임대차계약서 계약서를 PDF로 만들 때 주의할 점
임대차계약서 마스터·7분·
계약서 PDF는 서명과 날인이 모두 끝난 뒤에 만들어야 합니다. 빈 상태로 먼저 만들어 두면 나중에 종이에 적어 넣은 내용이 파일에 없어, 같은 계약을 두고 서로 다른 문서가 두 개 남습니다.
전자문서법은 열람할 수 있고 작성 당시 형태로 보존된 전자문서를 서면으로 보도록 정합니다 · 다만 창구가 종이 실물을 요구하는 것은 그와 별개의 문제입니다
PDF가 해결해 주는 것과 해결해 주지 않는 것
배치가 굳는다는 것 하나가 이 형식의 전부입니다.
편집할 수 있는 파일은 여는 컴퓨터의 사정에 따라 줄과 쪽이 다시 잡힙니다. 반면 이 형식은 만들 때의 모양을 그대로 담아 두기 때문에 상대가 어떤 기기로 열어도 같은 자리에 같은 글자가 놓입니다. 계약서처럼 두 사람이 같은 화면을 보고 이야기해야 하는 문서에 맞는 성질입니다.
여기까지가 해결해 주는 부분입니다. 그다음부터는 오해가 시작됩니다. 형식을 바꾼다고 해서 내용이 검증되지도 않고, 누가 만들었는지 보증되지도 않으며, 종이 실물이 필요한 자리를 대신해 주지도 않습니다.
법이 전자문서를 어떻게 보는지도 여기에 걸쳐 있습니다. 열람할 수 있고 작성 당시 형태로 보존되어 있으면 서면으로 본다는 것이 전자문서법의 태도인데, 이는 문서로서 취급한다는 뜻이지 어느 창구든 파일을 받아 준다는 뜻은 아닙니다. 전자문서로만 보관해도 되는지는 그 주제를 따로 다룬 글에 정리해 두었습니다.
그래서 이 형식은 보내고 보관하는 자리에 쓰고, 고치는 일은 편집 가능한 원본에서 합니다. 두 파일의 역할을 나눠 두면 잘못 고친 채로 굳어 버리는 사고가 사라집니다.
만드는 시점을 잘못 잡으면 문서가 두 개가 된다
파일과 종이의 내용이 갈리는 순간 어느 쪽이 계약인지 다투게 됩니다.
가장 흔한 사고는 순서를 거꾸로 밟는 것입니다. 채워 넣은 계약서를 파일로 먼저 만들어 서로 보내 두고, 만나서는 종이에 손으로 몇 줄을 더 적거나 금액을 고친 뒤 서명합니다. 이렇게 되면 파일에는 없고 종이에만 있는 합의가 생깁니다.
시간이 지나 다투게 되면 각자 가진 것을 꺼냅니다. 한쪽은 그날 주고받은 파일을, 다른 쪽은 서명이 있는 종이를 내밉니다. 서명과 날인이 있는 종이가 앞서는 것이 보통이지만, 그 설명을 하는 데 드는 품이 만만치 않습니다.
그러니 원칙은 하나입니다. 손으로 고칠 것이 남아 있는 동안에는 만들지 않고, 정정까지 전부 끝나 서명과 날인이 찍힌 상태를 기준으로 만듭니다. 계약 내용을 고칠 때의 정확한 방법은 정정 절차를 다룬 글에서 이어집니다.
부동산거래 전자계약시스템으로 맺은 계약이라면 이 문제가 처음부터 생기지 않습니다. 국토교통부가 운영하는 이 시스템에서는 작성과 서명이 화면 안에서 끝나 종이를 거치지 않으므로, 나중에 만든 파일이 아니라 계약 그 자체가 전자적으로 남습니다.
만드는 순서와 빠지기 쉬운 쪽
사고는 대부분 마지막 장에서 납니다.
계약서는 본문만으로 끝나지 않습니다. 특약이 뒷면에 이어지고, 별지로 붙인 목록이나 도면이 따로 있는 경우도 많습니다. 급하게 만들다 보면 이 뒤쪽이 통째로 빠집니다.
- 기준 정하기서명과 날인이 끝난 상태를 기준으로 삼습니다. 편집 파일이 아니라 최종 확정본입니다.
- 쪽 세어 두기종이가 몇 장인지 먼저 셉니다. 만든 뒤 이 숫자와 맞는지 보는 것이 가장 빠른 검사입니다.
- 뒷면과 별지 챙기기양면으로 인쇄된 특약과 따로 붙인 별지를 같은 파일 안에 순서대로 넣습니다.
- 끝까지 열어 보기만든 파일을 열어 마지막 장까지 내려 서명·날인이 잘리지 않았는지 봅니다.
- 이름 붙여 보관계약일과 물건 주소를 파일 이름에 넣어 두면 몇 해 뒤에 찾을 때 헤매지 않습니다.
