회의록과 의사록, 뭐가 다른가요

회의록 마스터·8분·2027.03.25

같은 회의를 두고 부르는 말이 둘입니다

한 회의에서 나온 종이 한 장을 어떤 자리에서는 회의록이라 하고 어떤 자리에서는 의사록이라 합니다.

주주총회를 마치고 서류를 정리하다 보면 곧 걸리는 자리가 있습니다. 사내에서는 줄곧 회의록이라 불러 왔는데, 법무사나 등기소에서는 의사록을 달라고 합니다. 같은 회의에서 나온 문서인데 부르는 말이 다르니 두 개를 따로 만들어야 하나 싶어집니다.

반대 방향의 혼란도 흔합니다. 팀 주간회의를 정리하면서 의사록이라고 적어 두면 더 격식 있어 보인다는 이유로 표지를 바꿔 다는 경우입니다. 그렇게 적어 두면 나중에 더 힘을 발휘할 것 같은 느낌이 들기 때문입니다.

두 장면 모두 같은 오해에서 출발합니다. 두 낱말이 서로 다른 두 종류의 문서를 가리킨다고 보는 것입니다. 그렇지 않습니다. 두 말은 나란히 놓인 것이 아니라 위아래로 놓여 있습니다.

이 글은 그 위아래를 먼저 세웁니다. 어느 쪽이 위에 있는 말인지, 그리고 아래쪽 낱말에는 무엇이 따라붙는지를 보고 나면 앞의 두 장면이 한꺼번에 풀립니다.

정리의 순서는 하나뿐입니다. 문서의 이름부터 보지 말고, 그 기록이 나온 회의가 어디였는지부터 보십시오.

상법이 쓰는 낱말은 하나뿐입니다

상법 조문에는 「회의록」이라는 말이 나오지 않습니다.

법이 어떤 문서에 이름을 붙여 두었다는 것은 그 문서에 관한 규칙을 함께 두었다는 뜻입니다. 그래서 조문이 어떤 낱말을 쓰는지부터 확인하면 어디까지가 법의 영역인지가 곧바로 드러납니다.

상법에서 주식회사의 기록을 다루는 조문은 두 곳입니다. 하나는 주주총회에 관한 것이고 다른 하나는 이사회에 관한 것인데, 두 조문 모두 제목에 「의사록」이라는 말을 걸고 있습니다. 각각 총회의 의사록, 이사회의 의사록입니다.

그리고 그 두 조문을 포함해 상법에서 「회의록」이라는 용어는 찾을 수 없습니다. 법이 그 낱말을 쓰지 않는다는 것은 그 낱말에 대응하는 규칙도 상법에 없다는 뜻입니다. 사단법인의 총회를 다루는 민법 쪽에서도 사정은 같아서, 그 조문 역시 의사록이라는 말을 씁니다.

그러니 두 낱말의 관계는 이렇게 세워집니다. 의사록은 법이 대상과 항목과 서명자를 정해 둔 이름이고, 회의록은 회의에서 남기는 기록 전부를 아우르는 넓은 이름입니다. 아래 세 칸이 그 사실을 그대로 보여 줍니다.

여기서 한 가지를 미리 갈라 두겠습니다. 조문에 이름이 없다는 것은 그 기록이 쓸모없다는 뜻이 전혀 아닙니다. 법이 관여하지 않는다는 뜻일 뿐입니다.

관여하지 않는다는 것은 곧 요구하는 항목도 없고 벌도 없다는 말입니다. 그 자리에서 회의록을 남길지 말지는 조직이 스스로 정합니다.

네 줄로 맞대어 보면

둘의 차이는 항목의 차이가 아니라 그 기록에 조문이 따라붙느냐의 차이입니다.

층위가 다르다는 말만으로는 실무에서 무엇이 달라지는지 잡히지 않습니다. 그래서 자주 부딪히는 네 가지 물음으로 나누어 맞대어 보겠습니다. 법이 아는 이름인가, 만들 의무가 있는가, 안 만들면 어떻게 되는가, 어디에 쓰이는가입니다.

