전자결재로 경위서를 제출할 때

경위서 마스터·7분·2028.02.03

화면이 두 개라는 것부터

내가 결재를 올리는 화면과 회사가 관서로 내보내는 화면은 별개입니다.

종이로 오가던 일이 화면으로 옮겨 오면서 헷갈리는 것이 하나 생겼습니다. 예전에는 내가 적어 낸 종이와 회사가 관서로 보내는 종이가 눈에 보이게 따로 있었는데, 지금은 둘 다 화면이라 하나처럼 보입니다.

실제로는 여전히 둘입니다. 내가 결재를 올리는 곳은 회사가 쓰는 결재 시스템이고, 회사가 관서로 보내는 곳은 정부가 운영하는 별도의 창구입니다. 시스템이 다르고 계정이 다르며 받는 쪽도 다릅니다.

그래서 검색하다 마주치는 마감 시각이 어느 쪽 이야기인지 구별해야 합니다. 자정까지라는 말을 보고 오늘 밤까지 결재를 올리면 되겠다고 생각했다면 잘못 짚은 것입니다.

이 글은 그 둘을 갈라 놓은 다음, 화면으로 옮겨 오면서 실제로 달라진 것이 무엇인지를 짚습니다. 결론부터 말하면 문서의 성격이 바뀐 것은 없고 남는 흔적이 늘었습니다.

마감 시각이 갈리는 자리

같은 서식이라도 어떤 방법으로 내느냐에 따라 마지막 날의 시각이 달라집니다.

관서로 가는 서식에는 마감이 붙어 있습니다. 흥미로운 것은 그 마감의 시각이 제출 방법에 따라 달라진다는 점입니다.

직접 가져가거나 우편으로 보내거나 팩스로 넣는 경우에는 마지막 날의 근무시간 안에 도달해야 합니다. 창구가 닫히면 그날은 지나간 것입니다. 반면 웹사이트로 내는 경우에는 마지막 날 자정까지 시간이 있습니다. 창구의 운영 시간에 매이지 않기 때문입니다.

다시 한번 주어를 확인하겠습니다. 이 마감을 지켜야 하는 쪽은 사업주입니다. 사고를 겪은 사람이 사내 결재를 언제까지 올려야 하는지는 이 마감과 아무 상관이 없습니다.

내 쪽의 마감은 회사가 정합니다. 며칠 안에 상신하라고 규정에 적어 둔 곳도 있고 결재 시스템 자체가 기한을 걸어 두는 곳도 있습니다. 확인할 곳은 법령이 아니라 그 시스템의 안내입니다.

화면으로 옮겨 오면서 달라진 네 가지

문서의 성격이 아니라 남는 흔적이 달라졌습니다.

전자결재로 올린다고 해서 적을 내용이 달라지지는 않습니다. 시각과 장소와 상황을 적는 일은 그대로입니다. 달라지는 것은 그 문서가 남기는 기록입니다.

먼저 올린 시각이 자동으로 기록됩니다. 종이로 낼 때는 언제 냈는지가 다투어지는 일이 있었는데 이제는 그럴 여지가 없습니다. 반대로 늦게 올린 것도 그대로 남습니다.

다음으로 결재선을 거치는 동안의 이력이 남습니다. 누가 언제 보았고 어디서 반려되었는지가 기록됩니다. 반려되면 그 사유까지 남는 경우가 많아, 무엇 때문에 다시 적게 되었는지가 뒤에 확인됩니다.

그리고 수정 이력이 남습니다. 이것이 종이와 가장 크게 다른 점입니다. 상신한 뒤에 내용을 고치면 고친 사실이 그대로 보입니다. 그러니 처음 올릴 때 확인하지 못한 부분을 확인하지 못했다고 적어 두는 편이, 나중에 조용히 고치는 것보다 낫습니다.

1. 상신하기 전시각과 장소가 다른 기록과 맞는지 봅니다
2. 첨부를 붙일 때파일 크기와 형식 제한을 먼저 확인합니다
3. 상신한 뒤고칠 것이 생기면 고친 사실이 남는다는 점을 염두에 둡니다
4. 반려되면무엇 때문인지 사유를 확인하고 그 부분만 손봅니다

두 번째 칸이 실무에서 가장 자주 걸립니다. 현장 사진을 여러 장 붙이려다 용량 제한에 막혀 급히 줄이다가 알아볼 수 없게 되는 경우입니다. 미리 확인해 두면 사진을 고르는 기준이 달라집니다.

네 번째 칸에서는 사유에 적힌 것만 손보는 편이 낫습니다. 이참에 전체를 다시 쓰면 앞서 올린 것과 달라진 곳이 여럿 생기고, 그 차이가 전부 이력에 남습니다.

화면에 올리는 것과 파일을 고르는 것은 다른 문제입니다

결재 시스템이 요구하는 형식이 따로 있으면 그것이 우선입니다.

파일 형식을 무엇으로 할지는 따로 다룬 편이 있습니다. 다만 결재 화면에 올릴 때는 판단의 순서가 조금 달라집니다.

종이로 낼 때는 받는 쪽이 무엇으로 열어 보는지를 생각하면 됐습니다. 화면에 올릴 때는 그 앞에 시스템이 있습니다. 시스템이 특정 형식만 받는다면 그 형식으로 맞춰야 하고, 본문을 화면에 직접 입력하게 되어 있으면 파일 자체가 필요 없을 수도 있습니다.

본문을 직접 입력하는 경우에는 서식의 칸이 사라집니다. 그러면 시각과 상황을 어떻게 구분할지를 스스로 정해야 합니다. 줄을 나누고 시각을 앞에 두는 방식이 가장 무난합니다. 표를 그대로 옮기려다 화면에서 깨지는 경우가 많습니다.

그리고 어느 쪽이든 내 손에 원본을 남겨 두십시오. 시스템에 올린 것은 나중에 열람 권한이 사라질 수 있고, 부서를 옮기거나 회사를 떠나면 접근하지 못하게 됩니다.

세 문답 모두 답이 그 시스템에 달려 있다는 점이 공통됩니다. 회사마다 쓰는 제품이 다르고 설정도 다릅니다.

그래서 이 절의 결론은 하나입니다. 처음 올릴 때 시스템의 안내를 한 번 읽어 두면 그다음부터는 확인할 것이 없습니다.

전자적인 형태라서 달라지는 것은 없습니다

화면에 올렸다는 이유만으로 효력이 달라지지는 않습니다.

이 물음이 자주 나옵니다. 종이에 적어 도장을 찍은 것과 화면에 입력해 결재를 올린 것이 같은 무게를 갖느냐는 것입니다.

전자적인 형태로 되어 있다는 이유만으로 효력을 부인하지 못한다는 것이 법의 태도입니다. 이 원칙은 여러 문서에 걸쳐 적용되는 것이라 다른 클러스터의 편들이 조문까지 자세히 다루고 있습니다. 여기서는 원칙의 방향만 짚고 넘어가겠습니다.

다만 이 문서에 한해서는 이 물음의 실익이 크지 않습니다. 애초에 법이 이 문서의 형식을 정해 둔 것이 없기 때문입니다. 정해 둔 형식이 없으니 그 형식을 벗어나 효력이 흔들릴 일도 없습니다.

끝으로 하나 덧붙입니다. 사고 보고에 관한 절차가 최근에 바뀌었다는 이야기가 검색에 섞여 나오는 경우가 있는데, 확인해 본 범위에서는 그런 변화를 찾지 못했습니다. 없는 변화를 전제로 서두르실 필요가 없습니다.

자주 묻는 질문