소규모 사업장 지출결의서

지출결의서 마스터·8분·2028.03.09

결재란을 채울 사람이 없는데 왜 쓰는가

이 종이의 독자는 승인권자가 아니라 몇 해 뒤의 자기 자신입니다.

혼자 하는 사업장에서 지출결의서를 쓰라고 하면 대개 같은 반응이 나옵니다. 내가 쓰고 내가 결재하는 종이를 왜 만드느냐는 것입니다. 결재란이 승인 절차를 위한 칸이라고 보면 맞는 말입니다.

그런데 이 문서에는 승인 말고 다른 몫이 하나 더 있습니다. 그 지출이 무엇이었고 사업과 어떻게 이어지는지를 남기는 것입니다. 이 몫은 사람이 몇 명이든 사라지지 않습니다. 오히려 규모가 작을수록 다른 사람의 기억으로 메울 수 없어 더 필요합니다.

실제로 이 종이가 다시 열리는 순간은 승인이 필요할 때가 아니라 설명이 필요할 때입니다. 몇 해 전 이 지출이 무엇이었는지를 물어 왔을 때, 남아 있는 것이 카드 명세서 한 줄뿐이면 설명할 재료가 없습니다.

그러니 규모가 작은 곳에서는 결재란을 줄이고 사유란을 키우는 쪽으로 양식을 고치는 편이 낫습니다. 정해진 서식이 없으므로 마음대로 고쳐도 됩니다.

개인사업자에게 걸리는 조문

법인과 다른 조문이지만 요구하는 것은 같습니다.

증빙을 받아 두고 일정 기간 보관하라는 요구는 법인에만 있는 것이 아닙니다. 개인사업자에게는 소득세법이 나란한 조문을 두고 있습니다.

조문이 걸리는 조건을 보십시오. 필요경비를 계산하려는 경우입니다. 벌어들인 것에서 쓴 것을 빼고 세금을 계산하려면 그 뺀 금액에 대해 종이가 있어야 한다는 구조입니다. 빼지 않겠다면 이 요구도 걸리지 않습니다.

기간의 기산점은 법인 쪽과 표현이 다릅니다. 확정신고기간이 끝난 날부터 셉니다. 5월에 신고를 마쳤다면 그 뒤부터 세기 시작하므로 실제로 서류를 들고 있어야 하는 기간은 5년보다 깁니다.

사업자가 사업소득금액 또는 기타소득금액을 계산할 때 필요경비를 계산하려는 경우에는 그 비용의 지출에 대한 증명서류를 받아 이를 확정신고기간 종료일부터 5년간 보관하여야 한다.

소득세법 제160조의2(경비 등의 지출증명 수취 및 보관)

같은 조문은 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 대가를 지출하는 경우 증명서류를 받도록 함께 정하고 있습니다. 여기서 받아야 할 종이는 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증입니다.

건당 3만 원 이하인 거래는 이 요구에서 빠집니다. 이하인 경우를 제외하는 방식이므로 정확히 3만 원인 거래는 대상이 아니고, 넘는 순간부터 대상이 됩니다.

받지 못했을 때와 그래도 빠지는 경우

그 금액의 100분의 2가 붙되, 제외되는 경우가 정해져 있습니다.

받아 두라는 요구를 지키지 못했을 때의 몫도 소득세법 안에 있습니다. 법인 쪽과 비율은 같고 붙는 자리만 다릅니다.

조문의 앞부분을 눈여겨보십시오. 괄호 안에 제외되는 대상이 적혀 있습니다. 규모가 작은 사업자와 소득금액을 추계하는 사람이 그 대상으로 들어가 있습니다. 규모가 작은 곳이라면 자기가 여기에 걸리는지를 먼저 확인해 볼 만합니다.

다만 어디까지가 규모가 작은 사업자인지는 이번 조사에서 확인하지 못했습니다. 기준이 따로 정해져 있다는 것까지만 말씀드릴 수 있고, 자기 사업장이 해당하는지는 세무 대리인이나 국세청 안내에서 확인하십시오.

사업자(대통령령으로 정하는 소규모사업자 및 대통령령으로 정하는 바에 따라 소득금액이 추계되는 자는 제외한다)가 사업과 관련하여 다른 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 제160조의2 제2항 각 호의 어느 하나에 따른 증명서류를 받지 아니하거나 사실과 다른 증명서류를 받은 경우에는 그 받지 아니하거나 사실과 다르게 받은 금액의 100분의 2를 가산세로 해당 과세기간의 종합소득 결정세액에 더하여 납부하여야 한다.

소득세법 제81조의6(증명서류 수취 불성실 가산세)

제외된다는 것은 이 몫이 붙지 않는다는 뜻일 뿐, 증빙을 받아 두지 않아도 된다는 뜻이 아닙니다. 앞 절의 조문은 그대로 걸려 있습니다.

그리고 몫이 붙지 않더라도 그 지출이 사업과 관련되었다는 설명은 여전히 필요합니다. 설명이 되지 않으면 필요경비에서 빠지고, 그쪽 손실이 훨씬 큽니다. 결의서가 남아야 하는 이유가 여기 있습니다.

사업용과 가사용이 섞이는 자리

규모가 작을수록 같은 카드로 두 가지를 함께 쓰게 됩니다.

법인은 회사 명의의 결제 수단과 개인의 것이 처음부터 갈라져 있습니다. 개인사업자는 그렇지 않습니다. 사업용 계좌와 카드를 따로 두더라도 급할 때는 개인 카드를 쓰게 되고, 반대로 사업용 카드로 개인적인 것을 결제하기도 합니다.

여기서 문제가 되는 것은 섞였다는 사실 자체가 아니라 나중에 갈라낼 수 없게 된다는 점입니다. 카드 명세서에는 가맹점 이름과 금액만 남습니다. 같은 식당에서 결제한 두 건 가운데 어느 것이 거래처와의 자리였고 어느 것이 가족 식사였는지는 명세서로 구별되지 않습니다.

결의서가 그 구별을 남기는 자리입니다. 사업 쪽 건만 결의서를 만들어 두면, 만들지 않은 건은 자연스럽게 갈라집니다. 종이를 남긴다는 행위 자체가 분류가 되는 셈입니다.

규모가 작다면 건마다 한 장씩 만들 필요는 없습니다. 한 달치를 한 장에 표로 모아 두고 건별로 사유를 한 줄씩 적는 방식도 가능합니다. 중요한 것은 종이의 개수가 아니라 무엇에 왜 썼는지가 남는 것입니다.

다섯 칸 가운데 셋째가 자주 빠집니다. 상대가 사업자인지 아닌지가 증빙 요구가 걸리는 조건이므로, 헷갈리는 거래라면 그 자리에서 적어 두는 편이 낫습니다.

넷째 칸을 어떻게 채우는지는 사유를 적는 법을 다룬 편에 정리해 두었습니다.

자주 묻는 질문