표를 볼 때 왼쪽 칸은 주주총회와 이사회의 기록이라고 생각하시면 됩니다. 오른쪽 칸은 팀 회의, 부서 회의, 거래처와의 협의처럼 법이 이름을 붙여 두지 않은 자리의 기록입니다.

네 줄 가운데 실무에서 가장 자주 문제가 되는 것은 셋째 줄입니다. 만들지 않았을 때의 결과가 완전히 다르기 때문입니다.

셋째 줄의 왼쪽은 상법상 의사록에 관한 이야기입니다. 팀 회의 기록을 남기지 않았다고 과태료를 무는 일은 없습니다. 이 선을 넘어 설명하는 글이 많으니 주의해서 읽으십시오.

만들지 않았을 때 회의체별로 무엇이 어떻게 갈리는지는 회의록을 남기지 않으면 생기는 문제에서 따로 정리했습니다.

표지를 고쳐 적는 것으로는 아무것도 달라지지 않습니다

그 회의에 어떤 조문이 붙는지는 문서를 만들기 전에 이미 정해져 있습니다.

가장 많이 나오는 물음이 여기 있습니다. 팀 회의 기록의 표지를 의사록으로 바꿔 달면 그 문서가 법이 인정하는 문서가 되느냐는 것입니다. 그렇지 않습니다.

조문은 문서의 표지를 보고 작동하지 않습니다. 어떤 회의체에서 나온 결정인지를 보고 작동합니다. 주주총회에서 의결이 있었다면 그 회의에 상법이 붙고, 팀 회의에서 무엇을 정했다면 붙을 조문 자체가 없습니다. 종이에 무엇이라 적었는지는 그 판단에 끼어들지 않습니다.

반대 방향도 마찬가지입니다. 주주총회에서 만든 기록에 회의록이라고 적어 두었다고 해서 상법이 비켜 가지 않습니다. 실무에서는 그 문서를 주주총회 회의록이라고 부르는 경우가 훨씬 흔한데, 그렇게 불러도 아무 문제가 없습니다. 다만 부르는 말과 무관하게 조문이 요구하는 항목과 서명이 갖추어져 있어야 합니다.

그래서 이 물음의 답은 한 줄로 줄어듭니다. 이름을 어떻게 붙일지 고민하는 시간에, 그 회의가 어느 회의체였는지부터 확인하는 편이 빠릅니다.

여기까지가 이 글의 뼈대입니다. 남은 것은 지금 손에 든 문서가 어느 쪽인지를 가리는 일입니다.

지금 만드는 기록이 어느 쪽인지 가리는 법

물어볼 것은 하나뿐입니다. 이 결정을 한 자리가 법이 이름을 붙여 둔 회의체인가.

문서를 앞에 두고 판단이 서지 않을 때는 회의로 되돌아가면 됩니다. 그 회의를 소집한 근거가 무엇이었는지, 그 자리에서 한 결정이 회사 바깥으로 나갈 성질의 것인지를 보면 대개 갈립니다.

주주총회와 이사회는 상법이 소집 절차부터 결의 방법까지 정해 둔 회의체입니다. 그런 자리의 기록에는 처음부터 조문이 따라붙습니다. 반면 부서 회의나 프로젝트 회의는 조직이 필요에 따라 여는 자리이므로 조문이 붙을 구석이 없습니다.

아래 다섯 줄 가운데 하나라도 해당한다면 그 기록은 법이 이름을 붙여 둔 쪽에 가깝습니다. 그때는 기록을 남기는 방식부터 달라져야 합니다.

다섯 줄에 아무것도 걸리지 않는다면 마음 편히 쓰셔도 됩니다. 어떤 서식을 쓰든, 어떤 순서로 적든 법이 관여하지 않습니다.

마지막으로 이 글의 결론을 한 문장에 담아 두겠습니다. 주주총회에서 만든 기록을 회의록이라 불러도 되고 실무가 실제로 그렇게 부르지만, 상법이 요구하는 것을 갖추어야 의사록의 값을 합니다.

그 요구가 구체적으로 무엇인지는 회의체마다 다릅니다. 무엇을 적어야 하는지는 회의록 필수 기재사항에서, 이사회 쪽의 요건은 별도의 편에서 조문과 함께 보실 수 있습니다.

자주 묻는 질문