지출결의서 필수 기재사항

지출결의서 마스터·8분·2028.03.04

정해진 칸이 없다는 것부터 확인해 두십시오

민간 기업을 향해 이 칸을 넣으라고 명한 규정을 찾지 못했습니다.

양식을 여러 개 내려받아 보면 금세 알아차리게 됩니다. 어떤 것은 결재란이 셋이고 어떤 것은 다섯입니다. 계정과목 칸이 있는 것도 있고 없는 것도 있습니다. 영수자 서명란의 자리도 제각각입니다. 같은 이름의 문서인데 생김새가 이렇게 다른 이유는 단순합니다. 기준이 되는 서식이 없기 때문입니다.

이것을 결함으로 받아들일 필요는 없습니다. 지출결의서는 회사 안에서 돈이 나가는 것을 승인하고 기록하려고 만든 문서입니다. 승인 단계가 몇 개인지, 어느 직급까지 결재하는지는 회사마다 다를 수밖에 없고, 그 차이가 그대로 칸의 차이로 나타납니다.

그래서 필수 기재사항을 찾는 질문의 방향을 바꾸는 편이 낫습니다. 무엇을 넣으라고 정해져 있는가가 아니라, 이 종이가 나중에 어떤 요구를 받게 되는가를 먼저 보는 것입니다. 요구를 알면 칸이 정해집니다.

관공서 양식이 유독 반듯한 이유

지방자치단체에는 서식이 실제로 정해져 있습니다. 민간과 사정이 다릅니다.

관공서에서 쓰는 지출결의서를 본 적이 있다면 민간의 양식과 인상이 다르다고 느꼈을 것입니다. 칸의 배치가 정해져 있고 번호가 붙어 있습니다. 그것은 취향의 문제가 아닙니다.

지방자치단체는 재무회계에 관한 규칙을 자치법규로 두고 있고, 그 별지에 서식을 붙여 놓았습니다. 국가법령정보센터에서 별표·서식을 조회하면 일반 지출결의서라는 이름의 서식이 실제로 나옵니다. 그 조직에 속한 사람에게는 그것이 따라야 할 서식입니다.

다만 이 규정은 그 지방자치단체와 그 회계를 다루는 사람에게 미치는 것이고, 민간 회사가 따라야 하는 것이 아닙니다. 반대로 말하면 민간에는 그에 해당하는 규정이 없다는 사실이 이 대비로 더 분명해집니다.

그러므로 지출결의서에 법정 양식이 없다는 문장은 절반만 맞습니다. 정확하게는 민간 기업이 따라야 할 법정 서식은 없고, 지방자치단체는 자치법규가 서식을 두고 있다입니다. 이 구분을 해 두면 관공서에 제출할 서류를 다룰 때 헷갈리지 않습니다.

칸은 어디서 오는가

나중에 이 종이를 향해 던져질 질문이 곧 칸의 목록입니다.

결의서가 파일에 철해진 뒤 다시 열리는 순간은 대개 셋입니다. 결산을 하면서 어느 계정으로 잡을지 정할 때, 부가가치세를 신고하면서 공제되는 것을 추릴 때, 그리고 몇 해 뒤 소명을 요구받아 이 지출이 무엇이었는지 설명할 때입니다.

세 순간이 던지는 질문이 곧 칸입니다. 어느 계정인가, 세액이 얼마인가, 무엇에 왜 썼는가입니다. 여기에 회사 안의 승인 절차가 요구하는 것 — 누가 요청했고 누가 승인했는가 — 이 더해집니다.

아래 표는 그 넷을 묶어 정리한 것입니다. 법이 정한 목록이 아니라 요구에서 역산한 목록이라는 점을 염두에 두고 보십시오. 회사 사정에 따라 늘거나 줄어도 됩니다.

표의 맨 아래 줄이 실무에서 제일 흔하게 생략됩니다. 증빙을 뒷면에 철해 두었으니 따로 적을 필요가 없다고 생각하기 쉬운데, 시간이 지나 서류를 다시 뒤질 때 이 칸의 유무가 걸리는 시간을 크게 바꿉니다.

세 번째 줄도 짚어 두십시오. 금액을 한 덩어리로 적어 두면 나중에 세액을 다시 갈라야 합니다. 이 칸을 나누는 방법은 금액과 부가세를 나눠 적는 편에서 따로 다룹니다.

회사 사정에 따라 달라지는 칸

규모와 조직의 성격이 바뀌면 있어야 할 칸도 함께 바뀝니다.

정해진 서식이 없다는 말은 회사마다 다르게 만들라는 뜻이기도 합니다. 실제로 어떤 회사에는 꼭 필요한 칸이 다른 회사에는 자리만 차지합니다.

먼저 규모입니다. 직전 사업연도의 수입금액이 30억 원 이상인 법인은 계정과목별로 형식을 갖춘 증빙을 받지 못한 금액을 정리한 표를 만들어 두어야 합니다. 그 표를 결산 때 한꺼번에 만들려면 고생스러우므로, 결의서 단계에서 증빙의 종류를 남겨 두는 칸이 실질적으로 필요해집니다.

다음은 조직의 성격입니다. 공익법인은 결산서류를 공시하고 기부금의 모금액과 활용실적을 공개해야 합니다. 지출이 어느 사업에 속하는지를 결의서 단계에서 갈라 두지 않으면 공시 자료를 만들 때 처음부터 다시 나눠야 합니다. 사업 구분 칸이 그래서 붙습니다.

마지막은 결제 수단입니다. 법인카드만 쓰는 회사라면 카드 번호 뒷자리를 적는 칸 하나로 끝나지만, 직원이 먼저 쓰고 정산하는 방식이 섞여 있으면 지급 계좌와 정산 구분이 함께 필요합니다.

이 목록은 회사의 조건에 따라 붙이거나 떼는 칸입니다. 앞 절의 표가 대부분의 회사에 공통되는 뼈대라면, 여기 다섯 줄은 조건에 걸리는 회사만 챙기면 되는 부분입니다.

칸을 두고 자주 헷갈리는 두 가지

항목의 개수를 세려는 시도와, 영수자란을 누가 채우느냐는 물음입니다.

첫 번째는 개수입니다. 필수 항목이 몇 개인지를 묻는 질문이 자주 나오는데, 세어서 답할 수 있는 숫자가 없습니다. 법이 정한 목록이 없으니 개수도 없습니다. 어딘가에서 몇 개라는 숫자를 보았다면 그것은 그 글을 쓴 사람이 정리한 목록의 길이입니다.

두 번째는 영수자란입니다. 돈을 받은 사람이 서명하는 칸으로 두는 회사가 있고, 회사 안에서 지급을 집행한 사람이 서명하는 칸으로 두는 회사도 있습니다. 어느 쪽이 옳다고 정해 둔 규정을 찾지 못했으므로 관행이 갈린다고 보는 편이 정확합니다.

다만 어느 쪽으로 쓰든 사내 규정에 한 줄로 정해 두는 편이 낫습니다. 같은 회사 안에서 부서마다 다르게 쓰면 나중에 서류를 모았을 때 그 칸이 무엇을 뜻하는지 알 수 없게 됩니다.

정리하면 이 글의 답은 두 문장입니다. 반드시 넣어야 할 칸의 목록은 법에 없습니다. 대신 결산과 신고와 소명이 던질 질문에서 역산해 칸을 정하면, 그것이 그 회사의 필수 기재사항이 됩니다.

자주 묻는 질문