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근로계약서 마스터·8분·2026.05.02

근로계약서가 아직 한글 파일로 오가는 배경

채용 서류가 사내 인사 문서철에 함께 묶이기 때문입니다.

근로계약서는 혼자 다니는 문서가 아닙니다. 채용이 확정되면 개인정보 동의서, 비밀유지 서약서, 급여 계좌 신고서가 같은 날 함께 만들어지고 한 묶음으로 편철됩니다. 그 묶음의 나머지 서류가 한글 파일로 되어 있으면 계약서만 다른 형식으로 두기가 번거로워집니다.

표를 다루는 방식도 한몫합니다. 계약서는 임금 항목이 몇 줄인지, 근무 시간표가 몇 칸인지에 따라 표가 늘었다 줄었다 하는 문서입니다. 줄을 하나 더 넣었을 때 서명란이 다음 장으로 밀려 내려가면 뽑아서 서명을 받는 자리에서 곤란해집니다. 국내 사무 환경에서는 이 표를 다뤄 온 경험이 한글 파일 쪽에 두껍게 쌓여 있습니다.

고용노동부가 표준근로계약서를 배포하는 형식도 영향을 줍니다. 일반형 외에 건설 일용근로자, 단시간근로자, 연소근로자용까지 유형별로 나뉘어 있고 한글 파일과 PDF로 함께 공개됩니다. 실무에서 참고 대상으로 삼는 문서가 그 형식이니 회사 양식도 자연스럽게 같은 형식으로 만들어집니다.

그러니 한글 파일을 고르는 이유는 그것이 옳아서가 아니라 다루기 편해서입니다. 이 구분을 먼저 해 두어야 다음 절의 이야기가 헷갈리지 않습니다.

파일 형식을 정한 조항은 없습니다

조문이 말하는 것은 확장자가 아니라 형태입니다.

근로기준법과 같은 법 시행령, 시행규칙을 훑어도 일반 근로계약서의 별지 서식은 나오지 않습니다. 어떤 프로그램으로 만들라는 규정도, 어떤 확장자로 저장하라는 규정도 없습니다. 조문이 정한 것은 근로조건을 알리고 그 가운데 일부를 서면으로 건네라는 것이며, 그 서면에는 전자문서가 포함된다고 제17조 제2항 본문이 직접 적어 두었습니다.

그래서 한글 파일로 만들었다고 더 안전해지지 않고, 다른 형식으로 만들었다고 효력이 약해지지도 않습니다. 무료로 배포되는 양식이 유료 양식보다 법적으로 못하다는 근거도 없습니다. 무엇으로 만들었느냐는 편의의 문제이고, 법이 보는 것은 그 안에 무엇이 적혀 있느냐입니다.

표준근로계약서를 두고도 같은 오해가 자주 보입니다. 고용노동부가 만들어 공개하는 서식이지만 근로기준법이 그 서식을 쓰라고 정한 것은 아닙니다. 배포되는 서식과 법이 정한 서식은 다른 말이고, 이 클러스터에서 법정 서식이라고 부를 수 있는 것은 외국인 고용허가제의 표준근로계약서 하나뿐입니다.

정리하면 판단의 순서가 뒤집힙니다. 어느 양식이 맞는 양식인지를 먼저 묻는 대신, 손에 든 양식이 제17조가 요구하는 항목을 담고 있는지를 봅니다. 담고 있으면 그 양식으로 충분하고, 비어 있으면 이름이 무엇이든 채워야 합니다.

받은 파일을 열고 첫 화면에서 보는 칸

임금 칸이 한 줄인지 여러 줄인지가 양식의 수준을 가장 빨리 드러냅니다.

무료로 배포되는 양식은 겉모습이 대개 비슷합니다. 회사명과 근로자 인적사항이 위에 오고 근로개시일, 근무 장소, 업무 내용이 이어지며 아래쪽에 서명란이 붙습니다. 차이가 드러나는 자리는 임금 조항입니다.

임금 칸이 금액 한 줄로만 되어 있는 양식이 아직도 많습니다. 그런데 제17조 제2항은 임금에 대해서만 구성항목과 계산방법, 지급방법이 각각 드러나는 서면을 건네도록 정하고 있습니다. 총액만 들어가는 칸 하나로는 세 갈래 가운데 어느 것도 채워지지 않습니다.

다음으로 보는 곳은 시간 칸입니다. 시업과 종업 시각을 적는 자리, 휴게 시각을 따로 떼어 놓는 자리, 근무일을 적는 자리가 나뉘어 있어야 합니다. 셋이 한 칸에 뭉쳐 있으면 채우는 사람이 알아서 문장으로 풀어 써야 하고, 그러다 휴게가 통째로 빠지는 일이 생깁니다.

마지막으로 넘치는 칸도 봐야 합니다. 주민등록번호를 받는 칸이 기본으로 박혀 있는 양식이 있는데, 개인정보 보호법 제24조의2는 법령에 구체적인 근거가 없으면 동의를 받더라도 주민등록번호를 처리할 수 없도록 정하고 있습니다. 근로계약서에 주민등록번호를 적으라는 조항은 없습니다.