둘째 단계를 넣어 둔 것은 그만큼 자주 걸리기 때문입니다. 종이는 세 장인데 파일은 두 쪽인 경우가 흔하고, 대개 특약이 적힌 면이 빠져 있습니다. 임대차에서 다툼이 벌어지는 지점이 주로 특약이라는 것을 생각하면 가장 중요한 장을 잃은 셈입니다.
넷째 단계에서 도장이 옅게 나오는 것도 자주 봅니다. 인쇄와 촬영을 거치면서 붉은 인영이 흐려지면 나중에 확인이 어려워지므로, 흐리게 나왔다면 그 장만 다시 만드는 편이 낫습니다.
보내기 전에 확인할 것
받는 쪽이 열지 못하면 보내지 않은 것과 같습니다.
파일에 암호를 거는 경우가 있습니다. 계약서에는 이름과 주소, 계좌 정보까지 들어가니 조심하려는 뜻은 맞지만, 암호를 알려 주지 않은 채 보내면 상대가 열지 못하고 접수 시스템도 읽지 못합니다.
메일로 보낼 때는 받는 사람 주소를 다시 봅니다. 계약서 한 장에는 두 사람의 개인정보가 함께 들어 있어서 잘못 보내면 회수할 방법이 없습니다.
아래 다섯 줄을 보내기 직전에 훑으면 됩니다.
계약서 파일을 보내기 전 점검
넷째 줄은 회사에서 사택 계약서를 다룰 때 특히 걸립니다. 결재 시스템이 잠긴 파일을 읽지 못해 반려되는 경우가 있으니, 사내 규정이 암호를 요구하는지 아니면 오히려 금지하는지 미리 확인해 두는 편이 좋습니다.
형식을 바꿨다고 달라지지 않는 것
파일로 만들었다고 그 파일이 원본이 되지는 않습니다.
첫째, 위조가 불가능해진다는 오해가 있습니다. 배치가 굳는다는 것은 보는 사람이 쉽게 못 고친다는 뜻이지 아무도 손댈 수 없다는 뜻이 아닙니다. 문서가 진짜인지는 형식이 아니라 당사자에게 확인해서 가립니다.
둘째, 창구가 반드시 받아 준다는 오해입니다. 전자적 형태라는 이유로 문서의 값이 깎이지는 않지만, 접수하는 곳이 종이 실물을 요구하면 그 요구가 먼저 적용됩니다. 스캔한 계약서를 어디까지 원본으로 보는지는 그 주제를 다룬 글에서 갈라 두었습니다.
셋째, 도장 그림을 넣으면 날인이 된다는 오해입니다. 인영을 그림으로 얹은 것과 종이에 직접 찍은 것은 확인 방법이 다르고, 그 그림 파일이 돌아다니면 도용될 위험까지 생깁니다.
검토용으로는 괜찮지만 확정본으로 삼지 마십시오. 그 뒤에 종이에서 고친 내용이 파일에 남지 않습니다.
보관 방식은 정하기 나름이지만 종이가 필요한 창구가 남아 있습니다. 최소한 한 부는 두는 편이 안전합니다.
굳은 형식으로 만든 것과 사진은 다릅니다. 사진은 각도와 그늘 때문에 항목이 읽히지 않는 경우가 많습니다.
계약일과 물건 주소를 넣어 두면 갱신이나 분쟁 때 찾기 쉽습니다. 임차인 이름만으로는 재계약분과 섞입니다.
정리하면 이 형식은 계약을 정확히 옮겨 담는 그릇입니다. 그릇을 아무리 잘 골라도 담기는 내용이 확정되기 전에 담으면 소용이 없으니, 순서만 지키면 이 글에서 다룬 사고는 대부분 일어나지 않습니다.
자주 묻는 질문
계약서 PDF는 언제 만들어야 하나요?
서명과 날인, 정정까지 모두 끝난 뒤입니다. 그전에 만들면 종이와 파일의 내용이 갈립니다.
PDF로 만들면 원본으로 인정되나요?
전자적 형태라는 이유로 값이 깎이지는 않지만, 종이 실물을 요구하는 창구에서는 그 요구가 먼저입니다.
특약이 뒷면에 있는데 어떻게 하나요?
뒷면도 한 장으로 세어 같은 파일 안에 순서대로 넣으십시오. 가장 자주 빠지는 부분입니다.
파일에 암호를 걸어도 되나요?
걸어도 되지만 받는 쪽이 열 수 있는지 먼저 확인하십시오. 접수 시스템이 잠긴 파일을 읽지 못하는 경우가 있습니다.
도장 이미지를 붙여도 날인이 되나요?
종이에 직접 찍은 것과는 확인 방법이 다릅니다. 이미지 파일은 도용 위험도 있으니 함부로 돌리지 마십시오.
전자계약으로 맺으면 따로 만들 필요가 없나요?
시스템 안에서 작성과 서명이 끝나므로 별도로 만들 일이 줄어듭니다. 필요한 서류는 그 시스템에서 받는 방식으로 처리합니다.
