조직도 공개가 개인정보 문제가 되는 경우

조직도 마스터·8분·2028.02.22

상자만 있는 그림과 이름이 붙은 그림

같은 조직도라도 칸 안에 무엇이 적혔는지에 따라 다른 문서가 됩니다.

회사의 짜임을 그린 그림에는 여러 층이 있습니다. 가장 얇은 것은 상자 안에 부서 이름만 적힌 판입니다. 영업본부 아래에 국내영업팀과 해외영업팀이 있고 그 옆에 경영지원실이 있다는 것까지만 보여 줍니다. 이 판은 조직의 짜임을 말할 뿐 어느 개인도 가리키지 않습니다.

여기에 한 줄이 더해지면 성격이 달라집니다. 부서장의 이름이 들어가고, 그 아래에 팀원 이름이 붙고, 내선번호와 회사 메일 주소가 따라붙습니다. 실무에서 쓰는 판은 대부분 이 모양입니다. 짜임을 보려고 만든 그림이지만 실제로는 누가 어디 있고 어떻게 연락하는지를 찾는 데 더 많이 쓰이기 때문입니다.

그런데 이름과 직위와 연락처가 한 줄에 나란히 놓이는 순간, 그 판은 특정한 사람을 알아볼 수 있게 만든 자료가 됩니다. 짜임을 그린 도면이면서 동시에 사람들의 정보를 모아 놓은 목록이기도 한 것입니다. 두 성격이 한 장에 겹쳐 있다는 점이 이 문서의 까다로운 대목입니다.

그래서 판단의 출발점은 이 그림을 공개해도 되느냐가 아닙니다. 지금 손에 든 판이 어느 쪽인지를 먼저 보는 것입니다. 상자만 있는 판이라면 뒤에 나오는 이야기의 대부분이 해당되지 않고, 이름이 붙은 판이라면 처음부터 끝까지 해당됩니다.

안에서 보는 것과 밖으로 내는 것은 다르게 다뤄집니다

문제가 생기는 자리는 그림을 만든 때가 아니라 그것이 원래의 쓰임을 넘어가는 때입니다.

직원의 이름과 연락처는 일을 시키기 위해 모은 것입니다. 근로계약을 맺고 급여를 주고 업무를 배정하려면 그 정보가 필요합니다. 사내에서 누가 어느 팀에 있는지를 확인하는 용도까지는 대체로 그 쓰임의 연장선 위에 있습니다.

밖으로 나가는 순간은 다릅니다. 거래처에 회사 소개 자료로 건네거나 입찰 서류에 붙이거나 누리집에 걸어 두는 것은 원래 정해 둔 울타리 바깥에서 그 정보를 쓰는 일입니다. 받는 쪽도 회사 사람이 아니라 제3자입니다. 법이 선을 그어 둔 자리가 정확히 여기입니다.

개인정보처리자는 개인정보를 제15조제1항에 따른 범위를 초과하여 이용하거나 제17조제1항 및 제28조의8제1항에 따른 범위를 초과하여 제3자에게 제공하여서는 아니 된다.

개인정보 보호법 제18조 제1항

문장이 두 갈래로 되어 있다는 점을 눈여겨보십시오. 앞은 이용이고 뒤는 제3자에게 제공하는 것입니다. 같은 판을 사내 게시판에 붙이는 일과 거래처에 건네는 일이 서로 다른 갈래에 놓입니다.

두 갈래 모두 초과하여라는 말이 붙어 있는 것도 중요합니다. 금지된 것은 이름을 다루는 일 자체가 아니라 정해 둔 범위를 넘어서는 일입니다. 그러니 실무에서 던져야 할 물음은 이 그림을 공개해도 되느냐가 아니라, 이 정보를 처음에 무엇에 쓰려고 모았고 지금 하려는 일이 그 안에 들어 있느냐입니다.

동의만이 근거인 것은 아닙니다

서명 한 장을 받아 두는 것 말고도 법이 마련해 둔 길이 있습니다.

직원 정보를 밖으로 내보내려면 무조건 동의서를 다시 받아야 한다고 알고 있는 경우가 많습니다. 법령에 근거가 없다면 원칙적으로 본인의 동의를 받아야 한다는 것은 맞습니다. 다만 동의가 유일한 통로는 아닙니다.

같은 법에는 개인정보를 다루는 쪽의 정당한 이익을 달성하기 위해 필요한 경우가 적법한 근거의 하나로 들어 있습니다. 또 처음 모을 때 정한 목적과 합리적으로 관련된 범위 안이라면, 본인에게 불이익이 생기는지와 안전을 지킬 조치를 해 두었는지 등을 따져 동의 없이도 제공할 수 있게 열어 둔 조항이 있습니다.

업무 담당자의 연락처를 두고는 조금 다른 설명도 있습니다. 거래처와 공유되리라는 것을 본인이 어렵지 않게 예상할 수 있고 불이익이 생길 여지도 작으니, 그 조항으로 처리할 수 있다고 보는 실무 해설입니다. 다만 이 설명은 널리 확인된 것이 아니어서 그렇게 보는 견해가 있다는 정도로 알아 두는 편이 안전합니다. 연락처는 동의가 필요 없다고 못 박고 움직이지 마십시오.

정리하면 길이 여럿 있지만 어느 길이든 공짜는 아닙니다. 어떤 근거로 내보내는지를 스스로 설명할 수 있어야 하고, 그 설명은 회사가 만들어 두는 개인정보 처리방침에 담긴 내용과 어긋나지 않아야 합니다. 처리방침에는 무엇에 쓰는지와 얼마나 보관하는지, 제3자에게 주는 일이 있는지를 적게 되어 있습니다.

