지출결의서 증빙 없는 지출이 문제가 되는 이유

지출결의서 마스터·9분·2028.03.03

결재를 받는 종이와 세금을 정하는 종이는 다릅니다

한쪽은 회사가 스스로 만든 문서이고, 다른 한쪽은 거래 상대방이 건네는 문서입니다.

경리 업무를 처음 맡으면 지출결의서가 지출의 전부처럼 보입니다. 결재란이 채워지면 돈이 나가고, 파일에 철해 두면 그 건은 닫힙니다. 회사 안에서는 실제로 그 순간에 절차가 끝납니다.

그런데 그 결의서는 회사가 스스로 만든 종이입니다. 양식도 회사가 정했고, 칸의 개수도 회사가 정했고, 누가 결재하는지도 회사가 정했습니다. 회사 밖에서 보면 그 문서는 어떤 사실도 확인해 주지 않습니다. 우리가 이렇게 정했다는 기록일 뿐입니다.

세금을 정할 때 근거로 삼는 종이는 성격이 반대입니다. 돈을 받은 쪽이 발행하고, 그쪽의 매출로 함께 잡히고, 그래서 양쪽 기록이 맞물립니다. 한쪽이 비용으로 올린 금액이 다른 쪽의 수입으로 잡혀 있기 때문에 확인이 됩니다. 회사 안에서 만든 문서에는 이 맞물림이 없습니다.

그러니 결의서가 잘못돼서 문제가 생기는 것이 아닙니다. 결의서는 원래 그 역할을 맡은 종이가 아닙니다. 결의서의 자리는 상대방에게서 받은 종이를 어느 계정에 어떤 사유로 붙였는지 남기는 것이고, 붙일 종이 자체가 없으면 그 자리가 비어 있는 것입니다.

받아 두라고 명한 조문이 따로 있습니다

사업과 관련된 모든 거래에 대해 종이를 만들거나 받아 두고, 정해진 기간 동안 갖고 있으라고 되어 있습니다.

막연히 관행으로 그렇게 하는 것이 아닙니다. 법인에 대해서는 법인세법이, 개인사업자에 대해서는 소득세법이 각각 같은 취지의 조문을 두고 있습니다. 여기서는 법인 쪽 조문을 먼저 봅니다.

조문이 걸어 둔 범위가 넓다는 점을 눈여겨보십시오. 특정 금액 이상이나 특정 항목이 아니라 사업과 관련된 모든 거래입니다. 예외를 조문 본문이 아니라 별도의 기준에서 잘라 내는 구조여서, 출발점은 언제나 전부 해당한다는 쪽입니다.

기간의 기산점도 짚어 두어야 합니다. 돈이 나간 날이 아니라 그 사업연도의 신고기한이 지난 날부터 셉니다. 3월에 쓴 돈이라도 그해 결산을 신고한 뒤부터 세기 시작하므로, 체감상 보관해야 하는 기간은 5년보다 깁니다.

내국법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난 날부터 5년간 보관하여야 한다.

법인세법 제116조 제1항(지출증명서류의 수취 및 보관)

개인사업자에게도 나란한 조문이 있습니다. 소득세법 쪽은 필요경비를 계산하려는 경우 그 지출에 대한 증명서류를 받아 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관하도록 정하고 있습니다. 기산점의 표현이 다를 뿐 구조는 같습니다.

개인사업자 쪽 조문과 그 예외는 소규모 사업장을 다룬 편에서 따로 정리했습니다. 여기서는 법인을 기준으로 이어 갑니다.

받지 못했을 때 붙는 몫

그 금액의 100분의 2가 세금에 더해집니다. 낼 세금이 없는 해에도 붙습니다.

증명서류를 받아 두라는 명령만 있고 어기면 어떻게 되는지가 없다면 그 조문은 권고에 그칩니다. 그래서 받지 못한 경우를 따로 정한 조문이 붙어 있습니다.

비율 자체보다 마지막 구절이 무겁습니다. 산출세액이 없는 경우에도 징수한다고 되어 있습니다. 그해에 손실이 나서 낼 세금이 한 푼도 없더라도 이 몫만은 따로 나온다는 뜻입니다. 적자를 낸 회사가 방심하기 쉬운 자리입니다.

