비영리단체 총회 회의록

회의록 마스터·8분·2027.04.05

먼저 갈라야 하는 것 — 우리 단체가 법인인가

같은 총회라도 법인으로 등록된 단체와 그렇지 않은 모임은 근거가 다릅니다.

비영리단체라는 말은 넓습니다. 등기를 마친 사단법인도 여기에 들어가고, 동네에서 모이는 모임이나 회비를 걷어 운영하는 동호회도 스스로를 그렇게 부릅니다. 그런데 총회 기록에 관한 규율은 이 둘이 같지 않습니다.

민법에는 법인의 총회에 관한 조문이 있습니다. 의사록을 만들고 무엇을 적으며 어디에 두어야 하는지가 그 안에 정해져 있습니다. 이 조문이 대상으로 삼는 것은 민법상 법인의 총회입니다.

법인이 아닌 모임은 그 조문의 대상이 아닙니다. 그렇다고 아무렇게나 남겨도 된다는 뜻은 아닙니다. 그 자리를 채우는 것이 그 단체의 정관이나 회칙입니다. 회칙에 총회의 기록에 관한 조항이 있으면 그것이 그 모임의 기준이 됩니다.

그러니 서식을 고르기 전에 확인할 것은 하나입니다. 우리 단체가 어느 쪽이냐입니다. 아래 목록으로 가늠할 수 있습니다.

법인 쪽이라면 민법의 조문이 그대로 걸립니다. 다음 절에서 그 조문을 봅니다.

민법이 총회의 의사록에 관하여 정한 것

작성, 기재사항과 서명, 비치가 세 항에 나뉘어 있습니다.

조문은 세 문장으로 되어 있습니다. 첫째 항이 의사록을 작성하라고 정하고, 둘째 항이 무엇을 적고 누가 기명날인하는지를 정하며, 셋째 항이 그것을 어디에 두는지를 정합니다. 문서 하나의 일생이 세 항에 나뉘어 담긴 셈입니다.

둘째 항이 부른 이름은 의사의 경과, 요령 및 결과입니다. 어떤 흐름으로 논의가 진행되었고 무엇이 정해졌는지를 남기라는 뜻으로 읽힙니다. 대화를 그대로 옮겨 적으라는 말은 조문에 없습니다.

서명하는 사람도 그 항에 있습니다. 의장 및 출석한 이사입니다. 그날 총회장에 있던 회원 전부가 아닙니다. 회원이 백 명 참석해도 조문이 지목한 사람은 의장과 그 자리에 나온 이사입니다.

셋째 항은 이사에게 비치 의무를 지웁니다. 두는 곳은 주된 사무소입니다. 담당자의 서랍이나 개인 계정이 아니라 단체의 사무소가 그 자리라는 점이 문장에 들어 있습니다.

① 총회의 의사에 관하여는 의사록을 작성하여야 한다. ② 의사록에는 의사의 경과, 요령 및 결과를 기재하고 의장 및 출석한 이사가 기명날인하여야 한다. ③ 이사는 의사록을 주된 사무소에 비치하여야 한다.

민법 제76조 (총회의 의사록)

세 항이 짧아서 지나치기 쉽지만, 이 안에 이 편에서 확인할 것이 모두 들어 있습니다.

회사 쪽 조문과 나란히 놓으면 낱말의 차이가 눈에 들어옵니다.

회사 쪽 조문과 나란히 놓아 보면

비슷해 보이지만 낱말이 하나씩 다릅니다.

주주총회에 관한 상법 조문도 기재사항과 서명, 비치를 정하고 있습니다. 두 조문을 나란히 놓으면 규율의 뼈대가 닮아 있다는 것을 알 수 있습니다. 회의를 열었으면 남기고, 정해진 사람이 이름을 적고, 정해진 곳에 둔다는 흐름입니다.

그런데 낱말이 하나씩 다릅니다. 기재사항을 부르는 말이 다르고, 서명하는 방식을 적은 부분이 다르며, 두는 곳도 다릅니다. 이 차이를 무시하고 회사용 서식을 그대로 옮겨 쓰면 조문과 어긋나는 문장이 남습니다.

가장 자주 어긋나는 것이 서명 부분입니다. 회사 쪽 조문에는 기명날인 또는 서명이라고 되어 있어 둘 중 하나면 됩니다. 그런데 총회에 관한 민법 조문에는 그 또는 서명이라는 말이 붙어 있지 않습니다.