공공기관에서는 이름이 사라지는 쪽으로 움직였습니다

공개를 넓히는 흐름이 아니라 좁히는 흐름이 실제로 있었습니다.

행정기관의 누리집에 들어가면 부서별 담당자와 전화번호가 줄줄이 적힌 화면을 보던 시절이 있었습니다. 민원인이 담당자를 바로 찾을 수 있게 하려는 것이었고 오랫동안 당연한 서비스로 여겨졌습니다.

그 화면이 최근 몇 해 사이에 눈에 띄게 달라졌습니다. 2024년 김포시에서 악성 민원에 시달리던 공무원이 숨진 일이 있었고, 그 뒤 마련된 민원 담당 공무원 보호 대책의 하나로 2024년 5월 행정안전부가 지방자치단체 누리집에서 공무원 이름을 공개하지 않도록 권고했습니다. 이후 담당자 이름이 통째로 빠지거나 부서장 이름만 남는 화면이 늘었습니다.

이 변화가 조직도 이야기에서 중요한 이유는 방향 때문입니다. 이름을 붙여 밖에 내거는 일이 늘 좋은 것으로 여겨지지는 않는다는 점, 그리고 그 판단을 기관마다 스스로 하고 있다는 점이 여기서 드러납니다. 민간 회사가 참고할 만한 선례가 공공 쪽에서 먼저 나온 셈입니다.

다만 권고가 어떤 문서로 어느 날짜에 나갔는지, 몇 곳이 실제로 이름을 지웠는지는 이 글에서 다루지 않겠습니다. 보도로 확인한 것은 2024년 5월이라는 시점과 권고가 있었다는 사실까지입니다.

누리집에 없다고 법적으로 감춰진 것은 아닙니다

화면에서 지운 것과 청구해도 알려 주지 않는 것은 전혀 다른 이야기입니다.

앞의 변화를 두고 이제 공무원 이름은 비밀이 되었다고 읽는 사람이 있습니다. 그렇지 않습니다. 화면에 올려 두지 않겠다는 결정과 물어봐도 답하지 않겠다는 결정은 서로 다른 층위에 있습니다.

정보공개 제도는 개인에 관한 정보를 원칙적으로 내주지 않도록 하면서, 그 예외를 몇 가지 두고 있습니다. 그 가운데 하나가 직무를 수행한 공무원의 성명과 직위입니다. 그래서 누리집에서 이름을 뺀 기관도 정보공개를 청구하면 그 사건을 처리한 공무원의 이름과 직위는 알려 줍니다. 행정안전부 자신이 그렇게 설명하고 있습니다.

대신 같은 사람의 근무성적이나 학력, 소득처럼 직무 수행과 떨어진 정보는 그대로 개인에 관한 정보로 남아 내주지 않습니다. 갈림선은 사람이 누구냐가 아니라 그 정보가 직무를 수행한 사실에 붙어 있느냐입니다.

회사 조직도에 옮겨 놓고 보면 이 구분이 꽤 쓸모가 있습니다. 밖으로 내는 판에서 무엇을 지우고 무엇을 남길지 정할 때, 그 항목이 일하는 자리와 붙어 있는 것인지 사람 개인에게 붙어 있는 것인지를 기준으로 삼으면 선이 잘 그어집니다. 부서와 직위는 앞쪽이고 휴대전화 번호나 생년월일은 뒤쪽입니다.

한 장으로 버티지 말고 두 판으로 나누십시오

사고는 대개 사내용 한 장을 그대로 밖에 내보내면서 생깁니다.

실무의 해법은 단순합니다. 안에서 쓸 판과 밖으로 낼 판을 처음부터 다른 파일로 만드는 것입니다. 한 장을 만들어 두고 필요할 때마다 이름을 지워 내보내는 방식은 지우다 남기기 쉽고, 급할 때는 지우는 단계가 통째로 빠집니다.

밖으로 낼 판에는 부서 이름과 직위까지만 남기고 사람 이름을 아예 넣지 않는 것이 기본형입니다. 받는 쪽이 알아야 하는 것은 대개 이 회사에 어떤 기능이 있고 그 기능이 몇 단계로 짜여 있는지이지 담당자가 누구인지가 아닙니다. 창구가 필요하면 개인 번호 대신 부서 대표 연락처를 적으면 됩니다.

아래 여섯 줄은 밖으로 내보내기 전에 확인할 것들입니다.

첫 줄이 이 목록의 핵심입니다. 만드는 방식이 잘못되어 있으면 점검으로는 메워지지 않습니다. 대외용 판을 따로 두면 나머지 다섯 줄은 대부분 저절로 해결됩니다.

다섯째 줄은 뒤늦게 문제가 생겼을 때를 위한 것입니다. 어디까지 나갔는지 알 수 없는 파일은 회수할 수도 없습니다. 보낸 곳을 적어 두는 습관 하나가 나중에 손을 쓸 수 있는지를 가릅니다.

그리고 이 모든 것이 사람 이름이 적힌 판에만 해당한다는 점을 마지막으로 짚어 둡니다. 상자에 부서 이름만 있는 판은 이 목록의 대부분과 상관이 없습니다. 밖으로 내야 할 일이 잦다면 그런 판을 하나 마련해 두는 것이 가장 손이 덜 갑니다.

자주 묻는 질문