조직도와 업무분장표, 뭐가 다른가요

조직도 마스터·8분·2028.02.27

둘을 헷갈리는 이유

같은 사람의 이름이 두 문서에 함께 나오기 때문입니다.

회사에서 이 두 가지를 함께 만들어 두는 일이 흔합니다. 새 회계연도를 시작하거나 인사이동이 끝나면 짜임을 그린 그림을 새로 그리고 그 옆에 일을 나눠 적은 표를 붙입니다. 두 장이 같은 봉투에서 나오니 비슷한 문서로 여겨지기 쉽습니다.

겹치는 부분이 실제로 있습니다. 두 문서 모두 사람 이름을 담고, 그 사람이 어느 부서에 있는지를 보여 줍니다. 그래서 그림 하나면 되지 않느냐거나 표만 잘 만들어 두면 그림은 없어도 되지 않느냐는 이야기가 나옵니다.

그런데 두 문서는 서로 다른 물음에 답합니다. 그림은 이 회사가 어떤 단위로 나뉘어 있고 어느 단위가 어느 단위 아래에 있는지를 말합니다. 표는 그 안에서 어떤 일이 있고 그 일을 누가 맡는지를 말합니다. 앞의 것은 자리에 관한 문서이고 뒤의 것은 일에 관한 문서입니다.

이 차이가 별것 아닌 것처럼 보이다가 문제가 생겼을 때 드러납니다. 어떤 일이 처리되지 않았을 때 표를 보면 누가 했어야 하는지가 나오고, 결재가 잘못 올라갔을 때 그림을 보면 어디로 갔어야 하는지가 나옵니다. 서로를 대신하지 못합니다.

담는 항목이 다릅니다

겹치는 칸은 담당자 하나뿐이고 나머지는 서로 다른 것을 적습니다.

일을 나눠 적은 표에는 대체로 업무 내용과 그 일이 얼마나 자주 생기는지, 그리고 누가 맡는지가 들어갑니다. 기획이나 재무회계, 인사, 총무처럼 갈래를 나누고 그 아래에 항목을 늘어놓는 방식이 흔합니다.

그 옆에 자주 놓이는 또 다른 문서가 있습니다. 직무 하나를 놓고 그 목적과 하는 일과 방법, 요구되는 자격과 책임, 어느 정도가 제대로 한 것인지를 적어 두는 문서입니다. 이것과 짝을 이루는 문서는 일의 특성보다 그 일을 하려면 사람이 무엇을 갖춰야 하는지에 무게를 둡니다.

세 문서를 나란히 놓으면 성격이 갈립니다. 짜임을 그린 그림은 조직을 보고, 일을 나눠 적은 표는 업무를 보고, 직무를 적은 문서는 자리 하나를 깊이 봅니다. 아래 표는 그 갈래를 정리한 것입니다.

네 줄을 위에서 아래로 읽으면 시야가 점점 좁아집니다. 회사 전체에서 시작해 업무 단위로, 다시 자리 하나로, 마지막에는 그 자리에 앉을 사람으로 내려옵니다. 어느 층의 물음에 답하려는지에 따라 꺼낼 문서가 정해집니다.

네 문서 모두 법이 정해 준 서식을 찾지 못했습니다. 시중에 도는 판이 서로 조금씩 다른 것은 그래서입니다. 어느 판이 맞느냐를 따지기보다 회사가 답해야 하는 물음이 무엇인지부터 정하는 편이 빠릅니다.

결정적인 차이는 누가 정하느냐입니다

그림의 어떤 칸은 회사가 마음대로 그릴 수 없습니다.

일을 나눠 적은 표는 대체로 실무에서 손봅니다. 어느 팀이 하던 일을 다른 팀으로 옮기기로 했다면 표의 담당자 칸을 고치고 공유하면 됩니다. 그 결정을 이사회까지 올려야 한다고 생각하는 사람은 없습니다.

그림은 다릅니다. 상자 몇 개는 회사가 임의로 그리거나 지울 수 없고, 그것이 생기고 없어지려면 정해진 절차를 거쳐야 합니다.

중요한 자산의 처분 및 양도, 대규모 재산의 차입, 지배인의 선임 또는 해임과 지점의 설치·이전 또는 폐지 등 회사의 업무집행은 이사회의 결의로 한다.

상법 제393조 제1항

여러 항목 가운데 그림과 곧바로 이어지는 것은 마지막 갈래입니다. 지점을 새로 여는 일, 옮기는 일, 닫는 일이 이사회 결의 사항으로 적혀 있습니다. 지점 하나가 그림에서는 상자 하나이지만, 그 상자는 실무에서 그려 넣는다고 생기는 것이 아닙니다.

지배인을 두거나 그만두게 하는 일도 같은 줄에 있습니다. 그림에서 어떤 자리에 누구를 앉히느냐가 이사회를 거쳐야 하는 경우가 있다는 뜻입니다. 이 조문은 2001년 개정으로 지금의 형태가 되었고, 중요한 업무집행을 대표이사에게 넘겨 버리지 못하게 하려는 취지로 설명됩니다.

그래서 두 문서를 가르는 실질적인 선은 여기 있습니다. 표는 고치면 되는 문서이고, 그림에는 고치기 전에 결의를 거쳐야 하는 칸이 섞여 있습니다. 둘을 같은 무게로 다루면 절차가 빠진 채로 그림만 먼저 바뀌는 일이 생깁니다.

