근로계약서 내용을 고칠 때

근로계약서 마스터·9분·2026.06.07

고치는 순간, 처음의 의무가 되살아납니다

조문은 계약을 맺는 날만이 아니라 그 뒤에 조건을 바꾸는 때도 함께 묶어 두었습니다.

채용할 때는 계약서를 꼼꼼히 챙긴 회사도, 이듬해 연봉이 오르면 급여 통보서 한 장으로 끝내는 경우가 많습니다. 계약서는 입사할 때 한 번 쓰는 문서라는 인상이 남아 있기 때문입니다.

조문은 그렇게 되어 있지 않습니다. 근로조건을 알리라고 정한 근로기준법 제17조 제1항은 각 호를 늘어놓은 뒤, 계약을 맺은 다음에 그 항목을 바꾸는 경우도 마찬가지라는 문장을 뒤에 붙여 두었습니다. 채용하는 날 한 번 지나가면 소진되는 의무가 아닌 것입니다.

그래서 고칠 때 가장 먼저 할 일은 무엇이 달라지는지를 항목으로 짚는 것입니다. 임금이 바뀌었는지, 정해 둔 근로시간이 바뀌었는지, 휴일이나 연차가 달라졌는지에 따라 뒤따르는 처리가 달라집니다. 사무실을 옮기거나 담당을 바꾼 경우도 시행령이 끌어온 항목이라 같은 줄에 놓입니다.

여기서 항목을 몇 개라고 세는 방식은 도움이 되지 않습니다. 알려야 할 목록과 서면으로 건네야 할 목록의 범위가 애초에 다르기 때문입니다. 숫자를 외우는 대신 이번에 손대는 칸이 어느 목록에 들어 있는지를 확인하는 편이 빠릅니다.

이 의무를 지키지 않았을 때 따라오는 것은 벌금이고, 과태료와는 부과되는 경로도 남는 기록도 다릅니다. 그 구분과 조문의 문언은 교부 의무를 정면으로 다룬 편에 정리해 두었습니다.

서면을 다시 건네야 하는지는 바꾼 이유에 걸립니다

명시는 어느 경우에나 다시 해야 하지만, 서면 교부는 갈림길이 하나 더 있습니다.

같은 제17조 안에서도 알리는 의무와 문서를 건네는 의무는 따로 서 있습니다. 제2항은 임금의 구성항목과 계산 방법, 지급 방법에 더해 정해 둔 근로시간과 휴일, 연차가 적힌 서면을 근로자에게 건네도록 하고 있습니다.

그런데 그 뒤에 단서가 하나 붙어 있습니다. 단체협약이나 취업규칙의 변경처럼 대통령령이 정한 사유로 근로조건이 달라진 경우에는 근로자가 요구할 때 건네도록 한 것입니다. 개별 합의로 바꾼 경우와 회사 공통 규정이 바뀌어 따라 달라진 경우를 다르게 취급한 셈입니다.

그 사유를 열거한 시행령의 조항 번호와 각 호까지는 이 글에서 확정하지 못했습니다. 그래서 여기서는 단서가 존재한다는 사실과, 그 단서가 요구를 전제로 한다는 점까지만 적습니다.

실무에서는 갈림길을 따지기보다 그냥 새 문서를 건네는 편이 간단합니다. 요구가 있었는지 없었는지를 나중에 다투는 것보다, 건넸다는 기록 한 줄을 남기는 쪽이 훨씬 적은 품이 듭니다.

셋째 줄과 첫째 줄의 차이가 이 절의 요점입니다. 같은 임금 인상이라도 무엇 때문에 올랐는지에 따라 문서를 건네는 경로가 달라집니다.

넷째 줄은 앞의 셋과 성격이 다릅니다. 알려야 할 항목이면서도 건네야 할 목록에는 이름이 없어, 조문만으로는 답이 떨어지지 않는 자리입니다.

고치는 순서

달라지는 항목을 먼저 확정하고, 동의를 문서로 받고, 적용 시점을 적는 순서입니다.

계약서를 고치는 방식에는 법이 정한 형식이 없습니다. 새 계약서를 통째로 다시 쓰든, 달라지는 항목만 담은 부속 문서를 붙이든 조문이 막지 않습니다. 도장을 찍어야 한다거나 여러 장에 걸쳐 표시를 남겨야 한다는 규정도 없습니다.

형식이 열려 있으니 빠뜨리기도 쉽습니다. 아래 순서는 조문이 정한 절차가 아니라, 나중에 되돌리기 어려운 것부터 앞에 놓은 것입니다.

특히 세 번째 단계를 건너뛰지 마십시오. 회사가 정해서 알렸다는 기록만 남고 상대가 받아들였다는 표시가 없으면, 그 문서는 통보서이지 달라진 계약이 아닙니다.

1. 이번에 달라지는 항목을 나열한다임금·근로시간·휴일·연차 가운데 어디에 손을 대는지가 뒤따르는 처리를 결정합니다.
2. 바뀐 조건이 법이 정한 선 아래로 내려가지 않는지 본다합의가 있어도 그 선 밑으로는 내려가지 않으므로 여기서 걸러 두는 편이 낫습니다.
3. 변경에 동의하는지를 문서로 확인받는다서명이든 전자적 확인이든 상대가 받아들였다는 표시가 문서 위에 남아야 합니다.
4. 적용이 시작되는 날짜를 적는다이 줄이 없으면 어느 달 급여부터 새 조건인지가 매번 다시 논의됩니다.
5. 바뀐 내용이 담긴 문서를 건네고 기록을 남긴다출력본이든 전자문서든 상관없지만 건넨 사실이 확인되는 형태로 남기십시오.

