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경위서 마스터·8분·2028.01.29

정식 양식이라는 것을 찾고 있다면

서식을 정한 법령 규정을 찾지 못했으므로 고르는 문제가 됩니다.

내려받을 곳을 찾다 보면 어느 것이 진짜인지 헷갈립니다. 제목도 조금씩 다르고 칸의 개수도 다릅니다. 그러다 보면 어딘가에 관공서가 배포하는 원본이 있고 나머지는 그것을 베낀 것이라고 짐작하게 됩니다.

확인해 본 범위에서는 이 문서의 서식을 정한 법령 규정을 찾지 못했습니다. 그래서 여러 틀이 서로 다른 것이고, 다른 것이 문제가 되지 않습니다. 어느 하나가 정본이고 나머지가 사본인 구조가 아닙니다.

다만 없다고 단정하지는 않겠습니다. 법령에 딸린 서식은 수가 많아 전부 훑어보기 어렵습니다. 확인된 것은 찾지 못했다는 데까지이고, 그 사실만으로도 실무적인 답은 나옵니다.

고를 기준이 정본 여부가 아니라면 무엇이어야 할까요. 받는 쪽이 무엇으로 열어 보는지, 그리고 내가 적어야 할 것이 들어갈 칸이 있는지입니다. 이 둘로 좁히면 선택이 간단해집니다.

옆칸에는 고를 수 없는 서식이 있습니다

같은 사고에서 회사가 관서에 내는 종이는 번호까지 정해져 있습니다.

이 문서를 둘러싼 사정이 전부 느슨한 것은 아닙니다. 일터에서 난 사고라면 회사가 관할 관서에 따로 내야 하는 서식이 있고, 그쪽은 규칙에 별지 번호로 못 박혀 있습니다. 회사가 칸을 늘리거나 줄일 수 있는 종이가 아닙니다.

그러니 같은 사고에서 나오는 두 종이가 이 점에서 정반대입니다. 한쪽은 고를 수 있고 다른 한쪽은 고를 수 없습니다. 두 종이가 어떻게 갈리는지는 따로 정리해 둔 편이 있으니 그쪽을 보시면 됩니다.

여기서 알아 둘 것은 하나입니다. 검색 결과에 법정 서식이라는 말이 섞여 나온다면 그것이 어느 쪽 이야기인지 확인해야 한다는 것입니다. 대개는 관서로 가는 쪽입니다.

어떤 파일로 받을 것인가

받는 쪽의 환경이 정해지면 형식도 따라 정해집니다.

파일 형식을 고르는 문제는 취향이 아니라 상대의 환경 문제입니다. 내가 편한 것으로 만들어 보냈는데 상대가 열지 못하면 처음부터 다시 하게 됩니다.

한글 파일은 공공기관과 오래된 사무 환경에서 여전히 기본입니다. 결재 서류의 다른 문서들이 전부 그 형식이면 이것만 다른 형식으로 내밀 이유가 없습니다. 워드 파일은 바깥으로 나갈 가능성이 있을 때 안전합니다. 열리지 않는 일이 가장 적습니다.

고정해서 내보내야 할 때는 인쇄용 형식으로 바꿉니다. 다만 이것은 마지막 단계에서 하는 일이고, 편집이 더 필요해질 수 있으니 원본은 따로 남겨 두어야 합니다. 여러 건을 한꺼번에 관리해야 하는 부서라면 표 형식이 편합니다.

아래 표는 상황별로 무엇을 고를지 정리한 것입니다. 왼쪽 칸의 상황이 내 경우인지부터 보십시오.

세 번째 줄을 고를 때 흔히 놓치는 것이 있습니다. 고정한 파일만 남겨 두면 오타 하나를 고치려 해도 처음부터 다시 만들어야 합니다. 원본과 고정본을 함께 보관하십시오.

네 번째 줄은 본인이 아니라 부서가 쓰는 방식입니다. 개인이 한 건을 낼 때 이 형식을 고르면 오히려 칸이 좁아 서술이 잘립니다.

