회의록 참석자 서명을 빠뜨렸을 때

회의록 마스터·7분·2027.04.12

물음의 전제부터 확인해야 합니다

참석했으면 서명한다는 생각이 널리 퍼져 있는데, 조문은 그렇게 되어 있지 않습니다.

회의가 끝나고 서류를 정리하다 서명란이 비어 있는 것을 보면 마음이 급해집니다. 참석한 사람을 다시 찾아다녀야 하나 싶고, 늦게라도 받아 두어야 하는지 고민하게 됩니다.

그런데 그 걱정의 앞에 확인할 것이 하나 있습니다. 그 회의의 기록에 이름을 남겨야 하는 사람이 정말 참석자 전원이었는가입니다. 이 물음에 답하고 나면 걱정의 크기가 달라지는 경우가 많습니다.

법이 서명자를 지정해 둔 자리는 몇 군데뿐입니다. 그리고 그 몇 군데 어디에서도 참석한 사람 전부를 요구하지 않습니다. 상법이 정한 두 자리와 민법이 정한 한 자리 모두 이름이 붙은 특정한 지위를 가리킵니다.

반대로 부서 회의나 프로젝트 회의에는 서명자를 정한 조항 자체가 없습니다. 그러니 서명을 못 받았다는 말이 무엇을 뜻하는지도 회의체마다 완전히 달라집니다.

회의체마다 이름을 남기는 사람이 다릅니다

누가 서명하는가는 조문이 정해 두었고, 회의체가 바뀌면 그 사람도 바뀝니다.

주주총회 쪽부터 봅니다. 상법은 주주총회 의사록에 의사의 경과요령과 그 결과를 적고 의장과 출석한 이사가 기명날인하거나 서명하도록 정해 두었습니다. 주주가 몇 명이 참석했든 여기에 주주는 들어오지 않습니다.

이사회 쪽은 대상이 다릅니다. 이사회 의사록에는 출석한 이사와 감사가 이름을 남깁니다. 여기서는 의장이 따로 지목되지 않고 출석한 이사 전체가 대상이 되는데, 이사회는 이사들이 모이는 자리이므로 결과적으로 참석자와 겹치는 부분이 커집니다.

사단법인의 총회는 민법이 정합니다. 의사록에 의사의 경과와 요령 및 결과를 적고 의장 및 출석한 이사가 기명날인하도록 되어 있습니다. 상법 쪽과 문언이 닮았지만 완전히 같지는 않습니다.

아래 표는 세 조문과 일반 회의를 한자리에 놓은 것입니다. 각 조문의 전문은 다른 편들이 나누어 다루고 있으니, 자기 회의체에 해당하는 줄의 근거를 따라가시면 됩니다.

표를 세로로 읽으면 한 가지가 분명해집니다. 법이 지목하는 것은 그 자리에 왔는가가 아니라 어떤 지위에 있는가입니다. 그래서 참석했다는 사실만으로 서명 대상이 되지 않고, 참석하지 않았다면 지위가 있어도 대상이 되지 않습니다.

감사가 없는 회사에서 이사회 의사록의 서명을 어떻게 처리하는지는 이 클러스터가 확인하지 못했습니다. 조문의 문언이 출석한 이사 및 감사라는 것까지만 전해 드리고, 그 밖의 판단은 전문가의 검토에 맡기시기 바랍니다.

기명날인 또는 서명 — 둘 중 하나입니다

도장과 사인을 둘 다 받아야 한다고 정한 조문은 없습니다.

상법의 두 조문은 모두 기명날인 또는 서명이라고 적고 있습니다. 이름을 적고 도장을 찍는 방식과 서명하는 방식 가운데 하나를 갖추면 된다는 뜻입니다. 실무에서 둘 다 받아 두는 경우가 있는데, 그것은 조문이 요구해서가 아닙니다.

다만 민법 제76조 제2항은 문언이 조금 다릅니다. 그쪽에는 기명날인만 적혀 있고 또는 서명이라는 말이 붙어 있지 않습니다. 그렇다고 도장이 아니면 안 된다고 단정할 일도 아닙니다. 확인된 것은 문언이 그렇다는 사실까지입니다.