두 번째 단계가 실무에서 가장 자주 생략됩니다. 서로 합의했으니 문제없다고 생각하기 쉬운데, 합의로 채울 수 없는 구간이 따로 있어 그 자리는 나중에 그대로 드러납니다.

다섯 단계를 밟고 나면 문서가 두 장이 됩니다. 처음 계약서와 이번 변경 문서인데, 이 두 장이 나란히 있어야 어느 기간에 어떤 조건이 적용됐는지를 따라갈 수 있습니다.

지금의 계약은 어느 문서인가

문서가 늘어날수록 무엇이 현재의 약속인지가 흐려집니다.

한 사람의 근로조건이 몇 해에 걸쳐 바뀌면 계약 관련 문서가 서너 장씩 쌓입니다. 처음 계약서, 연봉을 조정한 문서, 부서를 옮기며 만든 문서가 각각 남아 있는데 어느 것이 지금 적용되는지가 문서만 봐서는 읽히지 않는 경우가 많습니다.

이때 기준이 되는 것은 문서의 개수가 아니라 각 문서에 적힌 적용 시점입니다. 새 문서에 시작일이 적혀 있고 어떤 항목을 대체하는지가 밝혀져 있으면, 문서가 여러 장이어도 시간 순서로 읽을 수 있습니다.

반대로 시작일이 비어 있거나 예전 문서와의 관계가 적혀 있지 않으면 두 문장이 동시에 살아 있는 상태가 됩니다. 임금 칸이 서로 다른 두 문서가 남아 있을 때 어느 쪽을 기준으로 급여를 계산했는지부터 다투게 되는 이유가 여기 있습니다.

그래서 변경 문서에는 두 줄이 반드시 들어가야 합니다. 언제부터 적용되는지와, 예전 문서의 어느 조항을 대신하는지입니다. 나머지 조항은 그대로 둔다는 문장을 함께 적어 두면 남은 부분까지 정리됩니다.

다만 합의로 무엇이든 정할 수 있는 것은 아닙니다. 법이 정한 기준에 못 미치는 조건을 새로 적어 넣더라도 그 부분은 힘을 잃고 법정 기준이 대신 들어옵니다. 어느 문서가 어느 문서를 이기는가라는 물음은 별도의 편에서 다룹니다.

셋째 칸을 눈여겨보십시오. 변경 문서를 만들었다고 해서 예전 계약서가 사라지는 것이 아니라, 손대지 않은 조항은 그대로 살아 있습니다.

넷째 칸은 이 글의 범위를 넘는 이야기지만 짚고 갑니다. 고치는 방향이 아래쪽일 때는 그 조건이 어디까지 유효한지를 먼저 확인하는 편이 안전합니다.

고친 뒤에 남겨 둘 것

예전 문서를 버리면 어느 기간에 무엇이 적용됐는지를 확인할 방법이 사라집니다.

계약서를 새로 쓰고 나면 예전 것을 정리하고 싶어집니다. 그런데 근로계약에 관한 중요한 서류는 3년간 보존하도록 정해져 있고, 이 의무는 사용자에게 붙어 있습니다. 새 문서만 남기고 예전 것을 없애면 그 기간에 어떤 조건이 적용됐는지를 회사 스스로 설명할 수 없게 됩니다.

이 보존 의무를 어겼을 때 따르는 것은 과태료입니다. 앞에서 본 명시·교부 의무 위반이 벌금인 것과 성질이 다르므로 두 제재를 같은 말처럼 쓰지 마십시오. 보존의 범위와 기산 시점은 그 조문을 다룬 편에서 확인하십시오.

실무에서는 사람별로 문서를 시간 순서로 묶어 두는 방식이 가장 품이 덜 듭니다. 처음 계약서 뒤에 변경 문서를 차례로 붙여 두면 어느 시점에 무엇이 달라졌는지가 문서철 하나로 읽힙니다.

근로자 쪽도 마찬가지입니다. 새로 받은 문서만 갖고 있으면 예전 조건이 어땠는지를 증명할 방법이 남지 않습니다. 다만 근로자가 몇 년간 보관해야 한다고 정한 조항은 없으므로, 이는 의무가 아니라 스스로를 위한 정리입니다.

그리고 문서를 고쳤는데 실제 근무가 그 문서와 다르게 흘러가는 경우도 있습니다. 명시된 조건이 사실과 다를 때 근로자에게 열리는 길은 따로 정해져 있으니, 그 상황은 해당 편에서 보십시오.

네 문답에 공통으로 걸리는 것은 기록입니다. 무엇을 언제 어떻게 바꿨는지가 문서 위에 남으면 대부분의 물음이 그 자리에서 끝납니다.

반대로 기록이 없으면 서로의 기억을 맞춰 보는 일이 되고, 그때는 문서를 가진 쪽이 아니라 문서를 만들 의무가 있던 쪽이 설명해야 하는 구조가 됩니다.

자주 묻는 질문