조직 개편을 하면 조직도에서 함께 달라지는 표기

조직도 마스터·8분·2028.03.02

이름을 바꿔 넣는 것으로 끝나지 않습니다

개편에서 실제로 손이 많이 가는 부분은 그림 바깥에 있습니다.

개편이 확정되면 가장 먼저 하는 일이 그림을 새로 그리는 것입니다. 없어진 상자를 지우고 새 상자를 만들고 선을 다시 잇습니다. 이 작업 자체는 반나절이면 끝나고, 끝나고 나면 개편이 마무리된 것 같은 기분이 듭니다.

그런데 이 그림은 다른 것들과 이어져 있습니다. 문서가 어느 경로로 승인을 받는지, 급할 때 누구에게 연락하는지, 어떤 일을 누가 챙기는지가 모두 이 짜임을 전제로 짜여 있습니다. 상자를 옮기면 그 위에 얹혀 있던 것들이 함께 흔들립니다.

특히 조심할 것은 요건에 걸려 생긴 자리들입니다. 회사가 만든 부서는 이름을 바꾸면 그것으로 끝이지만, 법이 요구해서 생긴 자리는 선이 어디로 갔느냐에 따라 담당자가 바뀌기도 하고 요건에 어긋나기도 합니다.

이 글은 그 자리들을 하나씩 짚습니다. 개편이 끝난 뒤에 무엇이 잘못되었는지를 되짚는 이야기가 아니라, 개편하는 자리에서 무엇을 함께 정해 두어야 하는지에 관한 이야기입니다.

선을 옮기면 함께 움직이는 칸

담당자 명단이 바뀌었는데 아무도 통보받지 못하는 자리가 있습니다.

아래 표에 개편과 함께 움직이는 칸을 모았습니다. 공통점은 어느 것도 인사 발령 문서에 적히지 않는다는 것입니다. 발령에는 누가 어디로 간다는 사실만 적히고, 그 결과로 어떤 자리가 바뀌는지는 따로 확인해야 합니다.

먼저 지휘하는 자리부터 봅니다. 이 자리는 임명해서 생기는 것이 아니라 아래 직원에게 일을 시키고 감독하는 위치에 있다는 사실에서 나옵니다. 팀을 쪼개거나 합치면 그 위치에 있는 사람이 달라지고, 명단은 발령 없이 조용히 바뀝니다.

사업장을 실질적으로 총괄해 관리하는 사람도 마찬가지입니다. 사업장이 갈라지거나 합쳐지면 그 자리가 누구인지가 달라집니다. 조직을 개편하면서 사업장의 경계까지 함께 손보는 경우에는 반드시 확인해야 하는 대목입니다.

위 세 줄과 아래 두 줄은 성격이 다릅니다. 위 세 줄은 확인하지 않으면 회사가 알지 못하는 사이에 상태가 바뀌어 있는 것들이고, 아래 두 줄은 눈에 보이지만 뒤로 미루기 쉬운 것들입니다.

네 번째 줄에 관해서는 한 가지만 짚어 둡니다. 규모에 따라 두어야 하는 자리와 조직이 있고 그 기준에는 인원이 들어갑니다. 개편으로 인원이 크게 움직였다면 자기 회사가 어느 구간에 있는지 다시 확인하십시오. 구간별 기준은 관련 글에서 따로 다루었습니다.

보고 단계가 깊어지면 어긋날 수 있는 자리

한 층을 더 얹는 흔한 개편이 요건과 부딪히는 자리가 있습니다.

개편에서 자주 하는 일 가운데 하나가 중간에 층을 하나 더 두는 것입니다. 관리 범위가 넓어졌으니 본부를 만들어 그 아래에 실을 넣는 식입니다. 대개는 아무 문제가 없습니다.

다만 개인정보를 총괄해 책임지는 자리는 사정이 다릅니다. 2024년 3월 12일부터 시행된 내용으로 이 자리의 독립성을 지키기 위한 조치가 붙었고, 그 안에 처리와 관련된 정보에 접근할 수 있게 보장하는 것, 대표자나 이사회에 직접 보고할 수 있는 체계를 갖추는 것, 그리고 업무를 수행하기에 적합한 조직 체계와 인적·물적 자원을 제공하는 것이 들어 있습니다.

직접 보고할 수 있는 체계라는 요건은 그림에서 선의 문제로 나타납니다. 이 자리를 새로 만든 본부 아래로 옮겨 넣어 위로 올라가려면 중간을 반드시 거치게 만들어 두면, 요건과 어긋나지 않는지 설명할 수 있어야 합니다. 개편안을 검토할 때 이 자리의 선이 어디로 가는지를 함께 보십시오.

업무를 수행하기에 적합한 조직 체계라는 표현도 눈여겨볼 만합니다. 법이 조직의 모양을 직접 언급하는 흔치 않은 자리이고, 개편이 그 모양을 바꾸는 작업이기 때문입니다. 자세한 요건은 관련 글에서 다루었으니 함께 보십시오.

