온라인 회의도 회의록을 남겨야 하나요

회의록 마스터·8분·2027.04.13

온라인이냐가 아니라 어느 회의체냐가 먼저입니다

화면으로 열었다는 사실은 그 자체로 기록 의무를 만들지도 없애지도 않습니다.

회의를 화면으로 여는 일이 늘면서 가장 먼저 나오는 물음이 이것입니다. 한자리에 모여 앉지 않았는데도 예전과 같은 기록을 만들어야 하느냐는 것입니다.

여기에 한 줄로 답할 수가 없습니다. 기록을 만들라고 정한 조문들은 특정한 회의체에만 붙어 있고, 그 조문들이 기준으로 삼는 것은 회의를 어디서 열었는지가 아니라 누가 모여 무엇을 정하는가이기 때문입니다.

그래서 물음의 순서를 뒤집어야 합니다. 온라인이냐 오프라인이냐를 먼저 따지는 대신, 지금 열려는 것이 상법이 이름을 붙여 둔 이사회나 주주총회인지 아니면 부서 단위의 실무 회의인지를 먼저 확인하는 것입니다.

아래 표는 그 확인을 한 번에 하려고 만들었습니다. 가운데 열이 화면으로 여는 문제이고 오른쪽 열이 기록의 문제인데, 두 열이 서로 다른 이야기라는 점을 함께 읽어 주십시오.

표를 세로로 읽으면 가운데 열과 오른쪽 열이 나란히 움직이지 않는다는 것이 보입니다. 화면으로 여는 문제는 회의체마다 답이 갈리는데, 기록의 문제는 그와 상관없이 원래의 답을 그대로 유지합니다.

맨 아랫줄만 성격이 다릅니다. 부서 회의에는 애초에 기록을 만들라는 법이 없으므로, 온라인으로 옮겼다고 해서 새로 생기는 의무도 없습니다. 그 자리의 기준은 법이 아니라 조직의 필요입니다.

이사회에는 조문이 하나 붙어 있습니다

상법은 원격으로 참가한 이사를 직접 출석한 것으로 다룹니다.

회의체 가운데 온라인을 정면으로 다룬 조문이 있는 곳은 이사회입니다. 상법이 원격통신수단으로 결의에 참가하는 길을 열어 두면서, 그렇게 참가한 이사의 지위를 함께 정해 두었습니다.

핵심은 뒷문장입니다. 원격으로 참가한 이사를 이사회에 직접 출석한 것으로 본다고 못박아 두었기 때문에, 출석을 세는 자리에서 그 사람이 빠지지 않습니다. 정족수를 채웠는지를 따질 때 화면으로 들어온 사람도 그대로 머릿수에 들어갑니다.

그렇다면 기록 쪽은 어떻게 되는가. 출석으로 다루어지는 이상 의사록에 적어야 할 것도 줄어들지 않습니다. 온라인이라는 이유로 기재사항을 덜어도 좋다고 허용한 조문은 확인되지 않았습니다.

정관에서 달리 정하는 경우를 제외하고 이사회는 이사의 전부 또는 일부가 직접 회의에 출석하지 아니하고 모든 이사가 음성을 동시에 송수신하는 원격통신수단에 의하여 결의에 참가하는 것을 허용할 수 있다. 이 경우 당해 이사는 이사회에 직접 출석한 것으로 본다.

상법 제391조 제2항

이 조문이 다루는 것은 참가의 방식이지 문서의 내용이 아닙니다. 무엇을 적어야 하는지는 이사회 의사록을 따로 정한 조문에 있고, 그 요건은 이사회 의사록의 법적 요건을 다룬 편에 옮겨 두었습니다.

덧붙이자면 이사회 결의에 필요한 출석과 찬성의 비율도 같은 조의 다른 항에 있습니다. 참석자와 성원 여부를 어떻게 표기하는가를 다룬 편에서 그 부분을 정리했습니다.

음성 · 전원 · 정관 — 조문을 가르는 세 낱말

조문에서 실제로 일하는 낱말은 셋입니다. 이 셋을 잘못 읽으면 조문 전체가 반대로 읽힙니다.

첫째는 음성을 동시에 송수신한다는 대목입니다. 조문이 요구하는 것은 목소리가 실시간으로 오가는 상태이며, 얼굴이 보일 것을 요구하지 않았습니다. 그래서 카메라를 켜지 않은 화상회의나 여러 사람이 함께 연결된 전화도 이 요건을 만족할 수 있습니다.

둘째는 모든 이사가라는 대목입니다. 일부만 연결되어 있고 나머지는 연결되지 않은 상태는 조문이 그린 그림과 다릅니다. 회의실에 모인 사람들과 원격으로 들어온 사람이 섞인 자리라면, 그 자리에 있는 이사 전부가 서로의 목소리를 주고받을 수 있어야 합니다.

