지출결의서와 품의서, 뭐가 다른가요

지출결의서 마스터·8분·2028.03.08

칸만 보면 두 문서는 거의 같습니다

요청자와 금액과 사유와 결재란은 양쪽에 다 있습니다.

두 양식을 나란히 놓고 보면 헷갈릴 만합니다. 누가 요청하는지, 얼마인지, 왜 필요한지, 누가 승인하는지가 양쪽에 모두 들어 있습니다. 칸 이름까지 겹치는 경우도 있습니다.

그래서 무엇을 적느냐로 둘을 가르려고 하면 답이 나오지 않습니다. 실제로 적히는 내용의 상당 부분이 같기 때문입니다. 금액이 얼마 이상이면 이쪽, 미만이면 저쪽이라는 식의 기준도 근거가 없습니다.

둘을 가르는 것은 그 종이가 놓이는 시점입니다. 돈이 나가기 전에 놓이면 허락을 구하는 문서가 되고, 나갈 일이 이미 정해진 뒤에 놓이면 지급을 확정하는 문서가 됩니다. 같은 칸이라도 시점이 다르면 그 칸에 적히는 숫자의 성격이 달라집니다.

금액 칸이 그 차이를 가장 잘 보여 줍니다. 앞쪽 문서의 금액은 예상이고, 뒤쪽 문서의 금액은 확정된 값입니다. 앞쪽에서는 어림해도 되지만 뒤쪽에서는 영수증에 적힌 값과 어긋나면 안 됩니다.

앞쪽 문서가 하는 일

아직 쓰지 않은 돈에 대해 써도 되는지를 묻습니다.

앞쪽 문서의 쓸모는 판단을 앞당기는 데 있습니다. 돈이 나가기 전이므로 아직 되돌릴 수 있는 것이 많습니다. 예산이 남아 있는지 확인할 수 있고, 다른 방법이 있는지 검토할 수 있고, 결제 수단을 고를 수 있습니다.

마지막 것이 실무에서는 특히 큽니다. 증빙을 어떤 형태로 받을지가 결제 수단에 달려 있는데, 그 선택은 돈이 나가기 전에만 가능합니다. 카드로 긁을지 계좌로 보낼지가 정해지면 나중에 받을 종이의 종류도 함께 정해집니다.

앞쪽 문서를 두지 않는 회사에서는 이 판단이 사라지는 것이 아니라 뒤로 밀립니다. 이미 결제한 뒤에 증빙을 어떻게 할지 고민하게 되고, 그때는 선택지가 좁아져 있습니다.

그러니 앞쪽 문서를 없앤다면 그 판단을 어디서 할지를 대신 정해 두어야 합니다. 서류를 하나 줄이는 대신 규정에 한 줄을 넣는 식입니다.

두 문서가 놓이는 자리

한 건이 처리되는 흐름 위에 두 문서가 앞뒤로 놓입니다.

둘을 모두 두는 회사에서는 한 건이 처리되는 동안 두 번의 결재가 일어납니다. 먼저 써도 되는지를 묻고, 일이 끝난 뒤에 얼마를 지급할지를 확정합니다.

그 사이에는 실제로 무언가가 일어납니다. 계약이 맺어지거나 물건이 들어오거나 용역이 이행됩니다. 앞쪽 결재와 뒤쪽 결재 사이에 이 과정이 끼어 있다는 점이 두 문서를 나누는 실질적인 이유입니다.

아래 표는 두 문서가 각각 무엇을 확정하는지를 갈라 둔 것입니다. 같은 이름의 칸이 시점에 따라 어떻게 달라지는지를 함께 보십시오.

표의 마지막 줄이 두 문서를 모두 두는 이유입니다. 어느 한쪽만 두면 그쪽이 잃는 것이 그대로 남습니다.

다섯 번째 줄도 눈여겨보십시오. 뒤쪽 문서 단계에서는 이미 정해진 것이 많아 손댈 여지가 적습니다. 판단이 필요한 일은 되도록 앞으로 당기는 편이 낫습니다.

하나로 합쳐 쓰는 회사가 많습니다

규모가 크지 않으면 지출결의서 한 장으로 통합해 운영하는 경우가 흔합니다.

두 문서를 모두 두는 것이 원칙처럼 보이지만 실제로는 하나로 합쳐 쓰는 회사가 많습니다. 결재선이 짧고 지출 건수가 많지 않으면 서류를 둘로 나누는 부담이 이득보다 큽니다.

합쳐 쓰는 방식에도 두 가지가 있습니다. 하나는 지출 전에 결의서를 올려 승인을 받고 나중에 금액만 확정해 채우는 방식이고, 다른 하나는 지출을 마친 뒤 한 번만 올리는 방식입니다. 앞의 것은 앞쪽 문서의 몫을 결의서가 대신하는 것이고, 뒤의 것은 앞쪽 판단을 아예 생략하는 것입니다.

뒤의 방식을 택했다면 앞쪽 판단을 어디서 할지 정해 두어야 합니다. 흔한 방법은 금액 구간을 정해 두고 그 이상은 구두나 메신저가 아니라 기록이 남는 방식으로 미리 승인을 받게 하는 것입니다. 서류가 아니어도 판단의 시점은 살아 있어야 합니다.

지출품의서라는 이름의 양식도 있습니다. 이름에 두 낱말이 다 들어 있어 더 헷갈리는데, 판단 기준은 같습니다. 그 양식이 돈이 나가기 전에 올라가는지 뒤에 올라가는지를 보면 어느 쪽인지 정해집니다.

두 번째 문답을 다시 짚어 둡니다. 앞쪽 문서는 허락의 기록이고 뒤쪽 문서는 지급의 기록입니다. 나중에 필요해지는 것은 대개 뒤쪽입니다.

이름을 정하기 전에 결정할 것

서류의 개수보다 판단의 시점을 먼저 정하십시오.

회사에서 이 문제를 정리할 때 순서가 뒤바뀌는 경우가 많습니다. 어떤 양식을 쓸지부터 고르고 나서 절차를 거기에 맞추는 것입니다. 그러면 양식에 있는 칸을 채우느라 필요 없는 정보를 모으게 됩니다.

반대로 가는 편이 낫습니다. 우리 회사에서 돈이 나가기 전에 반드시 확인해야 할 것이 있는지, 있다면 누가 언제 확인하는지를 먼저 정합니다. 그다음에 그 확인을 어디에 기록할지 정하면 서류의 개수가 저절로 나옵니다.

결과적으로 서류가 하나면 결의서 한 장으로 두면 되고, 둘이면 앞뒤로 나누면 됩니다. 어느 쪽이든 정해진 서식이 없으므로 칸은 회사가 정합니다.

정리하면 이 글의 답은 한 문장입니다. 두 문서를 가르는 것은 이름도 금액도 부서도 아니고 시점입니다. 이 기준만 잡고 있으면 어떤 이름의 양식을 받아도 어디에 놓아야 할지 판단할 수 있습니다.

자주 묻는 질문