대상이 되는 상대도 조문에 적혀 있습니다. 사업자로부터 공급받은 경우입니다. 사업자가 아닌 개인에게서 무언가를 사고 대금을 준 경우는 이 조문이 겨냥하는 장면이 아닙니다. 상대가 사업자인가를 먼저 보는 습관을 들이면 판단이 빨라집니다.

납세지 관할 세무서장은 내국법인이 사업과 관련하여 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 제116조 제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받지 아니하거나 사실과 다른 증명서류를 받은 경우에는 그 받지 아니한 금액 또는 사실과 다르게 받은 금액의 100분의 2에 상당하는 금액을 가산한 금액을 법인세로서 징수하여야 한다. 다만, 산출세액이 없는 경우에도 적용한다.

법인세법 제75조의5(증명서류 수취 불성실 가산세)

여기서 말하는 증명서류는 네 가지로 좁혀집니다. 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증입니다. 실무에서 적격증빙이라고 부르는 것이 이 네 가지이고, 회사가 만든 내부 서류는 어느 항목에도 들어가지 않습니다.

건당 금액이 3만 원 이하인 거래는 이 요구에서 빠집니다. 조문이 이하인 경우를 제외한다는 방식으로 적혀 있으므로, 정확히 3만 원인 거래는 대상이 아니고 3만 원을 넘는 순간부터 대상이 됩니다. 이상과 초과를 뒤바꿔 적은 해설이 흔하니 주의하십시오.

같은 상황인데 계정에 따라 결과가 갈립니다

한쪽은 비용으로 인정되고 몫만 더 내지만, 다른 한쪽은 비용 자체가 사라집니다.

이 절이 이 글에서 가장 중요합니다. 상대방 종이를 받지 못했다는 사실은 같은데, 그 지출을 어느 계정으로 잡느냐에 따라 결말이 완전히 달라집니다. 실무에서 놓치면 손해가 가장 큰 자리이기도 합니다.

일반적인 경비는 비교적 관대합니다. 실제로 거래가 있었고 사업과 관련이 있다는 점이 확인되면 비용으로는 인정됩니다. 다만 형식을 갖춘 종이를 받지 못한 데 대해 앞에서 본 몫이 따로 붙습니다.

거래처를 대접하는 데 쓴 돈은 다릅니다. 기준을 넘는데 형식을 갖춘 종이가 없으면 손금에 넣지 않는다고 되어 있습니다. 몫을 더 내는 문제가 아니라 그 금액이 비용 목록에서 아예 빠집니다. 이익이 그만큼 늘어난 것으로 계산되므로 실제 부담은 훨씬 큽니다.

경조사비는 한 번 더 갈라집니다. 기준선이 20만 원으로 따로 잡혀 있고, 그 선을 넘으면 넘은 부분만 빠지는 것이 아니라 전액이 빠집니다. 19만 원과 21만 원의 차이가 2만 원이 아니라 21만 원 전부인 셈입니다.

표의 마지막 줄을 함께 보십시오. 요구가 걸리는 조건 자체가 상대가 사업자라는 것입니다. 사업자가 아닌 사람에게 지급한 경우는 다른 규칙이 작동하므로, 이 표를 모든 지출에 기계적으로 대지 마십시오.

그리고 거래처를 대접하는 데 쓴 돈에는 한 해에 넣을 수 있는 총액의 한도가 따로 있습니다. 그 한도는 규모와 업종에 따라 달라지고 개정도 잦으므로 여기에 값을 적지 않습니다. 그해의 값은 국세청 안내에서 확인하십시오.

결의서로 갈음하려는 시도가 실패하는 지점

회사 안에서 만든 종이는 아무리 잘 써도 바깥의 요구를 채우지 못합니다.

종이를 받지 못했을 때 실무가 흔히 택하는 길이 있습니다. 결의서에 사유를 자세히 적고 담당자 확인란을 늘리고 이체 내역을 붙여 두는 것입니다. 회사 안에서 설명하기에는 충분한 방식이고, 감사에서도 대체로 넘어갑니다.