셋째가 가장 자주 뒤집혀 읽힙니다. 정관에서 달리 정하는 경우를 제외한다는 문구는 정관이 허락해야 원격 참가가 된다는 뜻이 아닙니다. 반대로 정관이 막아 두지 않았다면 할 수 있다는 구조입니다. 그러니 확인할 것은 허용 조항이 있는지가 아니라 금지 조항이 있는지입니다.

세 낱말을 두고 실무에서 자주 나오는 물음을 아래에 모았습니다. 어느 쪽도 회사의 정관을 대신하지는 않으므로, 실제로 열기 전에 정관을 먼저 펼쳐 보시는 편이 빠릅니다.

요건 밖으로 나가는 자리와 아직 움직이는 자리

채팅과 이메일로 오간 것은 이 조문이 그린 자리에 들어가지 않습니다.

원격 이사회를 다룬 조문이 잡아 둔 것은 목소리가 실시간으로 오가는 상태입니다. 그러니 메신저 대화방에 안건을 올리고 하나씩 답을 받는 방식이나, 이메일로 의견을 모아 정리하는 방식은 이 조문이 말하는 자리에 들어가지 않습니다.

그렇게 모은 의견이 어떤 값을 갖는지는 이 글이 답하지 않습니다. 그 물음은 조문 하나로 끝나지 않고 정관과 개별 사정을 함께 봐야 하는 자리이므로, 그런 방식으로 결정을 굳혀야 한다면 미리 전문가의 검토를 받는 편이 낫습니다.

주주총회 쪽도 지금은 단정해서 말할 수 없는 구간입니다. 주주총회를 전자적 방법으로 여는 제도가 상법 개정으로 도입되는 중이며 세부 사항은 시행령에 위임되어 있습니다. 적용 시점과 대상은 회사마다 다르므로 반드시 최신 법령을 확인하십시오.

이렇게 갈라 두면 온라인으로 열기 전에 확인할 것이 정리됩니다. 아래 목록은 이사회를 원격으로 여는 경우를 기준으로 만든 것이며, 표결이 걸린 자리일수록 하나씩 짚어 두는 편이 뒤탈이 적습니다.

마지막 항목을 따로 넣어 둔 까닭은 두 방식이 한자리에서 섞이기 쉬워서입니다. 목소리로 회의를 열어 놓고 표결만 대화방에서 받는 식으로 처리하면, 어느 규칙을 따른 회의인지가 흐려집니다.

섞지 않기로 정했다면 그 사실도 기록에 남겨 두십시오. 어떤 방식으로 열었는지를 첫머리에 한 줄 적어 두는 것만으로 나중에 되짚는 수고가 크게 줄어듭니다.

법정 요건이 없는 회의는 실무가 기준입니다

정한 법이 없다는 것은 아무렇게나 해도 된다는 뜻이 아니라, 기준을 조직이 정해야 한다는 뜻입니다.

부서 회의나 프로젝트 회의는 온라인으로 옮겨도 법이 새로 요구하는 것이 없습니다. 그래서 무엇을 남길지는 전적으로 조직의 필요에 달려 있는데, 화면으로 여는 회의에서는 오프라인에 없던 재료가 몇 가지 더 생깁니다.

첫째가 화면에 띄운 자료입니다. 한자리에 모였다면 종이로 돌렸을 것을 화면 공유로 대신하게 되는데, 그 화면은 회의가 끝나면 남지 않습니다. 그러니 무엇을 띄웠는지를 자료 이름과 판 번호로 본문에 적어 두어야 나중에 같은 것을 다시 열 수 있습니다.

둘째가 채팅창입니다. 말을 끊기 어려운 자리에서 의견이 채팅으로 올라오는 일이 잦은데, 그 창은 회의가 끝나면 닫힙니다. 안건에 관한 내용이라면 발언과 똑같이 다뤄 본문으로 옮기고, 잡담은 옮기지 않는 것으로 기준을 세워 두면 됩니다.

셋째가 참석 확인입니다. 한자리에 앉으면 눈으로 세면 되지만 화면에서는 접속만 해 두고 자리를 비운 경우가 섞입니다. 접속한 사람과 실제로 논의에 참여한 사람을 갈라 적어 두면 나중에 이 결정에 누가 관여했는지를 되짚을 수 있습니다.

덧붙여 회의체에 따라서는 중계나 방청이 규약으로 정해지기도 합니다. 아파트 입주자대표회의가 그런 경우이며, 그 회의체의 규칙은 아파트 입주자대표회의를 다룬 편에 따로 정리해 두었습니다.

회의를 자동으로 받아 적는 도구를 함께 쓰는 경우도 늘었습니다. 그 도구를 쓸 때 미리 정해 두어야 하는 것들은 녹취와 자동 기록 도구를 다룬 편에 모아 두었습니다.

정리하면 이 편의 답은 둘입니다. 법정 회의체라면 화면으로 열었다고 해서 만들 것이 줄지 않고, 그렇지 않은 회의라면 온라인에서 새로 생기는 재료를 어디에 담을지를 조직이 정해 두어야 한다는 것입니다.

자주 묻는 질문