동업계약서 양식 워드(DOC) 무료 다운로드

동업계약서 마스터·7분·2029.01.22

파일이 오가는 방식이 기본이 된 이유

만나서 쓰는 일보다 보내고 고치는 일이 많아졌습니다.

동업을 준비하는 두 사람이 같은 도시에 있지 않은 경우가 흔합니다. 한쪽이 초안을 만들어 보내면 다른 쪽이 열어 보고 고쳐서 되돌려 보냅니다. 며칠 사이에 문서가 여러 번 오가고 그동안 각자의 컴퓨터에 비슷한 파일이 여러 개 쌓입니다.

이 방식에는 뚜렷한 장점이 있습니다. 만나지 않아도 되고, 고친 부분을 표시해 보낼 수 있으며, 상대가 무엇을 바꿨는지 눈으로 확인한 뒤에 받아들일지 정할 수 있습니다. 종이를 앞에 놓고 이야기할 때보다 오히려 꼼꼼해집니다.

문제는 편리함의 반대편에 있습니다. 고치기 쉽다는 것은 누가 언제 무엇을 고쳤는지 흐려지기도 쉽다는 뜻입니다. 그리고 문서가 여러 벌이 되면 어느 것을 두고 합의한 것인지가 모호해집니다.

그래서 이 편에서는 문서를 채우는 이야기가 아니라 문서를 다루는 이야기를 합니다. 무엇을 적을지는 다른 편들이 다루고 있으니 여기서는 오가는 동안 벌어지는 일만 봅니다.

파일 형식이 문서의 힘을 좌우하지 않는다는 점은 앞서 다른 편에서도 짚었습니다. 여기서 다루는 위험은 형식이 아니라 관리에서 옵니다.

아래에서 먼저 무엇이 조용히 어긋나는지를 봅니다.

오가는 동안 문서가 조용히 달라집니다

눈에 띄지 않게 바뀌는 것들이 나중에 문제가 됩니다.

열어 보았을 때 어제와 다르지 않아 보이면 사람은 확인을 건너뜁니다. 그런데 문서는 여러 가지 이유로 조금씩 달라집니다. 서로 다른 프로그램에서 열고 닫는 것만으로도 모양이 흔들리고, 표가 밀리면서 칸 안의 글자가 잘려 보이기도 합니다.

더 위험한 것은 내용 쪽입니다. 상대가 한 문장에서 숫자 하나만 바꿔 보냈는데 표시를 켜지 않고 보냈다면 받은 쪽은 알아채기 어렵습니다. 그 상태로 인쇄해서 서명하면 서로 다른 것에 합의했다고 믿게 됩니다.

아래 표는 실제로 자주 어긋나는 자리와 그때 무엇을 해야 하는지를 정리한 것입니다.

다섯 줄 가운데 첫째와 마지막이 실제 다툼으로 이어집니다. 나머지는 보기 나쁠 뿐이지만 이 둘은 무엇에 합의했는지를 흔듭니다.

그래서 차수를 관리하는 일이 필요합니다. 아래에서 방법을 봅니다.

어느 것이 마지막 것인지 정해 두기

파일 이름을 아무리 잘 지어도 그것만으로는 부족합니다.

최종본이라는 낱말을 파일 이름에 붙이는 순간부터 최종본이 여러 개가 됩니다. 그 뒤에 진짜최종, 최종수정 같은 이름이 줄줄이 붙습니다. 흔한 농담이지만 계약서에서는 농담으로 끝나지 않습니다.

이름 규칙을 단순하게 바꾸면 됩니다. 문서 이름 뒤에 주고받은 날짜와 몇 번째인지를 붙이고, 그 뒤로는 아무 말도 붙이지 않는 것입니다. 그러면 폴더를 이름순으로 정렬하는 것만으로 순서가 보입니다.

그리고 규칙보다 중요한 것이 하나 있습니다. 무엇이 최종본인지는 파일이 정하는 것이 아니라 서명이 정한다는 점입니다. 서명이 들어간 그 문서가 최종본이고, 그 뒤에 아무리 그럴듯한 이름의 파일이 생겨도 합의된 것이 아닙니다.

여섯 줄이 번거로워 보이지만 습관이 되면 시간이 들지 않습니다. 반대로 이 습관이 없으면 서명 직전에 두 사람이 서로 다른 파일을 인쇄해 오는 일이 생깁니다.

다음은 서명 자체를 어디에 어떻게 남길지입니다.

서명은 어디에 남기는가

형태보다 서로 확인할 수 있는지가 중요합니다.

파일로 주고받다 보면 서명도 파일 안에서 끝내고 싶어집니다. 이름을 적어 넣거나 도장 이미지를 붙이거나 화면에 손으로 그리는 방식이 있습니다. 어느 쪽이든 서로 그렇게 하기로 했다면 그 자체가 문제되지는 않습니다.

다만 다투는 자리에서는 다른 질문이 나옵니다. 이 서명을 그 사람이 한 것이 맞느냐는 질문입니다. 이미지를 붙이는 방식은 이 질문 앞에서 약합니다. 이미지 파일은 누구든 붙일 수 있기 때문입니다.

그래서 실무에서는 한 번쯤 종이로 내려가는 편을 권합니다. 다 정해진 뒤 한 번만 인쇄해서 각자 손으로 서명하고, 그것을 사람 수만큼 만들어 각자 하나씩 가져가는 것입니다. 그 뒤로는 스캔해서 파일로 나눠 가져도 됩니다.

네 문답이 모두 같은 곳을 가리킵니다. 형식을 까다롭게 하라는 것이 아니라 나중에 확인할 수 있게 해 두라는 것입니다.

마지막으로 보관 이야기를 짧게 덧붙입니다.

몇 부를 어디에 두는가

한 사람만 가지고 있으면 그것은 보관이 아닙니다.

문서를 만드는 데 며칠을 쓰고 보관은 아무렇게나 하는 경우가 많습니다. 한 사람이 원본을 다 가지고 다른 사람은 사진만 찍어 두는 식입니다. 사이가 좋을 때는 아무 문제가 없다가 갈라설 때 문제가 됩니다.

원본을 사람 수만큼 만드는 데 드는 비용은 종이값뿐입니다. 각자 하나씩 가지고 있으면 한쪽이 문서를 내주지 않는 상황 자체가 생기지 않습니다.

파일도 마찬가지로 나눠 두십시오. 서명한 문서를 스캔해서 두 사람 모두가 접근할 수 있는 자리에 올려 두면 어느 컴퓨터가 고장 나도 문서가 사라지지 않습니다.

네 칸은 모두 준비하는 데 몇 분이면 됩니다. 그런데 이것이 갖춰져 있지 않으면 다투는 자리에서 무엇을 합의했는지부터 다시 시작하게 됩니다.

무엇을 적을지가 아직 정해지지 않았다면 필수 기재사항을 다룬 편으로 돌아가 항목부터 채우십시오.

자주 묻는 질문