중소기업 조직도 만들기

조직도 마스터·8분·2028.02.29

만들 계기는 대개 밖에서 옵니다

안에서 불편해서가 아니라 어디선가 요구해서 만들게 됩니다.

수십 명 규모의 회사에서 이 그림을 처음 만드는 시점은 대체로 비슷합니다. 입찰 서류를 준비하다가, 인증이나 심사를 앞두고, 새 거래처가 회사 자료를 요청해서입니다. 안에서 필요해 만드는 경우는 오히려 적습니다.

그래서 만드는 과정도 급합니다. 마감이 며칠 남지 않은 상태에서 아무 판이나 내려받아 상자에 부서 이름을 채워 넣고 보냅니다. 그렇게 만든 한 장이 그 뒤로 회사의 공식 자료처럼 계속 쓰입니다.

이 순서에는 두 가지 문제가 있습니다. 하나는 급하게 만들다 보니 실제 짜임과 어긋난 채로 굳는다는 것이고, 다른 하나는 밖으로 내는 판과 안에서 쓰는 판이 처음부터 한 장으로 뭉쳐 버린다는 것입니다.

이 글은 그 순서를 뒤집습니다. 있는 조직을 사실대로 옮겨 놓는 일과, 그것을 밖으로 낼 형태로 다듬는 일을 나누어 보겠습니다. 어느 자리가 생기는지에 관한 이야기는 다른 편에서 다루었으니 여기서는 옮기는 작업에 집중합니다.

있는 조직을 옮기는 순서

새로 설계하는 것이 아니라 이미 있는 것을 그대로 옮기는 작업입니다.

이미 사람이 있고 일이 굴러가고 있다면 설계할 것이 별로 없습니다. 지금 상태를 정확히 옮기는 것이 목표이고, 그 과정에서 정리할 것이 보이면 그때 따로 다루면 됩니다.

옮기는 작업을 다섯 단계로 나눠 보았습니다. 순서를 지키면 두 번 일하지 않아도 됩니다.

1. 명부부터 꺼낸다급여나 인사 자료에서 현재 인원과 소속을 그대로 뽑습니다
2. 소속별로 묶는다지금 부르는 이름 그대로 묶고 새 이름을 붙이지 않습니다
3. 보고 상대를 적는다각 사람이 실제로 누구에게 보고하는지 물어 확인합니다
4. 어긋나는 곳을 표시한다명부의 소속과 실제 보고 상대가 다른 자리를 따로 적어 둡니다
5. 기준일을 넣어 확정한다어긋난 곳을 정리한 뒤 날짜를 적어 그날의 판으로 확정합니다

세 번째 단계에서 예상 밖의 결과가 자주 나옵니다. 명부에는 A 팀 소속인데 실제로는 B 팀장에게 보고하고 있는 사람이 반드시 몇 명 나옵니다. 인사 발령 없이 일만 옮겨 간 경우입니다.

네 번째 단계는 그것을 지우지 말고 남기라는 뜻입니다. 그림을 예쁘게 만들려고 어느 한쪽으로 맞춰 그려 버리면 어긋난 사실 자체가 사라집니다. 목록으로 남겨 두면 나중에 발령으로 정리하거나 그림으로 반영하거나 선택할 수 있습니다.

밖에 내야 할 의무가 있는 것은 아닙니다

공공기관조차 이 문서를 공개 항목으로 정해 두고 있지 않습니다.

밖으로 내는 이야기를 하기 전에 오해 하나를 정리해 두겠습니다. 이 문서를 공개해야 한다는 의무가 어디엔가 있다고 알고 있는 경우가 있는데, 그런 조항은 확인되지 않았습니다.

공공기관 쪽을 보면 오히려 분명해집니다. 공공기관이 미리 정해 정기적으로 공개해야 하는 정보를 법이 네 가지로 열거하고 있는데, 그 목록에 이 문서가 들어 있지 않습니다.

공공기관은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 정보에 대해서는 공개의 구체적 범위와 공개의 주기·시기 및 방법 등을 미리 정하여 정보통신망 등을 통하여 알리고, 이에 따라 정기적으로 공개하여야 한다.

공공기관의 정보공개에 관한 법률 제7조 제1항

열거된 네 가지는 국민생활에 매우 큰 영향을 미치는 정책에 관한 정보, 국가 시책으로 시행하는 공사 등 대규모 예산이 투입되는 사업에 관한 정보, 예산집행의 내용과 사업평가 결과 등 행정감시를 위하여 필요한 정보, 그리고 그 밖에 공공기관의 장이 정하는 정보입니다.

