회의록 필수 기재사항

회의록 마스터·9분·2027.03.30

묻기 전에 갈라야 하는 것이 있습니다

법이 이름을 붙여 두지 않은 회의에는 채워야 할 항목이라는 개념 자체가 없습니다.

필수 기재사항을 찾는 분들은 대개 하나의 표준 목록이 어딘가에 있다고 생각하고 검색을 시작합니다. 그런 목록은 없습니다. 회의체마다 다른 조문이 각자의 항목을 정해 두었을 뿐입니다.

출발점은 작성 의무입니다. 어떤 회의의 기록을 만들라고 법이 요구했다면 그 자리에는 무엇을 적을지도 함께 적혀 있습니다. 반대로 만들라는 요구가 없는 회의라면 무엇을 적으라는 요구도 있을 수 없습니다. 필수 항목은 작성 의무에 딸려 오는 것이기 때문입니다.

사내 회의, 부서 회의, 프로젝트 회의는 뒤쪽입니다. 이런 자리의 기록을 남기라고 정한 일반 법률이 없으므로 무엇을 빠뜨렸다고 문제 삼을 근거도 없습니다. 그렇다고 아무것도 적을 필요가 없다는 뜻은 아니고, 다만 그 기준을 정하는 주체가 법이 아니라 조직이라는 뜻입니다.

앞쪽에 해당하는 자리는 생각보다 좁습니다. 주주총회와 이사회, 그리고 개별법이 따로 정해 둔 몇몇 회의체입니다. 이 글은 그 좁은 자리들이 각각 무엇을 요구하는지 조문에서 확인하고, 그다음에 요구하지 않는 것들을 갈라 놓습니다.

순서대로 보겠습니다. 먼저 주주총회입니다. 이 조문이 다른 회의체를 읽는 기준자 역할을 하기 때문입니다.

주주총회 의사록이 요구하는 것은 둘입니다

상법이 적으라고 한 것은 경과요령과 결과이고, 발언을 옮기라는 말은 어디에도 없습니다.

주식회사의 주주총회에는 기록을 만들 의무가 조문으로 정해져 있습니다. 상법이 그 문서를 총회의 의사록이라 부르며 무엇을 적고 누가 서명할지를 함께 정해 두었습니다. 문장이 짧아 지나치기 쉬운데 실무에서 걸리는 지점이 대부분 이 안에 있습니다.

조문을 읽을 때 눈여겨볼 곳은 세 군데입니다. 첫째, 적으라고 한 것은 의사의 경과요령과 그 결과 둘입니다. 어떤 안건을 어떤 순서로 다루어 어떻게 마무리되었는지를 요약하라는 것이지, 오간 말을 그대로 옮기라는 것이 아닙니다. 요령이라는 낱말이 그 점을 분명히 하고 있습니다.

둘째, 서명하는 사람이 의장과 출석한 이사입니다. 그날 참석한 주주가 아닙니다. 주주가 수백 명 참석했더라도 문서에 이름을 올리고 도장을 찍는 것은 의장과 출석한 이사입니다.

셋째, 기명날인 또는 서명입니다. 둘 중 하나면 됩니다. 도장과 자필 서명을 모두 받아야 한다고 안내하는 곳이 있지만 조문의 접속사는 「또는」입니다.

제373조(총회의 의사록) ① 총회의 의사에는 의사록을 작성하여야 한다. ② 의사록에는 의사의 경과요령과 그 결과를 기재하고 의장과 출석한 이사가 기명날인 또는 서명하여야 한다.

상법 제373조

이 두 항이 이 클러스터 전체의 기준자입니다. 다른 회의체의 조문을 읽을 때도 같은 세 군데를 확인하시면 됩니다. 무엇을 적는가, 누가 서명하는가, 서명의 방식은 무엇인가입니다.

어느 수준까지 옮겨 적어야 하는지는 경과요령이라는 낱말 하나에 달려 있습니다. 그 수준을 실제 문장으로 어떻게 잡을지는 발언을 어디까지 옮겨 적나에서 따로 다룹니다.

회의체가 달라지면 목록도 달라집니다

같은 상법 안에서도 주주총회와 이사회의 요구가 다릅니다.

이사회의 기록에도 조문이 따로 있습니다. 그런데 요구하는 항목이 주주총회보다 늘어납니다. 안건과 경과요령과 결과에 더해 반대한 사람과 그 반대이유까지 적으라고 되어 있습니다. 서명자도 달라서 출석한 이사와 감사가 이름을 올립니다.

회사 밖으로 나가면 개별법의 자리가 나옵니다. 국·공립학교에 두는 운영위원회의 경우 시행령이 회의 일시와 장소, 참석자, 안건, 발언요지, 결정사항이 포함된 기록을 만들도록 정하고 있습니다. 우리 법령 가운데 항목을 이렇게 나열해 둔 조항은 드뭅니다.

그리고 사내 회의가 있습니다. 이 자리에는 대응하는 조문이 없습니다. 표의 마지막 줄이 비어 있는 것은 조사가 부족해서가 아니라 실제로 없기 때문입니다.

네 줄을 나란히 놓으면 이 글의 답이 그대로 보입니다. 필수 기재사항이라는 말은 회의체를 특정한 다음에야 뜻을 갖습니다.

