회의록 참석자와 성원 여부 표기

회의록 마스터·8분·2027.03.31

성원이라는 말은 조문에 없습니다

회의록 첫 줄의 성원 보고는 실무의 관행이지 법이 정한 표기가 아닙니다.

회의록 서식을 열면 첫 줄에 성원 여부를 적는 칸이 있는 경우가 많습니다. 성원 보고라는 순서가 회의 진행 대본에 들어 있기도 합니다. 그래서 이것이 법이 요구하는 항목이라고 생각하기 쉽습니다.

그런데 법령을 찾아보면 성원이라는 낱말이 나오지 않습니다. 조문이 쓰는 말은 의결정족수이고, 그것도 특정한 회의체를 정해 놓고 그 회의체에 관해서만 정합니다. 모든 회의에 공통으로 적용되는 성원의 기준 같은 것은 없습니다.

그러니 사내 회의의 회의록에 성원 요건 충족이라고 적어 두어도 그 문장이 가리키는 법적 기준은 존재하지 않습니다. 조직의 회칙이나 사규가 정한 것이 있다면 그것이 기준이고, 그런 규정도 없다면 그 줄은 사실상 아무것도 말하지 않는 문장입니다.

이 글은 두 가지를 갈라 놓습니다. 법이 정족수를 정해 둔 자리와 그렇지 않은 자리입니다. 그리고 그렇지 않은 자리에서 참석자를 왜 적는지, 어떻게 적으면 쓸모가 있는지를 함께 봅니다.

먼저 뒤쪽부터 보겠습니다. 근거가 없는데도 참석자를 적는 데에는 분명한 이유가 있습니다.

그런데도 참석자를 적는 이유

남기려는 것은 정족수를 채웠다는 사실이 아니라 누가 결정에 관여했는가입니다.

법이 요구하지 않는데도 거의 모든 회의록이 참석자를 적습니다. 관행이라서가 아니라 그 줄이 실제로 일을 하기 때문입니다. 그 일은 정족수와 무관합니다.

가장 큰 쓸모는 결정의 범위를 보여 주는 것입니다. 어떤 결정이 있었다고 할 때 그것이 세 사람이 모여 정한 것인지 관련 부서가 모두 모여 정한 것인지는 전혀 다른 이야기입니다. 참석자 명단이 그 차이를 한눈에 보여 줍니다.

두 번째는 빠진 사람을 드러내는 것입니다. 실무에서 문제가 되는 것은 대개 참석한 사람이 아니라 참석했어야 하는데 자리에 없던 사람입니다. 불참자를 함께 적어 두면 뒷날 그 결정이 왜 그 사람에게 공유되지 않았는지가 설명됩니다.

세 번째는 시점입니다. 회의 중간에 들어오거나 먼저 나간 사람이 있으면 그 시각을 적어 둡니다. 어떤 안건의 결정에 그 사람이 있었는지 없었는지가 갈리기 때문입니다.

여기까지가 법이 관여하지 않는 자리의 이야기였습니다. 다음 절부터는 반대편입니다. 숫자가 조문에 적혀 있고, 못 채우면 결의 자체가 흔들리는 자리입니다.

법정 회의체는 사정이 다릅니다

주주총회와 이사회는 채워야 할 수가 조문에 있고, 그 수가 서로 다릅니다.

상법은 주주총회와 이사회에 관해 결의가 성립하기 위한 요건을 따로 정해 두었습니다. 이 자리에서는 몇 명이 왔는지가 형식적인 기록이 아니라 결의의 성립과 직결되는 사실이 됩니다.

주주총회의 일반적인 결의는 두 개의 조건을 함께 봅니다. 출석한 주주의 의결권의 과반수를 얻어야 하고, 동시에 발행주식총수의 4분의 1 이상이어야 합니다. 사람 수가 아니라 의결권을 기준으로 센다는 점이 사내 회의와 다른 지점입니다.

이사회는 사람 수로 셉니다. 이사 과반수가 출석하고 그 출석한 이사의 과반수가 찬성해야 합니다. 여기에 더해 정관으로 그 비율을 더 높게 정할 수 있으므로, 회사마다 기준이 다를 수 있다는 점을 확인해야 합니다.

안건에 따라서는 보통의 결의보다 무거운 요건이 따로 걸리는 경우가 있습니다. 어떤 안건이 거기 해당하고 요건이 무엇인지는 상법이 정하고 있으므로, 그런 안건을 다루실 때는 해당 조문을 확인하십시오. 이 글에서는 수치를 적지 않겠습니다.

