지출결의서 한 장 때문에 비용이 부인됩니다
지출결의서 마스터·8분·
결의서가 부인의 원인이 되는 것은 증빙이 없을 때가 아니라 증빙과 어긋날 때입니다. 계정을 잘못 잡거나 같은 건을 두 번 올리거나 시기를 밀어 적으면 종이가 다 갖춰져 있어도 되돌아옵니다.
특히 계정이 어긋난 건은 비용이 인정되던 지출이 통째로 빠지는 쪽으로 결과가 바뀝니다 · 2026년 8월 기준
팀 저녁 식사 — 복리후생비
외부 인원 2명 동석 — 거래처 접대 성격으로 분류 · 내부 인원과 구분해 기재
12월에 결제 · 1월에 결의
용역 완료 12월 · 결제 12월 · 귀속 12월로 적고 지급일만 1월로 표시
카드 전표와 세금계산서를 모두 첨부
세금계산서로 처리한다고 표시하고 카드 전표는 결제 확인용으로만 붙임
증빙이 없어서가 아닙니다
이 글이 다루는 것은 종이를 다 받아 둔 상태에서 벌어지는 일입니다.
비용이 부인되는 경우를 이야기하면 대개 증빙을 못 받은 상황을 떠올립니다. 그쪽은 원인이 분명하고 결과도 정해져 있어 판단이 쉽습니다. 그 이야기는 조문과 함께 별도의 편에 정리해 두었습니다.
실무에서 더 억울한 것은 다른 쪽입니다. 종이를 제대로 받아 두었고 파일에 철해 두었는데도 결산이나 검토에서 되돌아오는 경우입니다. 이때 문제가 되는 것은 첨부물이 아니라 결의서에 적힌 판단입니다.
결의서에는 숫자만 들어 있는 것이 아닙니다. 이 지출이 어떤 성격인지, 어느 시기에 속하는지, 어떤 서류로 처리할 것인지에 대한 판단이 함께 적혀 있습니다. 그 판단이 첨부물과 어긋나면 서류 전체가 흔들립니다.
아래 네 자리가 실무에서 반복되는 어긋남입니다. 네 가지 모두 결의서를 쓰는 자리에서 몇 초면 막을 수 있는 것들입니다.
계정을 잘못 잡으면 결과가 통째로 바뀝니다
같은 식사비인데 어느 계정으로 잡느냐에 따라 결말이 다릅니다.
네 자리 가운데 손실이 가장 큰 것이 여기입니다. 직원끼리 먹은 저녁과 거래처를 대접한 저녁은 영수증만 보면 구별되지 않습니다. 같은 식당, 같은 금액일 수 있습니다.
그런데 이 둘은 증빙 요구가 걸리는 방식이 다르고, 요구를 지키지 못했을 때의 결말도 다릅니다. 한쪽은 비용으로 인정되면서 몫이 붙는 정도로 끝나지만, 다른 한쪽은 비용 자체가 빠집니다. 그 갈림의 구조는 조문을 다룬 편에 표로 정리해 두었습니다.
구별의 단서는 영수증이 아니라 사람에 있습니다. 그 자리에 외부 인원이 있었는지입니다. 결의서를 쓰는 시점에는 그것이 기억에 남아 있지만, 몇 달 뒤에는 남아 있지 않습니다. 그래서 참석 인원의 구성을 사유란에 한마디 적어 두는 습관이 값을 합니다.
판단이 애매한 자리도 있습니다. 협력사 직원과 함께 일하며 먹은 식사 같은 경우입니다. 이럴 때는 결의서에 상황을 짧게 남겨 두고 분류는 회계 담당자가 정하도록 넘기는 편이 낫습니다. 판단을 미루는 것이 아니라 판단할 재료를 남기는 것입니다.
같은 건이 두 번 올라가는 경우
한 거래에 서류가 두 종류 생기면 양쪽이 다 처리될 수 있습니다.
카드로 결제했는데 상대가 세금계산서도 발행하는 경우가 있습니다. 정기 결제나 광고비처럼 자동으로 빠져나가는 건에서 특히 흔합니다. 두 서류가 각각 도착하고 각각 결의서에 붙습니다.
이 상태가 위험한 것은 서류가 잘못되었기 때문이 아닙니다. 양쪽 다 정상적으로 발행된 서류이고 어느 쪽으로 처리해도 됩니다. 문제는 어느 쪽으로 처리할지를 정하지 않은 채 둘 다 올라가는 것입니다.
결과는 신고 뒤에 드러납니다. 같은 거래가 두 번 반영된 것이 확인되면 바로잡는 절차를 거쳐야 하고 그에 따르는 부담도 생깁니다. 발견되는 시점이 늦을수록 되돌리는 일이 커집니다.
