임대차계약서 계약서 파일을 안전하게 주고받는 법
임대차계약서 마스터·7분·
보내기 전에 정할 것은 형식이 아니라 받는 사람과 남는 사본입니다. 계약서에는 두 사람의 신원과 거래 내역이 함께 적혀 있어, 한 번 잘못 흘러가면 되돌릴 방법이 없습니다.
계약서 한 장에 들어가는 것 = 양쪽 이름과 주소, 연락처, 물건의 소재지, 보증금과 차임, 송금 계좌 · 신분증 사본까지 함께 묶으면 그 파일 하나로 신원 확인에 쓰이는 정보가 완성됨
중개사와 집주인, 가족이 함께 있는 대화방에 계약서 사진을 올린다
당사자와의 일대일 자리에 보내고, 확인이 끝나면 서로 지우기로 정한다
계약서에 신분증과 통장 사본을 한 파일로 묶어 한꺼번에 넘긴다
계약서만 먼저 보내고, 다른 서류는 어디에 쓰는지 확인한 뒤 필요한 것만 따로 보낸다
파일에 암호를 걸고 바로 아래 줄에 암호를 이어 적는다
암호는 통화처럼 다른 경로로 알리고, 그 파일을 언제까지 쓰는지 함께 말한다
계약서 한 장에 무엇이 담겨 있나
이 문서 하나면 두 사람의 신원과 돈의 흐름이 함께 읽힙니다.
임대차계약서는 물건과 금액만 적힌 문서가 아닙니다. 임대인과 임차인의 이름, 주소, 연락처가 나란히 적히고, 목적물의 소재지와 보증금 액수, 차임을 보내는 계좌까지 한자리에 모입니다. 어느 항목 하나만으로는 대수롭지 않아 보여도 함께 놓이면 성격이 달라집니다.
여기에 다른 서류가 붙는 경우가 흔합니다. 신분증 사본이나 통장 사본을 계약서와 한 묶음으로 만들어 주고받는 것입니다. 이렇게 되면 그 파일 하나로 신원 확인에 필요한 것이 거의 갖춰집니다. 신분증 사본을 붙여야 하는지는 그 주제를 다룬 글에서 따로 갈랐습니다.
이 문서가 오가는 자리도 생각해 볼 만합니다. 계약 과정에는 임대인과 임차인 말고도 중개사무소, 가족, 회사의 담당자가 끼어들고, 각자 자기 기기에 파일을 받습니다. 한 번 보낼 때마다 사본이 하나씩 늘어나는 구조입니다.
그러니 안전하게 주고받는다는 말은 특별한 도구를 쓰는 일이 아닙니다. 무엇이 담겼는지 알고, 누구에게 보내는지 정하고, 그 사본이 어디에 남는지를 아는 것이 전부입니다.
사본은 보낸 사람이 모르는 곳까지 늘어난다
보내는 동작 한 번에 저장되는 자리는 서너 곳입니다.
파일을 넘기면 내 기기에 원본이 남고, 대화방이나 메일함에 보낸 기록이 남고, 상대의 기기에 내려받은 사본이 남습니다. 여기까지는 예상할 수 있는 범위입니다.
문제는 그다음입니다. 사진첩에 저장된 것이 자동으로 다른 저장 공간에 올라가고, 회사 메일로 받은 것은 결재 시스템에 첨부로 남고, 종이로 뽑아 책상에 둔 것이 또 하나의 사본이 됩니다. 보낸 사람은 이 가운데 어느 것도 관리할 수 없습니다.
아래 표는 사본이 생기는 자리와 그것이 남았을 때 실제로 이어지는 일을 짝지어 둔 것입니다. 지워야 할 곳을 세는 데 쓰십시오.
| 사본이 생기는 자리 | 왜 남는가 | 남았을 때 이어지는 일 |
|---|---|---|
| 여러 사람이 있는 대화방 | 한 번 올리면 전원이 받는다 | 당사자가 아닌 사람의 기기에 계좌와 주소가 남는다 |
| 사진첩과 자동 저장 공간 | 촬영본이 자동으로 올라간다 | 기기를 바꾸거나 계정을 잃으면 함께 흘러간다 |
| 회사 메일과 결재 시스템 | 첨부가 기록으로 보존된다 | 개인 계약서가 회사 보관 자료로 남는다 |
| 출력해 둔 종이 | 확인하려고 뽑고 잊는다 | 버릴 때 그대로 나가면 회수할 수 없다 |
| 공유 링크 | 권한을 열어 둔 채 잊는다 | 주소를 아는 사람이면 나중에도 열 수 있다 |
첫째 줄이 가장 흔합니다. 계약 과정에서는 여러 사람이 모인 대화방이 자연스럽게 만들어지고, 급한 마음에 그 자리에 계약서를 올리게 됩니다. 올린 순간 그 방에 있던 모든 사람의 기기에 사본이 생기고, 나중에 지운다 해도 이미 내려받은 것까지 사라지지는 않습니다.
다섯째 줄은 편리해서 오히려 위험합니다. 링크로 넘기면 파일을 직접 보내지 않아 깔끔해 보이지만, 기한이나 권한을 정해 두지 않으면 그 주소가 살아 있는 한 계속 열립니다. 링크를 쓴다면 언제 닫을지를 함께 정하십시오.
보낼 때 밟는 순서
자리를 먼저 고르고, 보낼 것을 줄이고, 마지막에 보냅니다.
아래 다섯 단계는 특별한 도구 없이도 지킬 수 있는 것들입니다. 순서를 지키는 것만으로 앞의 표에 나온 사고가 대부분 막힙니다.
