지출결의서 지출 사유를 적는 법

지출결의서 마스터·8분·2028.03.05

이 칸을 읽는 사람은 그 자리에 없던 사람입니다

몇 해 뒤 낯선 사람이 이 한 줄만 보고 판단하게 됩니다.

결의서를 쓰는 순간에는 그 지출을 모두가 알고 있습니다. 어제 있었던 일이고 부서 사람들이 같이 겪었습니다. 그래서 사유란에 한 낱말만 적어도 아무 불편이 없습니다.

문제는 이 종이가 다시 열리는 시점이 대개 한참 뒤라는 데 있습니다. 결산에서 계정을 다시 볼 때, 소명을 요구받아 설명해야 할 때, 담당자가 바뀌어 인수인계를 할 때입니다. 그때 이 종이를 읽는 사람은 그 자리에 없던 사람이고, 물어볼 상대도 남아 있지 않은 경우가 많습니다.

그러니 이 칸의 독자를 미래의 낯선 사람으로 잡고 쓰는 것이 정확합니다. 지금 옆자리 동료가 알아들으면 된다는 기준으로 쓰면 나중에 반드시 부족해집니다.

여기에 한 가지가 더 붙습니다. 상대방에게서 받은 종이를 제대로 챙겨 두었더라도, 그 지출이 회사 일과 무슨 관계인지가 설명되지 않으면 비용으로 인정받지 못합니다. 형식은 첨부물이 맡고 관계는 이 칸이 맡습니다. 두 몫이 갈라져 있습니다.

품명을 옮겨 적는 것은 낭비입니다

영수증에 이미 있는 정보를 다시 쓰면 정작 필요한 것이 빠집니다.

사유란에 흔히 들어가는 문장을 보면 대개 무엇을 샀는지가 적혀 있습니다. 회식비, 소모품, 교통비 같은 낱말입니다. 그런데 그 정보는 뒷면에 철해 둔 영수증에 이미 인쇄되어 있습니다. 같은 것을 두 번 적은 셈입니다.

영수증이 말해 주지 못하는 것은 따로 있습니다. 왜 그 자리가 필요했는지, 누구를 위한 것이었는지, 회사의 어느 일과 이어지는지입니다. 이것들은 상대방이 발행한 종이에 절대 나오지 않습니다. 오직 회사가 만든 종이에만 남습니다.

그래서 좋은 사유 문장은 대개 세 조각으로 되어 있습니다. 어떤 일과 이어지는지, 누가 관계되었는지, 그 지출이 어떤 판단으로 이루어졌는지입니다. 세 조각이 다 들어가도 한 줄을 넘지 않습니다.

표의 마지막 줄이 이 절의 결론입니다. 칸의 길이가 한정되어 있으니 무엇을 넣을지 골라야 하는데, 첫 세 줄이 먼저입니다.

다만 계정과목 칸이 따로 없는 양식을 쓰고 있다면 품명이 분류의 단서가 되기도 합니다. 그런 경우에는 첫 세 조각 뒤에 짧게 덧붙이십시오.

직원이 먼저 쓰고 나중에 받는 경우

이때는 사유란이 하나 더 증명해야 합니다 — 회사의 일이었다는 것을요.

원칙적으로는 회사 명의의 카드를 쓰는 것이 정리가 쉽습니다. 결제 기록이 회사 이름으로 남고 사용 내역이 한곳에 모입니다. 그런데 급한 자리에서는 직원이 자기 카드로 먼저 결제하고 나중에 정산받는 일이 생깁니다.

이 방식이 아예 안 되는 것은 아닙니다. 요건을 갖추면 회사의 비용으로 처리할 수 있습니다. 다만 결제 기록에 개인의 이름이 찍혀 있으므로, 그 지출이 개인의 것이 아니라 회사의 것이었다는 점을 서류가 설명해야 합니다. 그 설명이 놓이는 자리가 사유란입니다.

그래서 이 경우에는 사유 문장에 한 조각이 더 붙습니다. 왜 회사 카드를 쓸 수 없었는지입니다. 현장에서 카드 단말기가 되지 않았다거나, 회사 카드를 소지한 사람이 동행하지 않았다거나 하는 사정입니다. 이 한 줄이 있고 없고가 나중에 설명의 무게를 크게 바꿉니다.

지급 계좌도 함께 남겨 두십시오. 누구에게 얼마를 돌려주었는지가 결의서 안에서 닫혀 있어야 정산이 끝난 것입니다. 계좌 정보를 별도 파일로만 관리하면 몇 해 뒤 서류만 남았을 때 흐름이 끊깁니다.

1. 결제한 직후영수증에 결제 수단이 개인 것으로 찍혔는지 확인합니다
2. 결의서를 쓸 때사유 세 조각에 회사 카드를 쓰지 못한 사정을 덧붙입니다
3. 금액을 적을 때영수증에 갈라져 있는 값을 그대로 옮깁니다
4. 정산할 때돌려준 금액과 지급 계좌를 결의서 안에 남깁니다

네 단계 가운데 두 번째가 이 방식의 핵심입니다. 나머지는 회사 카드를 썼을 때와 같습니다.

정산 자체를 줄이고 싶다면 결제 수단 쪽을 손보는 편이 빠릅니다. 회사 명의의 결제 수단을 늘리면 이 절이 통째로 필요 없어집니다.

길게 쓴다고 첨부물을 대신하지는 않습니다

사유가 촘촘한 것과 형식이 갖춰진 것은 서로 다른 문제입니다.

사유를 잘 적어야 한다고 하면 반대쪽으로 가는 경우가 있습니다. 영수증을 못 받았을 때 사유란을 길게 채워서 메우려는 시도입니다. 상황을 자세히 적고 담당자 확인 서명을 늘립니다.

이 방식은 회사 안에서는 통하지만 바깥의 요구와는 다른 층에 있습니다. 요구되는 것은 상대방이 발행한 종이이고, 사유란은 그 종이가 있다는 전제 위에서 관계를 설명하는 자리입니다. 층이 다르니 하나로 다른 하나를 채울 수 없습니다.

정리하면 사유란의 몫은 이렇습니다. 첨부물이 있는 지출에 대해 그것이 회사 일과 어떻게 이어지는지를 남기는 것입니다. 첨부물이 없는 지출에 대해서는 사유란이 아무리 훌륭해도 결과가 달라지지 않습니다. 그 경우에 무슨 일이 생기는지는 별도의 편에서 조문과 함께 다룹니다.

마지막으로 문장의 길이입니다. 세 조각을 담되 한 줄을 넘기지 않는 것이 좋습니다. 길어지면 나중에 훑어 읽을 때 오히려 요점이 묻힙니다. 자세한 경위가 필요한 지출이라면 별도의 보고서를 붙이고 사유란에는 그 보고서를 가리키는 한마디만 남기십시오.

자주 묻는 질문