관공서 누리집에서 짜임을 볼 수 있는 것은 네 번째, 곧 기관의 장이 정해서 공개하는 정보에 기대고 있는 것이지 법이 항목으로 찍어 둔 것이 아닙니다. 공공기관의 경영 정보를 모아 두는 공시에서도 임원 및 운영인력 현황 같은 항목까지가 확인되는 범위입니다.

공공기관이 그렇다면 사기업은 더 말할 것이 없습니다. 밖으로 낼지 말지는 법이 아니라 제출처의 요구와 회사의 판단이 정합니다. 이 문장이 이 글의 결론이고, 다음 절부터는 그 판단을 어떻게 하는지를 봅니다.

밖으로 나가는 자리는 저마다 요구가 다릅니다

받는 쪽이 무엇을 확인하려는지에 따라 필요한 것이 달라집니다.

같은 회사의 짜임을 보여 주는 일이어도 받는 쪽의 목적은 제각각입니다. 어떤 곳은 이 회사에 그 일을 할 인력이 있는지를 보고, 어떤 곳은 담당자에게 연락할 창구를 찾습니다. 목적이 다르면 담을 것도 달라집니다.

아래 표는 밖으로 나가는 흔한 자리들과 그때 대체로 요구되는 것을 정리한 것입니다. 다만 어떤 제도가 이 문서를 제출 서류로 정해 두었는지는 확인하지 못했으므로, 제출 목록은 반드시 해당 기관의 안내를 직접 보십시오.

세 줄까지는 부서 단위까지만 있으면 대체로 답이 됩니다. 아래 두 줄은 불특정 다수가 보는 자리여서 담는 범위를 더 좁히는 것이 보통입니다.

표 전체를 관통하는 것은 받는 쪽이 알아야 하는 것이 대개 사람이 아니라 기능이라는 점입니다. 이 구분만 잡아 두면 밖으로 낼 판에 무엇을 남길지가 쉽게 정해집니다.

밖으로 낼 판은 덜어 내서 만듭니다

안에서 쓰는 판에서 지우는 것이 아니라 처음부터 덜어 낸 판을 따로 둡니다.

안에서 쓰는 판에는 사람 이름과 연락처가 들어 있게 마련입니다. 그것을 밖으로 낼 때마다 하나씩 지워 내보내는 방식은 오래 못 갑니다. 급할 때 지우는 단계가 통째로 빠지기 때문입니다.

그래서 덜어 낸 판을 아예 별도의 파일로 만들어 두는 방식을 씁니다. 부서와 직위까지만 남기고 사람 이름을 처음부터 넣지 않는 판입니다. 창구가 필요하면 개인 번호 대신 부서 대표 연락처를 적습니다.

이름을 담은 판을 다룰 때 어떤 근거를 확인해야 하는지는 별도의 글에서 자세히 다루었습니다. 여기서는 실무에서 자주 나오는 물음 세 가지만 짚고 넘어가겠습니다.

만든 뒤가 더 깁니다

한 번 만든 판은 다음 인사이동에서 곧바로 낡습니다.

급하게 만든 판이 몇 해씩 쓰이는 이유는 만들 때의 계기가 지나가면 아무도 다시 들여다보지 않기 때문입니다. 다음 입찰이 왔을 때 예전 파일을 그대로 첨부하는 일이 실제로 자주 벌어집니다.

손이 덜 가게 만드는 방법이 몇 가지 있습니다. 인사 발령이 나는 시점에 이 판도 함께 보도록 절차에 한 줄 넣어 두는 것이 가장 간단합니다. 발령은 어차피 문서로 처리되므로 그 흐름에 얹으면 잊히지 않습니다.

판에 기준일을 적어 두는 것도 값이 쌉니다. 날짜가 있으면 받는 쪽도 언제 상태인지 알 수 있고, 안에서도 얼마나 묵었는지가 바로 보입니다. 날짜가 없는 판은 낡았는지조차 판단할 수 없습니다.

마지막으로 밖에 보낸 기록을 남기십시오. 언제 어디로 어떤 판을 보냈는지 한 줄씩만 적어 두면 됩니다. 이 기록이 있어야 나중에 고칠 일이 생겼을 때 어디까지 손을 써야 하는지 알 수 있습니다.

자주 묻는 질문