표의 두 줄을 섞지 마십시오. 이사회 기준을 주주총회에 대거나 그 반대로 하면 그 자리에서 틀립니다. 어느 회의체의 이야기인지를 밝히지 않은 정족수 설명이 가장 위험합니다.

그리고 못 채웠을 때 어떻게 되는지는 조심해서 말씀드리겠습니다. 결의가 곧바로 무효라고 단정하지는 않겠습니다. 다만 요건을 채우지 못한 결의는 뒷날 다투어질 수 있고, 그때 근거가 되는 것이 바로 의사록의 출석 기록입니다.

그래서 법정 회의체의 의사록은 숫자로 적습니다

성원 충족이라는 문장 대신 세어 볼 수 있는 수치를 적어야 합니다.

앞 절의 요건을 확인하려면 회의록에 무엇이 남아 있어야 하는지가 정해집니다. 성원이 되었다는 서술로는 확인할 수 없습니다. 읽는 사람이 직접 세어 볼 수 있어야 합니다.

주주총회라면 발행주식총수와 출석한 주주의 의결권 수가 함께 있어야 두 조건을 대어 볼 수 있습니다. 하나만 있으면 나머지 조건은 확인되지 않습니다.

이사회라면 재적 이사 수와 출석 이사 수, 그리고 찬성한 이사 수가 필요합니다. 감사가 출석했다면 그 사실도 적습니다. 서명자에 감사가 들어가기 때문입니다.

아래 네 단계는 법정 회의체의 의사록에서 출석 부분을 채우는 순서입니다. 사내 회의라면 이 정도까지 하실 필요는 없고, 재적과 출석 인원 정도만 적어도 충분합니다.

1. 모수를 먼저 적는다주주총회라면 발행주식총수를, 이사회라면 재적 이사 수를 적습니다. 이 숫자가 없으면 뒤의 수치를 읽을 수 없습니다.
2. 출석 현황을 적는다출석한 주주의 의결권 수 또는 출석한 이사 수를 적습니다. 감사가 출석했다면 함께 적습니다.
3. 개회 시각과 변동을 적는다중간에 들어오거나 나간 사람이 있으면 그 시각을 남깁니다. 안건별로 출석 상태가 달라질 수 있습니다.
4. 안건별 결과를 수치로 적는다찬성과 반대의 수를 적습니다. 이사회라면 반대한 사람과 그 이유도 조문이 요구하는 항목입니다.

네 번째 단계에서 반대 의견까지 언급한 이유는 이사회 의사록의 기재사항이기 때문입니다. 자세한 내용은 이사회 의사록의 법적 요건에서 조문과 함께 보실 수 있습니다.

마지막으로 자주 섞이는 두 낱말을 갈라 두겠습니다.

출석한 사람과 서명하는 사람은 다릅니다

참석자 명단을 적는 줄과 이름을 올려 도장을 찍는 줄은 서로 다른 줄입니다.

회의록에서 가장 자주 혼동되는 자리가 여기입니다. 참석자를 적었으니 그 사람들이 서명하면 되겠다고 생각하는 것입니다. 조문은 그렇게 되어 있지 않습니다.

주주총회의 경우 서명하는 것은 의장과 출석한 이사입니다. 주주가 몇 명 참석했든 그 사람들이 문서에 이름을 올리지 않습니다. 이사회는 출석한 이사 및 감사가 올립니다.

그래서 출석 기록과 서명란은 서로 다른 목적을 갖습니다. 앞의 줄은 결의 요건을 확인하기 위한 것이고, 뒤의 줄은 이 문서가 그 회의를 제대로 옮겼음을 조문이 정한 사람이 확인하는 자리입니다. 채워야 할 사람의 범위가 처음부터 다릅니다.

사내 회의에는 서명자를 정한 조문이 아예 없습니다. 그러니 참석자 전원의 서명을 받으려고 며칠씩 문서를 돌릴 이유도 없습니다. 작성자와 확인자를 정해 두는 정도로 충분한 경우가 대부분입니다.

정리하면 이 글의 답은 두 줄입니다. 성원이라는 말은 법에 없고, 세어야 할 수는 회의체마다 다릅니다.

빠뜨린 서명을 뒤늦게 발견했을 때 어떻게 다루어지는지는 참석자 서명을 빠뜨렸을 때 편에서 회의체별로 정리했습니다.

자주 묻는 질문