분실·파손 경위서

경위서 마스터·7분·2028.02.01

이 글이 다루는 범위부터

회사 물품이 없어지거나 망가졌을 때 사내에 내는 서면까지입니다.

같은 이름의 서면이 여러 곳에서 요구됩니다. 회사에 내는 것도 있고, 보험금을 청구하면서 내는 것도 있으며, 경찰에 내는 것도 있다고 합니다. 이 글은 그 가운데 첫 번째만 다룹니다.

나머지를 뺀 것은 중요하지 않아서가 아닙니다. 보험금 청구에서 이 서면을 내라고 정한 법령 근거를 확인하지 못했고, 찾아본 자료는 각 보험사의 약관을 보라는 데서 끝났습니다. 경찰에 내는 경우의 근거도 특정하지 못했습니다.

확인하지 못한 것을 있는 것처럼 적으면 그것을 읽고 움직인 사람이 손해를 봅니다. 그래서 범위를 좁혀 두었습니다. 보험이나 형사 절차가 걸린 상황이라면 그쪽은 해당 기관이나 약관에서 직접 확인하셔야 합니다.

좁혀 놓고 보면 남는 것은 분명합니다. 회사 물품에 무슨 일이 생겼고 그것을 어떻게 적어 내느냐입니다.

없어진 것과 망가진 것은 적는 방식이 다릅니다

하나는 시점을 좁히는 일이고, 다른 하나는 순간을 그리는 일입니다.

두 상황을 한 이름으로 묶어 부르지만 적는 방식은 정반대에 가깝습니다. 이것을 갈라 놓지 않으면 어느 쪽도 제대로 적히지 않습니다.

없어진 경우에는 그 순간이 없습니다. 언제 없어졌는지를 본 사람이 없기 때문입니다. 그래서 적을 것은 사건이 아니라 구간입니다. 마지막으로 손에 있었던 것이 언제이고, 없다는 것을 알아챈 것이 언제인지. 그 사이가 좁을수록 서술이 강해집니다.

망가진 경우에는 반대로 그 순간이 있습니다. 어떤 동작을 하다가 어떻게 되었는지를 그려 낼 수 있습니다. 여기서는 구간이 아니라 동작이 중심입니다. 무엇을 들고 어디로 옮기던 중이었는지가 들어가야 합니다.

그래서 같은 서식을 쓰더라도 힘을 주는 칸이 다릅니다. 앞의 경우에는 시각을 적는 칸이 두 개 필요하고, 뒤의 경우에는 상황을 적는 칸이 넓어야 합니다.

세 번째 줄을 소홀히 하는 경우가 많습니다. 노트북이라고만 적으면 어느 것을 말하는지 알 수 없습니다. 자산 번호나 일련번호가 있으면 그것을 적고, 모르면 모른다고 적어 두십시오.

네 번째 줄은 뒤에 시간이 흐른 뒤에 특히 쓸모가 있습니다. 알아채고 나서 곧바로 알렸는지, 며칠 지나서 알렸는지가 나중에 물음이 되는 자리이기 때문입니다.

찾아본 범위를 적어 두십시오

어디를 봤는지 적어 두면 다음 사람이 같은 곳을 다시 뒤지지 않습니다.

없어진 경우에만 해당하는 이야기입니다. 알아챈 뒤에 어디를 찾아보았는지를 적어 두는 것이 실제로는 가장 쓸모 있는 대목인데 대개 빠집니다.

적어 두면 두 가지가 생깁니다. 하나는 다음 사람이 같은 곳을 다시 뒤지지 않아도 된다는 것이고, 다른 하나는 내가 손을 놓고 있지 않았다는 사실이 기록으로 남는다는 것입니다. 뒤엣것을 위해 억지로 적으라는 뜻은 아니지만, 실제로 찾아보았다면 그 사실이 남는 편이 낫습니다.

찾아본 곳을 적을 때는 시각을 함께 붙이십시오. 오후에 한 번 훑어본 것과 이틀에 걸쳐 여러 곳을 확인한 것은 다른 이야기이고, 시각이 없으면 그 차이가 드러나지 않습니다.

그리고 아직 확인하지 못한 곳이 있으면 그것도 적으십시오. 남은 자리가 어디인지가 보이면 다음 절차가 정해집니다.

두 시점을 정확히 적을 수 없을 때가 많습니다. 어제 퇴근할 때까지는 있었다는 정도만 기억날 수도 있습니다. 그럴 때는 그렇게 적으면 됩니다. 없는 정확도를 만들어 낼 필요가 없습니다.

다만 두 시점 사이가 넓다는 사실 자체는 밝혀 두는 편이 낫습니다. 나중에 그 사이의 다른 기록이 나오면 구간이 좁혀질 수 있고, 그때 내 서술이 그 기록과 어긋나지 않게 됩니다.

물건의 값이 곧 내 부담은 아닙니다

전부 물어내겠다고 적어도 그 문장으로 범위가 정해지지 않습니다.

이 상황에서 가장 흔한 일이 마지막 줄에 배상을 약속하는 문장을 넣는 것입니다. 물건이 눈앞에서 사라지거나 부서졌으니 값을 물어야 한다고 생각하게 되고, 먼저 적어 두면 태도가 좋게 보이리라 여기게 됩니다.

법원의 판단은 그 문장이 그대로 범위를 정하지는 않는다는 쪽입니다. 손해 전부를 변제하겠다는 각서를 낸 경우에도, 여러 사정을 살펴 상당하다고 인정되는 한도를 넘어서까지 청구할 수 있는 것은 아니라고 보았습니다. 이 판단의 자세한 내용과 인용은 책임을 적는 수위를 다룬 편에 정리해 두었습니다.

그렇다고 회사가 아무것도 청구할 수 없다는 뜻으로 읽으면 틀립니다. 청구할 수 있고, 그 범위가 여러 사정을 고려해 정해진다는 것입니다. 비율을 여기서 말씀드릴 수는 없습니다.

실무적인 결론은 간단합니다. 배상에 관한 이야기는 이 종이가 아니라 다른 자리에서 정리하십시오. 이 종이에는 무엇이 언제 어떻게 되었는지만 적으면 됩니다.

적고 나서 확인할 것

물건을 특정했는지와 시점을 짐작으로 채우지 않았는지입니다.

다 적고 나면 두 가지만 다시 보십시오. 첫째는 어느 물건인지가 특정되어 있는지입니다. 이름과 번호와 수량이 들어가 있는지, 없으면 없다고 적혀 있는지 봅니다.

둘째는 시점입니다. 없어진 경우의 두 시점과 망가진 경우의 한 시점이 어디서 나온 숫자인지 스스로 답할 수 있어야 합니다. 출입 기록이나 통화 목록에서 나온 것이면 그 사실을 적어 두면 더 좋습니다.

이 둘이 갖춰져 있으면 나머지는 크게 문제가 되지 않습니다. 문장이 다소 서툴러도 확인할 수 있는 정보가 들어 있으면 읽는 쪽에서 다음 절차로 넘어갈 수 있습니다.

두 번째와 세 번째 문답을 흐리게 남긴 이유는 앞에서 밝힌 것과 같습니다. 확인하지 못한 절차를 안내하면 그것이 잘못된 안내가 됩니다.

이 글이 확실하게 말할 수 있는 것은 사내에 내는 서면을 어떻게 적느냐까지입니다. 그 범위 안에서는 앞의 두 가지 확인만으로 충분합니다.

자주 묻는 질문