아파트 입주자대표회의 회의록

회의록 마스터·8분·2027.04.03

법이 회의록이라는 낱말을 그대로 쓰는 드문 자리

조문에 회의록이라는 말이 그대로 들어 있습니다.

회사의 회의를 다루는 조문들은 의사록이라는 낱말을 씁니다. 그래서 회의록이라는 말은 법 바깥의 이름처럼 여겨지기 쉽습니다. 그런데 아파트로 오면 사정이 달라집니다. 공동주택관리법은 입주자대표회의의 기록을 회의록이라고 부르며 조문 안에서 다루고 있습니다.

그러니 이 편에서 상법을 꺼낼 일이 없습니다. 근거가 되는 법률이 다르고 회의체의 성격도 다릅니다. 주주나 이사가 아니라 그 단지에 사는 사람들이 당사자이고, 기록을 보는 사람도 그 단지의 입주자등입니다.

조문은 두 개의 항에 걸쳐 있습니다. 앞의 항이 작성과 보관을, 뒤의 항이 공개와 열람을 정합니다. 실무에서 물음이 몰리는 곳은 대개 뒤쪽입니다. 누가 볼 수 있느냐, 복사해 갈 수 있느냐가 그것입니다.

먼저 조문을 그대로 옮겨 두겠습니다. 이 편에서 확인해야 할 것이 여기에 다 들어 있습니다.

입주자대표회의는 그 회의를 개최한 때에는 회의록을 작성하여 관리주체가 보관하게 하여야 하며, 관리규약으로 정하는 바에 따라 입주자등에게 회의를 실시간 또는 녹화·녹음 등의 방식으로 중계하거나 방청하게 할 수 있다. 300세대 이상인 공동주택의 관리주체는 관리규약으로 정하는 범위·방법 및 절차 등에 따라 회의록을 입주자등에게 공개하여야 하며, 300세대 미만인 공동주택의 관리주체는 관리규약으로 정하는 바에 따라 공개할 수 있다. 이 경우 관리주체는 입주자등이 회의록의 열람을 청구하거나 자기의 비용으로 복사를 요구하는 때에는 관리규약으로 정하는 바에 따라 이에 응하여야 한다.

공동주택관리법 제14조 제8항·제9항 (입주자대표회의의 구성 등)

문장이 길지만 갈라 읽으면 어렵지 않습니다. 아래에서 작성과 보관, 공개, 열람의 순서로 하나씩 봅니다.

작성하는 쪽과 보관하는 쪽이 다릅니다

만드는 것은 입주자대표회의, 두는 것은 관리주체입니다.

조문의 첫 문장을 다시 보면 주어가 입주자대표회의입니다. 회의를 개최한 때에는 회의록을 작성하도록 하고, 그것을 관리주체가 보관하게 하여야 한다고 이어집니다. 한 문장 안에 두 주체가 들어 있는 셈입니다.

이 구조가 실무에서 자주 흐려집니다. 관리사무소가 회의에 배석해 기록을 정리하는 경우가 많다 보니, 작성까지 관리주체의 일로 여겨지기 쉽습니다. 그러나 조문이 작성을 지운 것은 회의를 연 쪽입니다. 관리주체에게 조문이 맡긴 것은 보관입니다.

그래서 실무에서는 초안을 누가 정리하든 마지막에 회의를 연 쪽이 내용을 확인하고 확정하는 절차를 두는 편이 안전합니다. 확정된 문서를 관리주체에 넘겨 보관하게 하는 것까지가 한 회차의 마무리입니다.

두 역할을 표로 갈라 두면 이렇습니다. 표의 오른쪽 칸이 비어 있으면 나중에 열람 청구가 왔을 때 곤란해지는 자리입니다.

세 줄이 모두 관리규약과 이어집니다. 조문이 세부를 관리규약에 맡겨 두었기 때문입니다.

다음은 이 편에서 가장 자주 묻는 부분입니다. 공개를 해야 하느냐입니다.

300세대가 갈림선입니다

공개하여야 한다와 공개할 수 있다가 세대수에서 갈립니다.

뒤의 항은 단지의 규모에 따라 다른 문장을 씁니다. 300세대 이상인 공동주택의 관리주체는 회의록을 입주자등에게 공개하여야 한다고 되어 있고, 300세대 미만인 공동주택의 관리주체는 관리규약으로 정하는 바에 따라 공개할 수 있다고 되어 있습니다.

법률 문장에서 하여야 한다와 할 수 있다는 무게가 다릅니다. 앞은 하지 않으면 안 되는 것이고 뒤는 정하기에 따라 달라지는 것입니다. 같은 조문의 한 항 안에서 이 둘이 나뉘어 있으니 우리 단지가 어느 쪽인지부터 세어야 합니다.

