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지출결의서 마스터·7분·2028.03.07

양식은 읽는 순서와 채우는 순서가 다릅니다

위에서 아래로 훑으면 반드시 되돌아오게 됩니다.

내려받은 파일을 열면 맨 위에 결재란이 있고, 그 아래로 요청 정보와 금액과 사유가 이어지고, 맨 아래에 첨부 사항이 있습니다. 종이를 읽는 사람의 눈이 움직이는 순서로 배치된 것입니다.

채우는 사람의 손은 그 순서를 따라가면 안 됩니다. 위쪽 칸이 아래쪽 칸에 매여 있기 때문입니다. 어떤 증빙을 붙일지가 정해지지 않으면 금액을 몇 칸으로 나눠 적을지 정해지지 않고, 금액이 정해지지 않으면 결재 단계가 어디까지 올라가는지도 정해지지 않습니다.

그래서 아래에서 위로 거슬러 올라가는 편이 손이 한 번만 갑니다. 첨부물을 손에 쥐고 시작하면 나머지 칸이 차례로 정해집니다.

이 순서는 어느 파일 형식으로 받았든 같습니다. 문서 편집기의 종류와 상관없이 칸이 서로를 받치는 구조가 같기 때문입니다.

첨부란에서 시작해 결재란에서 끝냅니다

다섯 걸음이면 한 장이 채워집니다.

실제로 손이 움직이는 차례를 적어 두면 아래와 같습니다. 처음 쓰는 사람에게는 이 순서를 한 번 붙여 두는 것만으로도 되돌아가는 일이 크게 줄어듭니다.

각 걸음이 무엇에 매여 있는지를 함께 보십시오. 어느 칸도 혼자 정해지지 않습니다.

1. 첫 걸음 — 첨부란손에 쥔 증빙의 종류와 매수를 먼저 적습니다
2. 둘째 걸음 — 금액란증빙에 세액이 갈라져 있으면 두 칸으로, 없으면 한 칸으로 적습니다
3. 셋째 걸음 — 계정란일반 경비인지 거래처를 대접한 지출인지 여기서 갈라 둡니다
4. 넷째 걸음 — 사유란그 지출이 회사 일과 어떻게 이어지는지 한 줄로 남깁니다
5. 다섯째 걸음 — 결재란사내 규정이 정한 금액 구간에 맞춰 올릴 단계를 정합니다

셋째 걸음을 뒤로 미루지 마십시오. 계정을 무엇으로 잡느냐에 따라 증빙이 없을 때의 결과가 완전히 갈립니다. 결의서를 쓰는 자리가 그 판단을 하기에 가장 좋은 시점입니다.

다섯째 걸음의 금액 구간은 법이 정한 것이 아니라 회사가 정한 것입니다. 사내 규정에 구간이 없다면 이 기회에 한 줄 정해 두는 편이 낫습니다.

칸마다 정해지는 시점이 다릅니다

지출 전에 채울 수 있는 칸과 지출 뒤에야 채워지는 칸이 섞여 있습니다.

양식 한 장이 한 번에 완성되는 경우는 오히려 드뭅니다. 어떤 칸은 돈이 나가기 전에 이미 정해져 있고, 어떤 칸은 결제를 마치고 영수증을 받아야 채워집니다.

이 차이를 모르고 한자리에서 다 채우려고 하면 빈칸을 상상으로 메우게 됩니다. 특히 금액 칸이 그렇습니다. 예상 금액을 적어 두고 나중에 고치는 방식은 고치는 것을 잊는 순간 서류와 실제가 어긋납니다.

아래 표는 칸별로 언제 값이 정해지는지를 갈라 둔 것입니다. 파일을 두 번에 나눠 채워야 하는 칸이 어느 것인지 확인해 두십시오.

표의 위쪽 세 줄은 요청 단계에서 채울 수 있고, 아래쪽 세 줄은 그 뒤에 채워집니다. 이 구분이 곧 결의서를 언제 쓰느냐의 문제로 이어집니다.

지출 전에 승인을 받는 문서를 따로 두는 회사라면 위쪽 세 줄이 그 문서로 옮겨 갑니다. 두 문서를 어떻게 나누는지는 별도의 편에서 다룹니다.

양식에 없는 칸이 필요할 때

정해진 서식이 없으므로 칸을 더하거나 빼도 됩니다.

내려받은 양식이 우리 회사와 맞지 않는 경우가 흔합니다. 결재 단계가 다르거나, 필요한 칸이 없거나, 쓰지 않을 칸이 자리를 차지하고 있습니다.

민간 기업이 따라야 할 법정 서식이 없으므로 고쳐 쓰는 데 제약이 없습니다. 다만 고치는 방향은 두 가지 기준을 지키는 편이 좋습니다. 하나는 나중에 이 종이가 받을 질문에서 역산하는 것이고, 다른 하나는 한 회사 안에서 모양을 통일하는 것입니다.

자주 더해지는 칸으로는 개인이 먼저 결제한 경우의 정산 계좌, 공익법인에서 어느 사업에 속하는 지출인지를 가르는 칸, 증빙을 받지 못한 건을 표시하는 칸이 있습니다. 마지막 것은 규모가 있는 법인이라면 결산에서 반드시 필요해집니다.

반대로 자주 비는 칸도 있습니다. 세액 칸은 면세 거래에서 비고, 정산 계좌 칸은 회사 카드만 쓰는 회사에서 늘 빕니다. 늘 비는 칸은 지우는 편이 낫습니다. 빈칸이 많은 서류는 채우다 만 것처럼 보여 검토하는 사람의 눈을 흐립니다.

파일 한 장이 여러 손을 거칠 때

누가 어느 시점에 손을 대는지를 정해 두지 않으면 판본이 갈립니다.

문서 파일로 결의서를 돌리면 같은 서류의 판본이 여럿 생기기 쉽습니다. 요청자가 채워 보낸 것과 회계 담당자가 금액을 고친 것과 결재자가 반려하며 손댄 것이 각각 남습니다.

이것을 막는 방법은 간단합니다. 어느 칸을 누가 채우는지 정해 두는 것입니다. 앞의 표에서 위쪽 세 줄은 요청자가, 아래쪽 세 줄은 회계 담당자가 맡는 식으로 나누면 같은 칸을 두 사람이 고치는 일이 없어집니다.

문서 번호를 붙이는 것도 도움이 됩니다. 연도와 순번만으로도 충분합니다. 번호가 있으면 나중에 첨부물과 서류를 다시 맞출 때 기준이 생기고, 같은 건이 두 번 올라온 것을 알아차리기도 쉬워집니다.

인쇄해서 철할 것인지 파일로 둘 것인지도 미리 정해 두십시오. 파일로만 두기로 했다면 첨부한 증빙의 원본을 어떻게 할 것인지가 함께 걸립니다. 그 문제는 결재를 전자로 옮길 때의 이야기와 이어지므로 별도의 편에서 다룹니다.

자주 묻는 질문