표를 볼 때 주의할 것이 하나 있습니다. 왼쪽 세 줄의 항목을 모아 하나의 목록으로 만들어 쓰면 안 됩니다. 각 줄은 서로 다른 법률의 서로 다른 조문이고, 다른 회의체에는 적용되지 않습니다.

학교 운영위원회 쪽 조문은 적용 대상이 국·공립학교로 적혀 있습니다. 그 밖의 학교에 그대로 적용된다고 읽지 마십시오. 자세한 내용은 학교 운영위원회 회의록 편에 있습니다.

필수 항목으로 잘못 알려진 것들

법이 요구하지 않는 것을 요구한다고 믿는 데서 대부분의 수고가 생깁니다.

실무에서 회의록을 만들 때 반드시 넣어야 한다고 전해 내려오는 항목들이 있습니다. 그 가운데 상당수는 조문에서 근거를 찾을 수 없습니다. 근거가 없다는 것이 넣지 말라는 뜻은 아니지만, 없는 의무를 있다고 믿고 일하면 엉뚱한 곳에 힘이 들어갑니다.

가장 흔한 것이 참석자 전원의 서명입니다. 앞의 표에서 보셨듯이 조문이 정한 서명자는 회의체마다 다르고 어느 쪽도 참석자 전원이 아닙니다. 참석한 사람 모두에게 서명을 받으려다 회의가 끝난 뒤 며칠씩 문서가 떠도는 일이 여기서 나옵니다.

간인과 직인도 자주 나옵니다. 법정 의사록에 기명날인 또는 서명을 요구하는 조문은 있지만, 장마다 간인을 하라거나 법인 인감을 찍으라고 정한 조항은 확인되지 않습니다. 조직의 내부 규칙으로 정해 두었다면 그것을 따르면 되고, 법의 요구는 아닙니다.

유효기간과 보존 연수도 마찬가지입니다. 회의록에 발급일로부터 몇 개월 같은 유효기간을 정한 조문은 없습니다. 몇 년을 보관해야 하는지도 확인되지 않았고, 회사가 존속하는 동안 남겨 두는 편이 낫다는 것은 법이 아니라 실무의 권고입니다.

여기서 한 가지는 조심해서 말씀드리겠습니다. 조문이 요구하는 기재사항을 빠뜨렸을 때 그 결의 자체가 어떻게 되는지는 이 글에서 단정하지 않겠습니다. 확인하지 못한 자리입니다.

분명한 것은 조문에 적힌 항목이 있다면 그것을 채우는 편이 안전하다는 사실입니다. 등기 서류로 나가는 문서라면 특히 그렇습니다.

그러면 사내 회의에는 무엇을 적나

법이 정하지 않은 자리에서는 나중에 그 기록을 꺼내 볼 사람을 기준으로 정합니다.

요구하는 조문이 없다는 말은 자유롭다는 뜻이지 대충 해도 된다는 뜻이 아닙니다. 사내 회의의 기록은 뒷날 그때 무엇을 정했는지를 확인하는 유일한 자료가 됩니다. 그 쓰임을 기준으로 항목을 잡으면 대체로 어긋나지 않습니다.

기준을 세울 때 참고할 만한 틀이 하나 있습니다. 이사회 의사록의 기재 순서가 안건에서 경과요령을 거쳐 결과로 이어집니다. 법이 사내 회의에 이 순서를 요구하는 것은 아니지만, 결정을 남기는 문서로서 자연스러운 흐름이라 실무의 참고 틀로 쓸 만합니다.

여기에 실무에서 반드시 덧붙이게 되는 것이 담당자와 기한입니다. 무엇을 하기로 했는지만 적고 누가 언제까지 할지를 비워 두면, 다음 회의에서 같은 이야기를 처음부터 다시 하게 됩니다.

아래 다섯 단계는 사내 회의의 기록을 만들 때 순서대로 채워 넣는 항목입니다. 조직의 사정에 맞게 줄이거나 늘리셔도 됩니다.

1. 회의를 특정한다일시와 장소, 회의의 이름을 적습니다. 뒷날 같은 이름의 회의가 여럿 쌓였을 때 이 줄이 구분해 줍니다.
2. 누가 있었는지 적는다참석자와 불참자를 나누어 적습니다. 결정에 관여한 범위를 보여 주는 줄입니다.
3. 안건을 나눈다여러 주제를 한 덩어리로 쓰지 않고 안건별로 끊습니다. 나중에 찾아 읽는 사람이 필요한 대목만 볼 수 있습니다.
4. 논의와 결정을 구분해 적는다하기로 정한 것과 의견에 그친 것을 다른 문장으로 씁니다. 섞이면 뒷날 다투게 됩니다.
5. 담당자와 기한을 붙인다결정마다 실행할 사람과 시점을 적습니다. 법이 요구하는 항목은 아니지만 실무에서 가장 자주 쓰이는 줄입니다.

다섯 줄 어디에도 조문 번호가 붙지 않는 것은 그래야 하기 때문입니다. 이 자리에는 법이 관여하지 않습니다.

다만 그 회의가 주주총회나 이사회였다면 이야기가 완전히 달라집니다. 그때는 앞의 표로 돌아가 그 회의체의 조문이 요구하는 항목부터 채우십시오.

자주 묻는 질문