두는 곳도 다릅니다. 회사 쪽은 본점과 지점이 함께 적혀 있고, 이 조문은 주된 사무소입니다. 지회나 지부를 둔 단체라면 이 차이를 확인해 둘 만합니다.

표의 가운데 줄이 다음 절의 주제입니다. 실무에서 물음이 가장 많이 몰리는 자리이기도 합니다.

도장이어야 하나, 사인이어도 되나

조문 문언에는 기명날인만 적혀 있습니다.

이 조문을 여러 차례 확인해 보아도 문언은 기명날인입니다. 회사 쪽 조문에 붙어 있는 또는 서명이라는 말이 이 문장에는 보이지 않습니다. 그러니 조문을 그대로 따르자면 이름을 적고 도장을 찍는 방식이 됩니다.

그렇다고 도장이 아니면 절대 안 된다고 단정하기는 조심스럽습니다. 법령은 개정되고, 이 글은 조문 문언을 확인한 데까지의 정보를 담고 있습니다. 단정을 붙이는 대신 이렇게 정리하는 편이 안전합니다.

즉 조문이 적어 둔 방식을 갖추어 두면 다툴 자리가 남지 않습니다. 의장과 출석한 이사의 이름을 적고 날인을 받아 두면 그 문장을 만족합니다. 반대로 조문에 없는 방식만으로 마무리하면, 나중에 그 점이 문제 될 여지를 남겨 두는 셈이 됩니다.

덧붙이면 민법에는 의사록의 작성과 비치에 관한 의무를 지키지 않은 경우를 다루는 과태료 조항이 있습니다. 다만 금액과 조문 번호는 이 글에서 확인하지 못했으므로 적지 않았습니다. 그 부분이 필요하면 최신 법령을 직접 확인하시기 바랍니다.

이 절의 결론은 하나입니다. 조문에 적힌 것을 그대로 갖추고, 적히지 않은 것에 대해서는 단정하지 않는 것입니다.

법인이 아닌 모임은 무엇을 기준으로 삼나

그 자리를 채우는 것은 그 단체의 정관과 회칙입니다.

법인으로 등록되지 않은 모임의 총회에는 앞의 조문이 걸리지 않습니다. 그렇다면 기준이 아예 없느냐 하면 그렇지 않습니다. 회칙에 총회의 소집과 의결, 기록에 관한 조항이 있으면 그것이 그 모임 안에서 기준으로 작동합니다.

회칙에 그런 조항이 없다면 이번 총회에서 정해 두는 것도 방법입니다. 무엇을 적을지, 누가 확인할지, 어디에 둘지를 한 번 정해 두면 다음부터는 그 기준을 따르면 됩니다. 회칙에 조항을 더하는 것 자체가 총회의 안건이 될 수 있습니다.

기준을 만들 때 참고할 만한 것이 앞에서 본 조문입니다. 법이 정해 둔 회의체들이 공통으로 요구하는 것은 결국 세 가지입니다. 무엇을 다루었는가, 어떻게 정해졌는가, 누가 그것을 확인했는가입니다.

아래 순서대로 정해 두면 회칙 조항 하나가 만들어집니다. 법이 요구해서가 아니라 그 모임이 스스로 정한 기준이라는 점이 다를 뿐입니다.

1. 총회의 기록을 남긴다는 것을 정합니다회칙에 한 줄만 있어도 다음 총회부터 기준이 생깁니다.
2. 적을 항목을 정합니다일시와 장소, 참석 현황, 안건, 논의 요지, 결정사항이 무난한 출발점입니다.
3. 확인하는 사람을 정합니다누가 작성하고 누가 확인해 확정하는지를 정해 두면 나중에 다툴 자리가 줄어듭니다.
4. 두는 곳을 정합니다단체의 사무소든 공동으로 접근할 수 있는 자리든, 개인에게 맡겨 두지 않는 것이 핵심입니다.
5. 회원이 볼 수 있는 방법을 정합니다요청이 왔을 때 어떻게 응할지가 정해져 있으면 같은 물음에 다른 답이 나가지 않습니다.

정리하면 이 편의 답은 처음의 갈림으로 돌아갑니다. 법인이면 민법이 정한 것을 그대로 갖추고, 법인이 아니면 회칙이 그 자리를 대신합니다.

어느 쪽이든 기록을 남기는 목적은 같습니다. 몇 해 뒤에 그 종이만 남았을 때 무엇을 정했는지가 그 안에서 읽히게 하는 것입니다.

자주 묻는 질문