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조직도 마스터·7분·2028.02.26

왜 이 문서만 유독 발표 도구로 도는가

글로 쓰는 문서가 아니라 선과 상자로 된 문서이기 때문입니다.

회사에서 만드는 문서는 대부분 글입니다. 문장을 쓰고 문단을 나누고 필요하면 표를 넣습니다. 그래서 글을 다루는 도구에서 만들고 그대로 인쇄하거나 보냅니다.

짜임을 그린 그림은 그 범주에 들어가지 않습니다. 담기는 내용이 문장이 아니라 상자와 선이고, 상자를 옮기면 선이 따라와야 하며, 층이 하나 늘면 아래가 전부 다시 배치되어야 합니다. 글을 다루는 도구에서는 이 작업이 불편합니다.

여기에 사정이 하나 더 붙습니다. 이 그림은 단독 문서로 쓰이기보다 다른 자료의 한 장으로 들어가는 일이 많습니다. 회사 소개 자료에 한 장, 사업 계획 발표에 한 장, 실사 자료에 한 장씩 들어갑니다. 애초에 발표 자료 안에서 만들어지는 셈입니다.

그래서 같은 내용이 이 자료에도 저 자료에도 들어 있는 상태가 자연스럽게 만들어집니다. 만들 때는 문제가 되지 않다가 고칠 때 문제가 됩니다.

한 장이 세 벌로 갈라집니다

고쳐야 할 파일이 몇 개인지 아무도 세어 보지 않은 상태가 됩니다.

실제로 회사 안에서 이 그림은 여러 벌로 돌아다닙니다. 발표 자료 안에 들어 있는 장이 하나, 사내 게시판이나 공유 폴더에 올려 둔 것이 하나, 밖으로 낼 때 쓰는 것이 또 하나입니다. 처음에는 같은 내용이었으니 문제될 것이 없습니다.

조직이 한 번 움직이면 사정이 달라집니다. 가장 급한 곳부터 고치게 되는데, 대개 다음 주 발표에 쓸 자료가 먼저입니다. 나머지는 나중에 고치자고 미뤄 두고 그 나중이 오지 않습니다.

그다음부터는 어느 것이 맞는지 아무도 확신하지 못하는 상태가 이어집니다. 새로 들어온 직원은 공유 폴더의 것을 보고, 밖에서는 지난달에 받은 것을 보고, 발표를 준비하는 사람은 자기 자료의 것을 봅니다. 아래 표가 그 상태를 정리한 것입니다.

아래로 갈수록 손을 쓰기 어려워집니다. 마지막 줄이 특히 그런데, 도형을 그림으로 저장해 버리면 상자 하나를 옮기는 것도 불가능해서 결국 처음부터 다시 그리게 됩니다.

그래서 판을 받아 두기 전에 정할 것은 어느 파일이 원본인지입니다. 원본이 정해져 있으면 나머지는 거기서 뽑아낸 사본이 되고, 고칠 때 어디를 고쳐야 하는지 헤매지 않습니다.

도형 도구로 짜임을 만드는 순서

발표 도구와 표 계산 도구 모두 같은 기능으로 만들 수 있습니다.

처음부터 상자를 하나씩 그리고 선을 이어 붙이는 방식은 층이 늘어날수록 힘들어집니다. 층을 관리해 주는 기능을 쓰면 상자를 옮길 때 선이 따라오므로 손이 훨씬 덜 갑니다.

이 기능은 발표 도구에도 표 계산 도구에도 같은 이름으로 들어 있습니다. 조작이 몇 단계 되지 않으니 아래 순서만 따라 하면 됩니다.

1. 삽입 메뉴를 연다도형이 아니라 SmartArt 를 고릅니다
2. 계층 구조형을 고른다조직도형으로 표시된 모양을 선택합니다
3. 글자 입력 창에 이름을 적는다상자를 직접 누르지 않고 목록에서 입력하는 편이 빠릅니다
4. 층을 조정한다편집 중 Tab 을 누르면 한 단계 내려가고 Shift+Tab 을 누르면 한 단계 올라갑니다
5. 다 만든 뒤 원본을 저장한다도형이 살아 있는 상태로 남겨 두어야 다음에 고칠 수 있습니다

네 번째 단계가 이 기능을 쓰는 이유입니다. 층을 바꾸는 조작 하나로 상자가 이동하고 선이 다시 그려집니다. 상자를 손으로 옮기고 선을 다시 잇는 방식과는 걸리는 시간이 다릅니다.

여기까지가 만드는 이야기입니다. 조작 순서는 이 정도면 충분하고, 실제로 문제가 되는 것은 만든 다음입니다. 아래에서 그쪽을 봅니다.

형식을 바꾸면 얻는 것과 잃는 것

고정하면 안전해지고 고칠 수 없어집니다.

만든 파일을 다른 형식으로 바꿔 내보내는 일이 잦습니다. 받는 쪽의 환경을 알 수 없거나 배치가 흐트러지는 것이 걱정될 때 그렇게 합니다. 이때 무엇을 얻고 무엇을 잃는지를 알아 두면 선택이 쉬워집니다.

출력에 가까운 형식으로 내보내면 배치가 고정됩니다. 어떤 환경에서 열어도 선과 상자가 그대로 보이므로 밖으로 낼 때 유리합니다. 대신 그 파일에서는 상자를 고칠 수 없으니 원본을 따로 두지 않으면 다음 개편 때 곤란해집니다.

그림으로 저장해 다른 문서에 붙이는 방식도 흔합니다. 붙이기는 편하지만 안에 적힌 글자가 더는 글자가 아니게 되어 문서에서 이름을 검색해도 찾히지 않습니다. 화면 크기에 맞춰 늘리면 글자가 뭉개지기도 합니다.

도형이 많은 그림은 다른 프로그램에서 열 때 배치가 어긋나는 일도 있습니다. 만든 도구가 아닌 곳에서 열어야 한다면 보내기 전에 한 번 열어 확인해 보는 편이 안전합니다.

이름이 든 파일은 다르게 다뤄야 합니다

상자에 사람 이름이 들어간 순간 이 파일은 다른 성격을 갖습니다.

담당자 이름과 내선번호가 적힌 판은 짜임을 보여 주는 그림이면서 동시에 사람들의 정보를 담은 파일입니다. 그런 파일이 공유 폴더에 아무 제한 없이 놓여 있거나 메일로 여기저기 전달되는 상태는 다시 볼 필요가 있습니다.

실무의 해법은 파일 단계에서 갈라 두는 것입니다. 안에서 볼 판과 밖으로 낼 판을 아예 다른 파일로 만들어 두면, 급할 때 잘못된 파일을 집어 보내는 사고가 줄어듭니다. 이 판단의 근거와 무엇을 지우고 무엇을 남길지는 관련 글에서 따로 다루었습니다.

아래 다섯 줄은 파일을 내려받아 쓰기 시작할 때 한 번 정해 두면 좋은 것들입니다.

첫 줄이 이 목록의 뿌리입니다. 원본이 어디에 있는지 정해져 있지 않으면 사람마다 자기 손에 있는 파일을 원본처럼 쓰게 되고, 그때부터 벌이 늘어나기 시작합니다.

다섯째 줄은 지워 버리기 쉬운데 남겨 두면 쓸모가 있습니다. 언제 어떤 모양이었는지를 되짚어야 하는 일이 생각보다 자주 생기고, 지난 판이 남아 있으면 그 물음에 바로 답할 수 있습니다.

자주 묻는 질문