막는 방법은 결의서 단계에 있습니다. 첨부물이 두 종류로 들어와 있으면 그 자리에서 어느 쪽으로 처리할지 표시하는 것입니다. 나머지 한 장은 버리지 말고 결제 사실을 확인하는 용도로만 붙여 두면 됩니다. 붙어 있되 처리 대상이 아니라는 표시가 있으면 두 번 올라가지 않습니다.
| 결의서에 붙은 것 | 정해야 할 것 | 정하지 않으면 |
|---|---|---|
| 세금계산서 한 장 | 없음 | 그대로 처리하면 됩니다 |
| 카드 전표 한 장 | 없음 | 그대로 처리하면 됩니다 |
| 두 서류가 같은 건에 | 어느 쪽으로 처리할지 | 같은 거래가 두 번 반영될 수 있습니다 |
| 두 서류가 다른 건에 | 각각 별개의 건인지 확인 | 묶어서 한 건으로 처리하기 쉽습니다 |
마지막 줄은 반대 방향의 실수입니다. 같은 상대와 비슷한 시기에 두 건의 거래가 있었는데 서류를 한 건으로 묶어 버리는 경우입니다.
두 경우 모두 결의서에 거래 건별로 줄을 세워 두면 걸러집니다. 상대의 이름이 아니라 거래를 기준으로 줄을 나누십시오.
시기가 밀리는 경우
일이 끝난 때와 지급한 때와 결재를 올린 때가 각각 다릅니다.
결의서를 지급 직전에 쓰는 회사가 많습니다. 그러다 보면 결의서에 적히는 날짜가 지급일 쪽으로 쏠립니다. 대부분의 경우 문제가 되지 않지만 연말과 연초 사이에서는 이야기가 달라집니다.
12월에 용역이 끝나고 대금도 12월에 나갔는데 결의서를 1월에 올렸다면, 서류상으로는 1월의 지출처럼 보입니다. 실제로 속한 시기와 서류에 남은 시기가 어긋난 것입니다.
이 어긋남은 결산에서 반드시 드러납니다. 어느 해에 속하는 비용인지가 세금 계산의 기초이기 때문입니다. 드러나면 되돌려 고쳐야 하고, 고치는 과정에서 다른 건들도 함께 들여다보게 됩니다.
결의서에 날짜 칸을 여러 개 두는 이유가 여기 있습니다. 일이 끝난 날, 결제한 날, 지급한 날을 각각 적을 수 있으면 어긋남이 서류 안에서 드러납니다. 칸이 하나뿐이면 무엇을 적어도 나머지 정보는 사라집니다.
마감 전에 훑는 순서
네 자리는 서류를 한 번 훑는 것으로 대부분 걸러집니다.
지금까지 본 네 가지는 성격이 다르지만 걸러 내는 방법은 비슷합니다. 마감 전에 그달의 결의서를 모아 놓고 정해진 순서로 훑는 것입니다.
훑는 데 오래 걸리지 않습니다. 대부분의 건은 어느 항목에도 걸리지 않고 지나갑니다. 걸리는 몇 건만 따로 빼서 확인하면 됩니다.
그리고 이 훑기를 담당자가 아닌 다른 사람이 하면 걸러지는 비율이 높아집니다. 쓴 사람은 자기 판단을 다시 의심하지 않기 때문입니다. 규모가 작아 다른 사람이 없다면 며칠 지난 뒤에 보는 것으로 대신할 수 있습니다.
- 첫 번째외부 인원이 관계된 건을 골라 계정이 맞는지 봅니다
- 두 번째첨부물이 두 종류인 건을 골라 처리 표시가 있는지 봅니다
- 세 번째연말과 연초 사이의 건을 골라 날짜가 어긋나지 않았는지 봅니다
- 네 번째사유란이 한 낱말로 끝난 건을 골라 채워 넣습니다
- 마지막걸러낸 건만 따로 모아 담당자에게 확인을 받습니다
네 번째 단계는 시간이 지날수록 어려워집니다. 사유가 비어 있는 건은 며칠 안에 채워야 기억이 남아 있습니다. 한 달이 지나면 채울 재료가 없습니다.
정리하면 이 글의 요점은 하나입니다. 종이를 다 받아 두는 것으로 끝이 아니라, 결의서에 적힌 판단이 그 종이와 맞물려 있어야 합니다. 맞물림을 확인하는 자리가 마감 전 훑기입니다.
자주 묻는 질문
증빙을 다 받았는데도 부인될 수 있나요?
결의서에 적힌 판단이 증빙과 어긋나면 되돌아옵니다. 계정과 시기와 처리 방식이 그 대상입니다.
직원 식사와 거래처 식사를 어떻게 구별하나요?
영수증으로는 구별되지 않습니다. 그 자리에 외부 인원이 있었는지를 사유란에 남겨 두십시오.
카드로 결제했는데 세금계산서도 왔습니다
어느 쪽으로 처리할지 결의서에 표시하십시오. 나머지 한 장은 결제 확인용으로만 붙여 둡니다.
12월 지출을 1월에 올려도 되나요?
지급일은 1월이어도 속하는 시기는 12월입니다. 날짜 칸을 나눠 두면 어긋남이 서류 안에서 드러납니다.
사유란이 비어 있는 건은 어떻게 하나요?
며칠 안에 채워야 기억이 남아 있습니다. 한 달이 지나면 채울 재료가 없습니다.
마감 전 훑기를 꼭 해야 하나요?
의무는 아닙니다. 다만 쓴 사람이 아닌 다른 사람이 훑으면 걸러지는 비율이 크게 올라갑니다.