표의 마지막 줄은 조금 다른 성격입니다. 취업 장소와 담당 업무는 알려야 할 항목이지만 제17조 제2항이 교부 대상으로 열거한 문언에는 들어 있지 않습니다. 그래도 뒤에 다툼이 가장 자주 생기는 자리라 칸을 남겨 두는 편이 낫습니다.

그래서 필수 항목이 몇 개냐는 질문에는 답하기 어렵습니다. 알려야 할 것과 건네야 할 것의 범위가 어긋나 있어서 세는 방법에 따라 숫자가 달라집니다. 개수를 외우는 대신 칸이 비어 있는지를 보는 편이 정확합니다.

한글 프로그램이 없을 때 갈리는 길

형식을 바꿀 수 있지만, 바꾼 뒤에는 반드시 한 번 열어 봐야 합니다.

요즘은 한글 파일을 다른 편집기에서 열거나 웹에서 바로 여는 방법이 여럿 있습니다. 다만 열리는 것과 그대로 보이는 것은 다른 문제입니다. 표가 여러 겹으로 겹쳐 있는 문서일수록 변환 과정에서 칸 너비가 흔들리고, 줄이 밀리면서 서명란이 다음 장으로 넘어가기도 합니다.

형식을 바꿀 생각이라면 채우기 전에 바꾸는 편이 낫습니다. 빈 양식일 때 변환해서 표가 어떻게 나오는지 보고, 어긋난 칸을 먼저 고친 다음 내용을 넣는 순서입니다. 다 채운 뒤에 변환하면 어디가 밀렸는지 찾느라 시간을 더 씁니다.

회사에 파일을 다루는 담당자가 따로 없다면 아예 다른 형식으로 시작하는 선택지도 있습니다. 여러 사람이 나눠 고쳐야 하면 워드 문서가 편하고, 서명을 받아 그대로 보관할 목적이라면 처음부터 고정된 형태로 만드는 편이 낫습니다. 어느 쪽이든 조문이 요구하는 형태에서 벗어나지 않습니다.

형식을 바꿔도 달라지지 않는 것이 하나 있습니다. 근로자에게 건네야 한다는 점입니다. 파일을 잘 만들어 두고 회사 폴더에만 두면 제17조 제2항이 요구한 동작은 끝나지 않은 상태로 남고, 그 위반의 제재는 과태료가 아니라 벌금 쪽입니다.

받은 양식을 회사 기본 양식으로 굳히는 순서

한 번만 손보면 그다음 채용부터는 이름과 금액만 바꾸면 됩니다.

무료 양식을 받아 그때그때 고쳐 쓰면 채용할 때마다 같은 실수가 반복됩니다. 처음 한 번에 회사 값을 채워 원본을 만들어 두고, 이후에는 사본에서만 개인별 항목을 바꾸는 방식이 훨씬 안전합니다.

회사 값이란 사업장 이름과 소재지, 대표자 이름처럼 사람이 바뀌어도 그대로인 항목입니다. 회사 로고나 사업자등록번호를 넣으라는 조항은 없지만, 누가 누구와 맺은 계약인지를 분명히 하려면 당사자를 특정하는 정보가 있는 편이 좋습니다.

반대로 사람마다 달라지는 항목은 원본에 값을 넣어 두면 안 됩니다. 임금과 근로시간, 계약 기간은 앞사람의 값이 남아 있으면 그대로 나가기 쉬운 자리입니다. 원본에서는 비워 두고, 비어 있다는 것이 눈에 띄게 표시해 두는 편이 낫습니다.

1. 원본을 한 벌 따로 둔다받은 파일은 손대지 않고 복사본에서만 작업합니다.
2. 회사 값을 채운다사업장 이름과 소재지, 대표자처럼 매번 같은 항목을 먼저 넣습니다.
3. 빠진 칸을 만든다임금을 구성항목·계산방법·지급방법으로 나누고 휴게 시각 칸을 넣습니다.
4. 넘치는 칸을 지운다근거 없이 받는 개인정보 칸과 쓰지 않는 줄을 없앱니다.
5. 한 장으로 뽑아 본다서명란이 밀려 내려가지 않는지 종이로 확인합니다.
6. 교부용과 보존용을 함께 만든다건네줄 것과 회사에 남길 것을 같은 내용으로 준비합니다.

마지막 줄을 따로 넣어 둔 이유가 있습니다. 건네는 것과 남기는 것은 근거 조문이 다릅니다. 건네지 않은 것은 제17조 위반으로 벌금이 문제 되고, 남겨 두지 않은 것은 제42조가 정한 3년 보존을 어긴 것이라 과태료 쪽으로 갑니다.

양식을 고르는 일은 결국 여기서 끝납니다. 파일을 어디서 받았고 무엇으로 열었는지가 아니라, 그 파일이 조문이 요구하는 자리를 갖추고 있고 그것이 근로자 손에 넘어갔는지입니다.

자주 묻는 질문