변환하다 어긋나는 자리

표와 서명란이 다음 장으로 넘어가는 문제가 가장 잦습니다.

한 형식으로 만든 파일을 다른 형식으로 바꾸면 화면에서 보던 모양이 그대로 유지되지 않습니다. 이 문서에서는 특히 세 곳이 어긋납니다.

첫째는 시각과 상황을 나란히 적어 둔 표입니다. 줄이 늘어나면서 한 칸의 내용이 두 줄로 밀리고, 그 여파로 뒤쪽 칸이 통째로 다음 장으로 넘어갑니다. 시간의 흐름이 두 장에 걸쳐 끊기면 읽는 쪽에서 순서를 놓칩니다.

둘째는 서명란입니다. 본문 마지막 문단이 한 줄만 길어져도 서명란이 홀로 다음 장으로 밀려납니다. 내용이 없는 장에 이름과 날짜만 남아 있는 모양이 되는데, 인쇄해서 결재를 올리는 자리에서는 이것이 성의 문제로 읽힙니다.

셋째는 첨부한 사진입니다. 현장 사진을 본문에 끼워 넣었다가 형식을 바꾸면 위치가 어긋나거나 크기가 달라집니다. 사진은 본문에 박아 넣기보다 뒤에 모아 두고 본문에서는 번호로 가리키는 편이 안전합니다.

1. 내용을 다 채운 뒤형식을 바꾸기 전에 원본을 따로 복사해 둡니다
2. 바꾸고 나서표가 장을 넘어가며 끊기지 않는지 봅니다
3. 마지막 장을 열어서명란이 본문과 같은 장에 있는지 확인합니다
4. 사진이 있으면위치와 크기가 그대로인지 한 장씩 넘겨 봅니다
5. 보내기 직전받는 쪽이 쓰는 형식이 맞는지 다시 확인합니다

두 번째와 세 번째 칸은 화면에서 스크롤하며 보면 잘 걸리지 않습니다. 장 단위로 넘겨 보는 방식으로 확인해야 눈에 들어옵니다.

마지막 칸을 습관으로 만들어 두면 앞의 네 칸을 잘못해도 큰 문제가 되지 않습니다. 반대로 형식이 어긋난 채로 나가면 앞의 넷을 아무리 잘해도 소용이 없습니다.

내려받은 틀을 내 상황에 맞추는 순서

칸을 지우는 것보다 칸을 비워 두는 편이 낫습니다.

내려받은 틀에는 내 경우와 상관없는 칸이 섞여 있습니다. 설비 번호를 적는 칸이 있는데 사무실에서 난 일이라면 적을 것이 없습니다. 이때 그 칸을 지우고 싶어집니다.

지우기 전에 잠깐 생각해 볼 것이 있습니다. 칸이 남아 있으면 읽는 쪽에서 해당 사항이 없다는 것을 알 수 있지만, 칸 자체가 사라지면 물어보지도 않은 것이 됩니다. 나중에 그 항목이 필요해졌을 때 처음부터 다시 묻게 됩니다.

그래서 해당 없음을 적어 두고 칸은 남기는 편이 낫습니다. 반대로 칸이 모자라면 늘리십시오. 시각을 적는 줄이 넷뿐인데 여덟 줄이 필요하다면 줄을 늘리면 됩니다. 정해진 서식이 아니므로 늘리고 줄이는 데 제약이 없습니다.

제목도 마찬가지입니다. 회사가 부르는 이름이 따로 있으면 그것으로 바꾸어 다는 편이 낫습니다. 결재 라인에서 다른 서류와 이름이 맞아야 찾기 쉽습니다.

여섯 줄 모두 내용에 관한 것이 아니라 형태에 관한 것입니다. 무엇을 적을지는 다른 편들이 다루고 있으니 그쪽을 함께 보시면 됩니다.

형태를 먼저 갖춰 두면 내용을 채우는 일이 수월해진다는 점도 덧붙여 둡니다. 빈칸이 눈앞에 늘어서 있으면 무엇이 빠졌는지가 보이기 때문입니다.

자주 묻는 질문