직급이 줄어들면 표기가 달라집니다

세로로 길던 칸이 짧아지고 대신 이름표가 두 갈래로 나뉩니다.

최근 몇 해 사이에 눈에 띄는 변화가 하나 있습니다. 여러 단계로 나뉘어 있던 직급을 줄이고 선임이나 책임 같은 호칭으로 묶거나, 아예 이름 뒤에 붙이는 호칭 하나로 통일하는 회사가 나타났습니다. 얼마나 많은 회사가 그렇게 했는지는 이 글에서 말하지 않겠습니다. 흐름을 다룬 이야기는 있어도 수치를 확인하지 못했습니다.

이 변화가 그림에 미치는 영향은 분명합니다. 예전에는 직급이 곧 층이었기 때문에 그림이 세로로 길었습니다. 직급 단계를 줄이면 그 세로 길이가 짧아집니다.

대신 새로운 문제가 생깁니다. 직급과 직책이 갈리는 것입니다. 예전에는 부장이라는 말 하나가 서열과 맡은 자리를 함께 가리켰는데, 이제 호칭은 하나로 통일되고 팀을 이끄는 사람인지 여부는 따로 표시해야 합니다. 그림에서 누가 지휘하는 자리인지가 호칭만으로는 드러나지 않게 되는 것입니다.

그래서 호칭을 정리한 회사일수록 그림에서 직책을 분명히 적어 두어야 합니다. 앞에서 본 대로 지휘하는 위치는 요건과 이어져 있고, 그 위치가 그림에서 보이지 않으면 회사 안에서도 누가 그 자리인지 흐려집니다.

밖에 나가 있는 판과 누리집

개편은 안에서 끝나지 않고 밖에 나가 있는 것까지 따라옵니다.

개편이 끝나면 회사 밖에도 예전 짜임이 남아 있습니다. 거래처에 보낸 자료, 심사에 낸 서류, 누리집에 올려 둔 화면 같은 것들입니다. 안에서 새 판을 만드는 동안 이것들은 그대로 남아 있습니다.

누리집에 걸어 두는 판에 관해서는 참고할 만한 흐름이 있습니다. 공공 부문에서는 2024년 5월 행정안전부가 지방자치단체 누리집에서 공무원 이름을 공개하지 않도록 권고했고, 그 뒤 담당자 이름을 빼거나 부서장까지만 남기는 화면이 늘었습니다. 개편을 계기로 판을 새로 올릴 때 어디까지 담을지를 다시 정해 볼 만합니다.

밖에 보낸 자료는 기록이 있어야 손을 쓸 수 있습니다. 언제 어디로 어떤 판을 보냈는지 남아 있으면 개편 뒤에 최신 판을 다시 보내면서 이전 것을 대체해 달라고 요청할 수 있습니다. 기록이 없으면 어디에 무엇이 남아 있는지조차 알 수 없습니다.

아래 여섯 줄은 개편을 마무리하기 전에 훑어볼 항목입니다.

첫 두 줄을 목록의 맨 위에 둔 이유가 있습니다. 나머지 네 줄은 늦어도 누군가 불편해하면서 드러나지만, 앞의 두 줄은 아무 일도 없을 때는 전혀 표가 나지 않습니다. 표가 나는 시점은 대개 확인할 여유가 없는 때입니다.

여섯째 줄은 다음 개편을 위한 것입니다. 판마다 기준일이 남아 있으면 어느 것이 언제의 짜임인지 되짚을 수 있고, 그 기록이 쌓이면 조직이 어떻게 움직여 왔는지가 그 자체로 자료가 됩니다.

개편의 순서를 뒤집어 두십시오

그림은 개편의 시작이 아니라 마지막에 그리는 것이 안전합니다.

대부분의 회사에서 개편은 그림에서 시작합니다. 새 짜임을 그려 보고 그것을 놓고 논의하고 확정한 다음 발령을 냅니다. 그림이 논의의 도구로 쓰이는 것이니 자연스러운 순서입니다.

다만 확정된 그림이 그대로 최종본이 되어 버리는 것이 문제입니다. 논의용으로 그린 판에는 요건에 걸리는 자리가 빠져 있기 마련이고, 그 상태로 굳으면 앞에서 짚은 칸들이 전부 뒤로 밀립니다.

그래서 논의용 판과 확정판을 나누는 방식을 권합니다. 논의는 상자와 선만으로 하고, 확정 단계에서 요건에 걸리는 자리와 보고선을 얹어 다시 그리는 것입니다. 두 번 그리는 것 같지만 두 번째 작업은 확인 작업이어서 오래 걸리지 않습니다.

마지막으로 하나만 덧붙입니다. 개편은 조직이 움직이는 일이지 그림이 바뀌는 일이 아닙니다. 그림은 그 움직임을 기록하는 도구일 뿐이니, 그림이 예쁘게 나왔다는 이유로 확인을 건너뛰지 마십시오.

자주 묻는 질문