다만 300세대 이상이라고 해서 아무 기준 없이 통째로 내걸라는 뜻은 아닙니다. 조문은 관리규약으로 정하는 범위와 방법, 절차 등에 따라 공개하도록 하고 있습니다. 무엇을 어떤 방식으로 공개하는지의 구체는 그 단지의 관리규약이 채웁니다.

300세대 미만이라면 공개가 재량의 영역으로 옮겨 갑니다. 이때도 기준을 두는 쪽이 낫습니다. 그때그때 판단하면 같은 요청에 다른 답이 나가게 되고, 그 자체가 다툼거리가 됩니다.

공개와 열람은 다른 절차입니다. 공개가 관리주체가 먼저 내놓는 것이라면, 열람은 입주자등이 청구해서 보는 것입니다. 다음 절이 그 쪽입니다.

열람을 청구하거나 복사를 요구할 때

청구가 오면 관리규약이 정한 바에 따라 응하여야 합니다.

조문의 마지막 문장은 청구를 받은 쪽의 의무를 정합니다. 입주자등이 회의록의 열람을 청구하거나 자기의 비용으로 복사를 요구하는 때에는 관리규약으로 정하는 바에 따라 이에 응하여야 한다고 되어 있습니다.

복사 앞에 붙은 자기의 비용이라는 말을 눈여겨보십시오. 복사에 드는 비용을 청구한 쪽이 부담한다는 것이 문장에 들어 있습니다. 비용을 이유로 요구를 물리기 어렵게 만드는 동시에, 관리주체가 그 부담을 떠안지 않도록 균형을 잡아 둔 셈입니다.

여기서도 세부는 관리규약입니다. 어떤 서식으로 청구하는지, 며칠 안에 응하는지, 어디에서 열람하는지가 단지마다 다를 수 있습니다. 그러니 청구를 준비하는 쪽이든 응대하는 쪽이든 먼저 볼 것은 법률 조문이 아니라 그 단지의 관리규약입니다.

응대하는 쪽에서 미리 정리해 두면 좋은 순서를 아래에 두었습니다. 청구가 왔을 때가 아니라 회의가 끝난 직후에 해 두어야 하는 일들입니다.

1. 회의가 끝나면 곧바로 정리합니다시간이 지나면 무엇을 정했는지가 흐려집니다. 안건과 결정사항을 그 자리에서 확정해 두는 편이 낫습니다.
2. 확정한 문서를 관리주체에 넘깁니다보관하는 쪽이 원본을 가지고 있어야 청구가 왔을 때 곧바로 응할 수 있습니다.
3. 관리규약의 공개 조항을 확인합니다범위와 방법, 절차가 그곳에 적혀 있습니다. 단지마다 다르므로 기억에 의존하지 마십시오.
4. 세대수 기준을 확인합니다300세대 이상인지 아닌지에 따라 공개가 의무인지 재량인지가 갈립니다.
5. 청구 응대 창구를 정해 둡니다누가 받아 누가 답하는지가 정해져 있지 않으면 같은 요청에 다른 답이 나갑니다.

다섯 줄 가운데 앞의 두 줄은 회의를 연 쪽의 일이고 뒤의 세 줄은 보관하는 쪽의 일입니다. 두 쪽이 서로의 몫을 알고 있어야 굴러갑니다.

중계와 방청, 그리고 이 글이 다루지 않는 것

회의를 실시간으로 중계하거나 방청하게 하는 길도 조문에 열려 있습니다.

앞의 항에는 기록과 나란히 놓인 문장이 하나 더 있습니다. 관리규약으로 정하는 바에 따라 입주자등에게 회의를 실시간 또는 녹화·녹음 등의 방식으로 중계하거나 방청하게 할 수 있다는 부분입니다. 여기서도 세부를 정하는 것은 관리규약입니다.

이 문장은 할 수 있다로 끝납니다. 반드시 중계해야 한다는 뜻이 아니고, 중계나 방청을 했다고 회의록을 만들지 않아도 되는 것도 아닙니다. 조문은 기록과 중계를 나란히 두었을 뿐 둘을 맞바꾸지 않았습니다.

화면으로 여는 회의에서 기록을 어떻게 남기는지는 회의체를 가리지 않고 물음이 몰리는 주제입니다. 온라인 회의를 다룬 편에 따로 정리해 두었으니 그쪽을 함께 보십시오.

마지막으로 범위를 밝혀 둡니다. 이 글은 입주자대표회의의 회의록에 관한 조문만 다룹니다. 단지에서 벌어지는 다른 문제들은 각각 다른 조문과 절차가 붙는 사안이므로 여기에서 함께 다루지 않았습니다.

정리하면 이 편의 답은 두 줄입니다. 근거는 공동주택관리법이고, 갈림은 300세대입니다.

나머지 세부는 그 단지의 관리규약이 채웁니다. 조문이 그렇게 맡겨 두었기 때문입니다.

자주 묻는 질문