맨 윗칸이 왜 이사회인가

그림의 꼭대기에 놓인 상자는 장식이 아니라 감독하는 자리입니다.

회사의 짜임을 그린 그림은 대개 위쪽에 주주총회와 이사회를 두고 그 아래에 대표이사를 놓습니다. 그림을 그리는 사람은 관행이라 그렇게 하지만 그 위치에는 근거가 있습니다.

같은 조문이 이사회는 이사의 직무 집행을 감독한다고 정하고 있고, 이사는 석 달에 한 번 이상 업무의 집행 상황을 이사회에 보고하도록 하고 있습니다. 아래에서 위로 정기적으로 올라가는 보고와 위에서 아래를 향한 감독이 함께 적혀 있는 것입니다.

그림에서 위아래가 뜻하는 것도 바로 그 관계입니다. 위에 있는 상자는 아래 상자를 감독하고, 아래 상자는 위에 보고합니다. 그러니 이사회를 대표이사와 나란히 옆에 그려 두거나 자문기구처럼 점선으로 붙여 두면 실제 관계와 어긋난 그림이 됩니다.

일을 나눠 적은 표에는 이런 층이 없습니다. 항목을 위에 적었든 아래에 적었든 순서일 뿐 감독과 보고를 뜻하지 않습니다. 같은 사람 이름이 두 문서에 나와도 그 위치가 가리키는 것이 전혀 다릅니다.

바뀌는 시점이 서로 다릅니다

한쪽은 조직이 움직일 때, 다른 한쪽은 일이 옮겨 갈 때 손봅니다.

그림은 부서를 합치거나 나눌 때, 사람이 자리를 옮길 때, 새 단위를 만들 때 바뀝니다. 사건이 눈에 보이기 때문에 손봐야 한다는 사실을 놓치기 어렵습니다.

표는 다릅니다. 조직이 그대로여도 어떤 일이 이 팀에서 저 팀으로 넘어가는 일은 수시로 생깁니다. 이런 이동은 발령이 나지도 않고 공지가 붙지도 않아서 표만 조용히 낡습니다. 반대로 조직을 개편하면 그림은 새로 그리면서 표는 예전 것을 그대로 두는 일도 흔합니다.

두 문서가 따로 놀면 특유의 상태가 생깁니다. 그림에는 있는 팀이 표에는 없거나, 표에 적힌 담당자가 그림에서는 다른 부서에 있는 식입니다. 어느 쪽이 맞는지 아무도 확신하지 못한 채로 두 문서가 함께 돌아다닙니다.

그래서 실무에서는 둘을 붙여 두는 방법을 씁니다. 아래 네 단계가 그중 흔한 방식입니다.

1. 조직이 바뀌기로 정해진 때결의가 필요한 칸이 있는지부터 확인합니다
2. 그림을 새로 그린 직후없어진 부서와 새로 생긴 부서를 표에 옮깁니다
3. 표를 고칠 때담당자 칸이 그림의 소속과 어긋나지 않는지 맞춰 봅니다
4. 두 문서를 배포할 때같은 날짜를 적어 함께 갱신되었음을 남깁니다

첫 단계를 빠뜨리는 일이 가장 잦습니다. 그림부터 그려 놓고 나중에 절차를 밟으면 순서가 뒤집힙니다. 결의가 필요한 칸이 섞여 있는지 확인하는 데는 오래 걸리지 않습니다.

네 번째 단계는 품이 거의 들지 않으면서 다툼을 크게 줄입니다. 두 문서에 같은 날짜가 적혀 있으면 어느 쪽이 최신인지 물어볼 일이 없어지고, 날짜가 다르면 오래된 쪽을 먼저 의심할 근거가 생깁니다.

어느 것을 먼저 만들어야 하나

자리를 먼저 정하고 일을 나누는 순서가 자연스럽습니다.

처음 두 문서를 만드는 회사라면 순서가 고민됩니다. 결론부터 말하면 짜임을 먼저 그리는 편이 수월합니다. 어떤 단위가 있는지 정해지지 않은 상태에서 일을 나누면, 나중에 단위가 정해질 때 표를 통째로 다시 짜게 됩니다.

반대의 경우도 있습니다. 이미 일이 굴러가고 있는데 짜임만 없는 상태라면, 지금 누가 무엇을 하고 있는지를 먼저 적고 그 묶음을 보면서 단위를 정하는 방식이 낫습니다. 없는 조직을 상상해 그려 놓고 사람을 끼워 맞추는 것보다 실제와 가까운 그림이 나옵니다.

어느 쪽으로 시작하든 두 문서가 서로를 검산해 준다는 점은 같습니다. 표에 있는 일이 그림의 어느 상자에도 들어가지 않는다면 단위 하나가 빠진 것이고, 그림에 있는 상자에 대응하는 일이 표에 없다면 그 상자가 실체가 있는지 물어봐야 합니다.

마지막으로 하나만 덧붙입니다. 두 문서 어느 쪽에도 법이 정해 준 판이 없다는 사실은 자유롭다는 뜻이기도 하지만, 회사가 스스로 기준을 세워야 한다는 뜻이기도 합니다. 남의 판을 가져다 쓰더라도 우리 회사가 답해야 하는 물음이 무엇인지는 직접 정하십시오.

자주 묻는 질문