간인이나 직인에 관해서도 자주 질문을 받습니다. 여러 장짜리 의사록에 간인을 찍어야 한다거나 법인 인감을 찍어야 한다는 이야기가 도는데, 그것을 요구하는 조항은 확인되지 않았습니다. 관행으로 하는 것과 법이 요구하는 것을 갈라 두시는 편이 좋습니다.

그리고 서명이 빠진 경우에 그 결의 자체가 어떻게 되는지는 이 클러스터가 확인하지 못한 영역입니다. 무효가 된다고도, 아무 문제 없다고도 말씀드릴 수 없습니다. 실제로 그런 상황에 놓이셨다면 문서만 보고 판단하지 마십시오.

출석과 서명은 서로 다른 무리입니다

누가 몇 명 왔는가와 누가 이름을 적는가는 조문에서 다른 사람을 가리킵니다.

서명 이야기를 하다 보면 출석 이야기와 자꾸 섞입니다. 두 가지가 같은 종이 위에 나란히 적혀 있어서 그렇습니다. 그러나 조문에서 두 항목은 서로 다른 무리를 가리킵니다.

출석은 그 회의가 성립했는지, 그리고 결의가 어떻게 이루어졌는지를 말해 주는 항목입니다. 몇 명이 왔고 그 가운데 몇이 찬성했는지가 여기 걸립니다. 주주총회와 이사회는 이 부분이 조문으로 정해져 있습니다.

서명은 그 문서를 누가 확인했는지를 말해 주는 항목입니다. 회의가 어떻게 성립했는지와는 다른 이야기이고, 그래서 서명자로 지정된 사람이 출석자 전체보다 적은 것이 자연스럽습니다.

이 둘을 섞으면 이상한 결론이 나옵니다. 참석한 사람이 다 서명해야 한다고 여기면 주주가 수백 명인 회사의 주주총회 의사록은 만들 수 없는 문서가 됩니다. 출석과 성원을 어떻게 표기하는지는 따로 한 편을 두어 정리했습니다.

일반 회의록에서 서명을 받는 이유는 다릅니다

법이 요구해서가 아니라, 누가 이 기록을 확인했는지를 남기기 위해서입니다.

부서 회의의 기록에는 서명자를 정한 조항이 없습니다. 그러니 서명란이 비어 있어도 무엇을 어긴 것이 아닙니다. 그런데도 많은 조직이 서명이나 확인란을 두는 데는 다른 이유가 있습니다.

회의록은 회의가 끝난 뒤 한 사람이 정리한 문서입니다. 정리하는 과정에서 해석이 들어가는 것을 피할 수 없고, 그 해석이 참석자들의 이해와 어긋날 수 있습니다. 확인란은 그 어긋남을 회의록이 확정되기 전에 잡아내는 자리입니다.

그래서 일반 회의록에서 중요한 것은 이름의 개수가 아니라 확인이 실제로 이루어졌는가입니다. 작성자와 확인자 두 사람만 적혀 있어도 누가 만들고 누가 검토했는지가 남습니다. 아무도 적혀 있지 않으면 그 문서에 대해 물어볼 사람조차 특정되지 않습니다.

다만 그 결의로 등기를 하는 경우라면 이야기가 달라집니다. 등기 신청서류에 붙는 의사록은 인증 절차를 거치게 되고, 그 자리에서 서명이나 기명날인이 확인됩니다. 어떤 경우에 그 절차가 필요한지는 공증을 다룬 편에 정리해 두었습니다.

서명을 빠뜨렸다는 걱정으로 이 글을 여셨다면, 확인 순서를 뒤집어 보시기 바랍니다. 무엇이 빠졌는지를 세기 전에 무엇이 필요했는지를 먼저 정하는 것입니다.

필요했던 것이 확인되고 나면 대개 할 일은 단순해집니다. 지정된 사람의 이름이 빠졌다면 그것을 채우고, 애초에 필요 없던 이름이었다면 채우지 않아도 됩니다.

자주 묻는 질문