- 받는 사람을 먼저 정한다이 파일을 정말 받아야 하는 사람이 누구인지 세어 봅니다. 참고로 보는 사람까지 넣으면 사본이 그만큼 늘어납니다.
- 보낼 것을 줄인다계약서만 필요한 자리에 신분증이나 통장 사본을 함께 묶지 않습니다. 요구받았다면 무엇에 쓰는지 먼저 물어보십시오.
- 일대일 자리로 옮긴다여럿이 있는 방이 아니라 당사자와의 대화나 메일로 보냅니다. 자리를 옮기는 데 드는 시간이 몇 초입니다.
- 이름과 판을 밝힌다초안인지 확정본인지, 언제 만든 것인지를 파일 이름에 넣습니다. 상대가 옛 판을 붙들고 있는 사고가 여기서 줄어듭니다.
- 지울 시점을 함께 말한다확인이 끝나면 지우기로 정하고 그 말을 남겨 둡니다. 나중에 요구하려면 어색해집니다.
둘째 단계가 실제로는 가장 힘이 셉니다. 계약 과정에서 서류를 요구받으면 거절하기 어려운 분위기가 되는데, 무엇에 쓰는지 물어보는 것만으로도 불필요한 사본이 줄어듭니다. 확인만 하면 되는 자리라면 그 자리에서 눈으로 보여 주고 넘기는 방법도 있습니다.
다섯째 단계는 지켜지지 않더라도 말해 두는 값이 있습니다. 지우기로 했다는 사실이 남아 있으면 나중에 그 파일이 다른 곳에 쓰였을 때 이야기를 꺼낼 근거가 됩니다.
잠금을 걸어야 할 때와 걸면 안 되는 때
잠그는 것보다 잠금을 어떻게 알려 주느냐가 결과를 가릅니다.
파일에 암호를 거는 방법은 손쉬운 대비책입니다. 다만 같은 대화방에 파일과 암호를 나란히 올리면 잠그지 않은 것과 다르지 않습니다. 그 방을 볼 수 있는 사람은 둘 다 볼 수 있기 때문입니다.
암호는 다른 경로로 알리는 것이 원칙입니다. 파일은 메일로 보내고 암호는 통화로 알리는 식입니다. 번거로워 보이지만 계약서 한 건에 한 번 하는 일이라 부담이 크지 않습니다.
반대로 잠그면 곤란해지는 자리도 있습니다. 회사에 사택 서류로 내거나 접수 시스템에 올릴 때 잠긴 파일이 읽히지 않아 반려되는 경우가 있습니다. 내는 곳이 정해져 있다면 잠금을 요구하는지 오히려 금지하는지를 먼저 확인하십시오.
인쇄물도 잊지 마십시오. 화면에서는 조심하면서 뽑아 둔 종이는 책상에 그대로 두는 경우가 많습니다. 필요가 끝난 출력물은 그냥 버리지 말고 알아볼 수 없게 처리하는 편이 낫습니다.
당사자와의 일대일 자리라면 무방합니다. 여러 사람이 있는 방에 올리는 것이 문제입니다.
보낸 기록을 지워도 이미 내려받은 사본은 남습니다. 회수보다 보내기 전 확인이 유일한 방법입니다.
권한과 기한을 정해 두면 낫습니다. 열어 둔 채 잊으면 오히려 오래 남습니다.
그 업무에 필요한 범위까지입니다. 요구받은 서류가 무엇에 쓰이는지 확인하고 넘기십시오.
지웠다고 없어지지 않는다
지우는 일은 사본이 있는 곳마다 따로 해야 합니다.
파일 하나를 지우면 정리가 끝났다고 생각하기 쉽습니다. 그런데 앞에서 본 것처럼 사본은 여러 자리에 흩어져 있습니다. 대화방에서 지워도 사진첩에 남고, 사진첩을 비워도 자동으로 올라간 저장 공간에 남습니다.
그래서 계약이 마무리되면 한 번은 자리를 세어 보는 편이 좋습니다. 어디에 보냈는지, 어디에 저장했는지, 몇 장을 뽑았는지입니다. 세어 보면 대개 생각보다 많습니다.
물론 전부 지우는 것이 답은 아닙니다. 계약서 자체는 임대차가 끝나고 보증금을 돌려받을 때까지 손에 쥐고 있어야 하는 문서입니다. 지울 것은 오가는 과정에서 흩어진 사본이지 보관해야 할 문서가 아닙니다.
정리하면 이렇습니다. 보관할 한 벌은 정해 두고, 나머지 사본은 계약이 끝나는 대로 줄이는 것. 이 두 가지를 나눠 두면 필요한 문서를 잃지도 않고 흘리지도 않습니다.
자주 묻는 질문
계약서 파일을 대화방에 올려도 되나요?
당사자와의 일대일 자리라면 괜찮습니다. 여러 사람이 있는 방은 그 인원만큼 사본이 생깁니다.
신분증 사본을 계약서와 함께 보내야 하나요?
요구받았다면 어디에 쓰는지 먼저 확인하십시오. 확인만 필요한 자리라면 그 자리에서 보여 주는 방법도 있습니다.
파일에 암호를 거는 것이 좋나요?
걸어도 되지만 암호를 파일과 같은 자리에 적지 마십시오. 내는 곳이 잠긴 파일을 읽지 못하는 경우도 있습니다.
계약이 끝나면 파일을 다 지워야 하나요?
보관할 한 벌은 남기십시오. 지울 것은 주고받는 과정에서 흩어진 사본입니다.
출력한 계약서는 어떻게 버리나요?
그대로 버리면 그 종이가 그대로 나갑니다. 알아볼 수 없게 처리한 뒤 버리십시오.
