근로계약서와 재직증명서, 언제 각각 쓰나

근로계약서 마스터·8분·2026.04.25

두 문서가 섞이는 자리

둘 다 회사와 일한다는 사실이 적혀 있어서 대신 낼 수 있다고 여기게 됩니다.

은행이나 관공서에 서류를 내야 할 때 재직증명서를 요구받는 일이 있습니다. 그때 계약서를 들고 가서 이것도 회사와 일한다는 증거이니 되지 않겠느냐고 묻는 경우가 적지 않습니다.

반대 방향의 혼동도 있습니다. 입사할 때 재직증명서를 받아 두었으니 계약서는 나중에 받아도 된다고 생각하는 경우입니다. 두 문서 모두 회사 직인이 찍혀 나오니 비슷해 보이는 것도 사실입니다.

그러나 두 문서는 서 있는 시점이 다릅니다. 하나는 아직 일하지 않은 상태에서 앞으로의 조건을 정하고, 다른 하나는 이미 일한 사실을 뒤에서 확인합니다. 시점이 다르니 담기는 내용도, 만드는 쪽의 의무도 달라집니다.

이 편은 두 문서를 갈라 놓되 축은 근로계약서에 둡니다. 증명서 쪽의 발급 요령이나 제출처별 요구 사항은 재직증명서를 정면으로 다루는 가이드에 따로 정리되어 있습니다.

먼저 건네야 하는 문서와 청구해야 나오는 문서

의무가 시작되는 방식부터 반대입니다.

근로계약서는 사용자가 먼저 움직여야 하는 문서입니다. 근로기준법 제17조는 계약을 맺을 때 근로조건을 알리고 정해진 항목이 담긴 서면을 근로자에게 건네도록 정합니다. 근로자가 달라고 하지 않았어도 의무가 생깁니다.

재직증명서는 순서가 반대입니다. 제39조는 근로자의 청구가 있을 때 사용 기간과 업무의 종류, 지위와 임금 등에 관한 사항을 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주도록 하고 있습니다. 청구가 없으면 회사가 먼저 만들어 줄 의무는 생기지 않습니다.

그리고 증명서 쪽에는 범위를 좁히는 대목이 하나 더 있습니다. 근로자가 요구한 사항만 적어야 한다는 것입니다. 요구하지 않은 임금이나 평가 결과를 회사가 덧붙이면 그 자체가 문제 됩니다.

계약서에는 이런 제한이 없습니다. 오히려 정해진 항목이 빠지지 않도록 채우는 것이 의무입니다. 하나는 빠뜨리지 않는 것이 관건이고 다른 하나는 넘치지 않는 것이 관건이라는 점에서 방향이 정반대입니다.

담기는 내용이 겹치면서도 다릅니다

겹치는 항목이 있지만 그 항목이 하는 일이 다릅니다.

두 문서에는 임금과 담당 업무가 모두 등장할 수 있습니다. 그래서 하나로 대신할 수 있을 것처럼 보이지만, 같은 항목이라도 계약서에서는 앞으로 그렇게 하겠다는 약속이고 증명서에서는 그렇게 해 왔다는 확인입니다.

받는 쪽의 관심도 다릅니다. 계약서를 요구하는 자리는 조건이 어떻게 정해져 있는지를 보려는 것이고, 증명서를 요구하는 자리는 지금 또는 그때 실제로 소속되어 있었는지를 보려는 것입니다.

아래 표는 두 문서를 같은 항목으로 훑었을 때 무엇이 갈리는지를 정리한 것입니다. 마지막 두 줄은 지키지 않았을 때 돌아오는 것이 다르다는 점을 보여 줍니다.

마지막 줄의 두 칸을 나란히 놓았지만 같은 성질이 아닙니다. 왼쪽은 형사처벌이라 기록이 남고, 오른쪽은 행정관청이 부과하는 행정질서벌입니다. 금액이 같다는 이유로 같은 무게로 읽지 마십시오.

둘째 줄도 실무에서 중요합니다. 계약서를 받지 못했다면 회사가 해야 할 일을 하지 않은 것이지만, 증명서를 받지 못했다면 먼저 청구했는지부터 확인해야 합니다.

청구할 수 있는 사람과 기간

증명서 쪽에는 요건이 붙습니다.

계약서는 근로계약을 맺는 모든 경우에 걸립니다. 계약 형태나 사업장 규모로 갈리지 않고, 하루를 일하기로 했더라도 조건을 알리고 서면을 건네야 하는 의무는 그대로 있습니다.

증명서는 다릅니다. 근로기준법 시행령이 계속하여 30일 이상 근무한 근로자를 청구할 수 있는 사람으로 정하고 있습니다. 아주 짧게 일한 경우에는 이 조문에 기대어 요구하기 어렵습니다.

퇴직한 뒤에도 청구할 수 있지만 기간이 있습니다. 같은 조문이 퇴직 후 3년 이내로 정해 두었습니다. 시간이 지나면 회사에 서류가 남아 있지 않을 수도 있어 실무에서도 이 기간이 의미가 있습니다.

여기서 계약서 쪽 보존 의무와 이어집니다. 사용자는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보관해야 하고, 이를 어기면 과태료가 붙습니다. 증명서를 발급할 근거 자료가 회사에 남아 있는 기간과 겹쳐 있는 셈입니다.

세 문답이 가리키는 방향은 하나입니다. 두 문서는 대체재가 아니라 각각의 자리가 있는 서류입니다.

특히 마지막 문답이 중요합니다. 증명서를 받아 두면 재직 사실은 확인되지만 어떤 조건으로 일하기로 했는지는 여전히 남지 않습니다.

계약서를 제대로 써 두면 증명서가 쉬워집니다

증명서에 적히는 사실의 출처가 결국 계약서와 근무 기록입니다.

증명서를 발급할 때 회사가 확인하는 것은 이 사람이 언제부터 언제까지 어떤 자리에서 무슨 일을 했는지입니다. 그 정보가 어디에 남아 있느냐면 채용 시점의 계약서와 이후의 인사 기록입니다.

계약서에 담당 업무가 소속만 적혀 있거나 취업 장소가 비어 있으면 증명서를 만들 때마다 사실을 다시 확인해야 합니다. 오래된 직원일수록 그 확인이 어려워집니다.

그래서 계약서를 만들 때 뒤에 증명해야 할 항목까지 염두에 두면 나중에 손이 덜 갑니다. 아래 순서는 그 관점에서 계약서를 점검하는 방법입니다.

1. 입사일을 날짜로 특정한다계속 근무 기간을 세는 기준이 되므로 시작일이 분명해야 합니다.
2. 담당 업무를 소속이 아니라 일로 적는다부서명만 적혀 있으면 무슨 일을 했는지가 남지 않습니다.
3. 취업 장소를 적어 둔다근무지가 바뀌는 사업장일수록 뒤에 확인하기 어려워집니다.
4. 조건이 바뀌면 그 시점을 남긴다직위나 업무가 달라진 날짜가 있어야 기간별로 증명할 수 있습니다.
5. 만든 서류를 정해진 기간 동안 보관한다보존 의무는 사용자에게 있고, 어기면 과태료가 따릅니다.

다섯 단계 모두 증명서를 위해 하는 일이 아닙니다. 계약서에 원래 적어야 할 것을 적었을 뿐인데, 그 결과로 뒤에 증명이 쉬워지는 구조입니다.

반대로 계약서가 부실하면 증명서를 발급할 때마다 기억에 기대게 됩니다. 두 문서는 시점이 다르지만 같은 기록 위에 서 있습니다.

자주 묻는 질문