 찾아야 합니다.

세 번째 줄에 칸이 둘인 것은 이 장부의 특징 때문입니다. 연장과 야간과 휴일에 관해서는 금액만이 아니라 시간 수도 함께 요구됩니다. 금액 열만 세우고 시간 열을 빠뜨리면 항목 하나가 비는 셈이 됩니다.

맨 아래 줄은 묶어도 된다고 적었지만 조건이 붙습니다. 금액 옆이나 메모에 그 값의 이름을 남겨야 합니다. 이름 없이 숫자만 들어간 칸은 시간이 지나면 아무도 설명하지 못합니다.

지급 쪽 열을 세우는 순서

성격이 같은 것끼리 붙여 두면 나중에 눈이 덜 아픕니다.

열의 배치 순서를 정한 규칙은 없습니다. 다만 아무 순서로나 두면 매달 값을 넣는 사람이 헷갈리고, 출력했을 때도 읽히지 않습니다. 성격으로 묶어 배치하는 편이 실무에서 무난합니다.

1. 바뀌지 않는 값을 맨 앞에 둔다기본이 되는 금액처럼 사람마다 정해져 있고 달마다 같은 값을 왼쪽에 모읍니다.
2. 조건이 붙는 수당을 그 옆에 붙인다직책·자격처럼 사람의 상태에 따라 붙는 값을 한 덩어리로 둡니다.
3. 시간으로 계산되는 값을 그 뒤에 둔다금액 열 바로 앞에 시간 열을 세워 두면 둘이 어긋난 달이 눈에 띕니다.
4. 그 달에만 있는 값을 오른쪽 끝에 둔다다음 달에 지울 열이므로 고정 열 안쪽에 끼워 넣지 않습니다.
5. 지급 합계 열로 닫는다앞의 열을 모두 더하는 계산식을 두고 손으로 값을 넣지 않습니다.

세 번째 단계가 이 순서에서 가장 실용적인 대목입니다. 시간 열과 금액 열이 나란히 서 있으면 시간이 늘었는데 금액이 그대로인 달, 혹은 그 반대인 달이 한눈에 걸립니다. 두 열이 표의 양쪽 끝에 떨어져 있으면 눈으로 대조할 수 없습니다.

마지막 단계에서 계산식을 강조한 이유가 있습니다. 합계를 손으로 적어 넣는 표는 항목이 하나 늘어난 달에 반드시 어긋납니다. 어긋난 합계는 근로자에게 건네는 종이와 이 장부 사이에 차이를 만들고, 그 차이는 대개 몇 달 뒤에 발견됩니다.

공제 쪽은 반대 방향으로 움직입니다

지급 항목은 사람마다 다르지만 공제 항목은 대체로 같습니다.

공제 쪽 열은 지급 쪽만큼 흔들리지 않습니다. 사회보험료와 세금은 대상이 되는 사람이면 누구에게나 같은 이름으로 붙고, 달마다 돌아옵니다. 그래서 공제 열은 처음에 세워 두면 오래 갑니다.

문제는 그 안정성 때문에 오히려 한 칸으로 뭉치는 일이 잦다는 것입니다. 공제 합계라는 열 하나만 두고 실지급액을 맞춰 놓는 파일이 실제로 많습니다. 이렇게 두면 표는 깔끔해지지만, 시행령이 요구하는 것은 공제한 금액을 적는 것이고 그 요구를 한 덩어리 숫자로 채웠다고 보기는 어렵습니다.

그리고 실무에서도 손해가 납니다. 어느 달에 공제액이 갑자기 늘었을 때, 뭉친 칸만 보면 무엇이 늘었는지 알 수 없어 원자료를 다시 열어야 합니다. 내역별로 나뉘어 있으면 늘어난 열 하나만 짚으면 끝납니다.

사회보험과 세금 밖의 공제는 별도로 다뤄야 합니다. 이런 값들은 근거가 무엇이냐가 먼저 문제가 되는데, 그 논의는 이 글의 범위 밖입니다. 다만 장부의 관점에서 말하면 근거가 다른 값을 같은 열에 넣지 마십시오. 나중에 따져 볼 때 두 값을 갈라내야 하는 상황이 옵니다.

가로 합계와 세로 합계가 어긋나는 지점

행이 여럿인 표에서만 생기는 문제이고, 대개 같은 자리에서 생깁니다.

한 사람의 지급 합계에서 공제 합계를 빼면 그 사람의 실지급액이 됩니다. 이것이 가로 방향의 계산입니다. 한편 전원의 지급 합계를 아래로 더하면 그 달의 인건비 총액이 됩니다. 이것이 세로 방향의 계산입니다.

두 방향이 어긋나는 자리는 정해져 있습니다. 첫째는 중도 입퇴사자입니다. 월 중간에 들어오거나 나간 사람의 행이 일부만 채워지면 세로 합계는 그대로 더해지지만 그 사람의 가로 계산은 다른 사람과 다른 셈법을 따릅니다.

둘째는 나중에 끼워 넣은 행입니다. 표 아래에 행을 하나 추가했는데 세로 합계의 범위가 그 행 위에서 끝나 있으면 합계는 조용히 한 사람을 빼고 계산됩니다. 이 오류는 숫자가 그럴듯해서 눈으로 잡히지 않습니다.

셋째는 원 단위 처리입니다. 각 열에서 반올림한 값을 더한 것과, 더한 뒤 반올림한 값이 다를 수 있습니다. 차이는 작지만 매달 쌓이고, 근로자에게 건넨 종이의 숫자와 이 장부의 숫자가 어긋나는 원인이 됩니다.

세 가지 모두 표를 만들 때 한 번 정해 두면 되는 문제입니다. 합계의 범위를 표 전체로 잡고, 행을 추가할 때는 맨 아래가 아니라 마지막 행 위에 끼우며, 반올림을 어느 단계에서 할지 정해 문서에 적어 두십시오.

항목이 바뀌는 달을 어떻게 넘기나

열을 갈아 끼우는 달에 기록이 끊기지 않게 하는 것이 요령입니다.

수당이 신설되거나 없어지는 달이 반드시 옵니다. 그때 열을 지워 버리면 지난 달의 값까지 함께 사라집니다. 표 계산 프로그램에서 열 삭제는 그 열의 모든 행을 지우는 일이기 때문입니다.

그래서 달마다 새 시트를 만들어 쌓는 구조가 낫습니다. 지난 달 시트는 그대로 두고 새 시트에서만 열을 바꾸면 과거의 기록은 그 달의 모양으로 남습니다. 한 시트에 열두 달을 이어 붙이는 구조는 열을 바꾸는 순간 앞뒤가 어긋납니다.

없어진 수당의 열은 곧바로 지우지 말고 한동안 0으로 두는 방법도 있습니다. 소급해서 정산할 일이 생기면 그 열이 다시 필요해지는데, 이미 지워졌다면 다시 만들면서 이름을 다르게 붙일 위험이 있습니다.

이름을 바꾸는 것은 지우는 것보다 더 조심해야 합니다. 같은 성격의 값인데 달마다 이름이 달라지면 연간으로 모을 때 두 항목으로 잡힙니다. 이름을 바꾸기로 했다면 언제부터 바꾸는지와 예전 이름이 무엇이었는지를 시트 어딘가에 적어 두십시오.

열이 애초에 몇 개여야 하는지, 어떤 항목이 빠지기 쉬운지는 양식을 고르는 단계에서 정리해 두었습니다. 여기서는 이미 세워 둔 열을 운영하는 이야기까지만 다뤘습니다.

자주 묻는 질문