이 방식이 실패하는 이유는 결의서가 부실해서가 아닙니다. 요구된 것이 상대방이 발행한 종이인데 회사가 발행한 종이를 내놓았기 때문입니다. 앞에서 본 네 가지 목록에 결의서가 없다는 사실이 그대로 결론입니다. 사유를 아무리 길게 적어도 목록이 늘어나지는 않습니다.

이체 내역도 마찬가지입니다. 돈이 실제로 나갔다는 사실을 보여 주는 자료여서 거래의 실질을 다툴 때는 힘이 됩니다. 앞 절에서 본 대로 일반적인 경비가 비용으로 인정되는 근거가 되기도 합니다. 다만 그것으로 형식 요건이 채워지지는 않아 몫은 그대로 붙습니다.

여기서 한 걸음 더 나가는 계산을 하는 경우가 있습니다. 어차피 2%뿐이니 종이를 챙기는 수고를 덜자는 판단입니다. 위험한 계산입니다. 형식을 갖춘 종이가 없으면 사업과 관련이 있다는 점을 따로 설명해야 하는데, 그 설명이 받아들여지지 않으면 비용 자체가 날아갑니다. 몫만 내고 끝나는 결말은 실질이 인정되었을 때의 이야기입니다.

세 번째 문답이 실무에서 가장 빨리 듣는 답입니다. 결제 수단을 바꾸면 상대가 따로 서류를 만들지 않아도 형식이 갖춰집니다. 종이를 받아 내려고 실랑이하기 전에 결제 방법을 먼저 보십시오.

결재를 올리기 전에 확인하는 순서

판단은 돈이 나간 뒤가 아니라 결의서를 쓰는 자리에서 끝내야 합니다.

지금까지 본 것을 순서로 옮기면 짧습니다. 상대가 누구인지, 금액이 어디에 걸리는지, 어떤 성격의 지출인지, 그래서 어떤 종이를 받아야 하는지를 차례로 봅니다. 네 가지가 정해지면 결의서의 칸도 함께 정해집니다.

이 순서를 지출한 다음에 밟으면 늦습니다. 돈이 이미 나간 뒤에는 결제 수단을 바꿀 수 없고, 상대에게 다시 요청하는 일도 시간이 갈수록 어려워집니다. 결의서를 쓰는 시점이 이 판단을 할 수 있는 마지막 자리입니다.

회사 차원에서 한 가지 더 준비할 것이 있습니다. 직전 사업연도의 수입금액이 30억 원 이상인 법인은 계정과목별로 형식을 갖춘 종이를 받지 못한 금액을 정리한 표를 만들어 두어야 합니다. 신고할 때 내는 서류는 아니지만 소명을 요구받거나 조사를 받을 때 제시합니다.

1. 상대를 확인할 때사업자인지 아닌지를 먼저 봅니다. 요구가 걸리는 조건입니다
2. 금액을 볼 때건당 기준을 넘는지 확인합니다. 합계가 아니라 건별입니다
3. 계정을 정할 때일반 경비인지 거래처를 대접한 지출인지에 따라 결말이 다릅니다
4. 결제 수단을 고를 때카드나 현금영수증으로 돌리면 형식이 함께 갖춰집니다
5. 결의서에 붙일 때받은 종이의 종류와 번호를 칸에 남겨 뒤에 찾을 수 있게 합니다

다섯 단계 가운데 법이 명령하는 것은 없습니다. 전부 회사가 스스로 정하는 절차입니다. 다만 이 순서를 정해 두면 앞에서 본 결과가 갈리는 자리에 실수로 들어가는 일이 크게 줄어듭니다.

여기까지가 종이를 받지 못한 경우의 이야기입니다. 종이는 제대로 받았는데 결의서 쪽이 어긋나서 문제가 되는 경우 — 계정을 잘못 잡거나 같은 건을 두 번 처리하거나 귀속 시기가 어긋난 경우 — 는 별도의 편에서 다룹니다.

자주 묻는 질문