전자결재 지출결의서로 바꾸는 법

지출결의서 마스터·9분·2028.03.12

서류함이 비워지지 않는 이유

결재를 화면으로 옮겼는데도 캐비닛의 부피가 그대로인 회사가 많습니다.

결재를 전자로 바꾸기로 하면 대개 기대하는 그림이 있습니다. 종이 뭉치가 사라지고 서명을 받으러 다니는 일이 없어지고 지난 건을 찾을 때 검색으로 끝나는 상태입니다. 앞의 둘은 실제로 이루어집니다. 그런데 도입하고 반년쯤 지나면 캐비닛이 그대로인 것을 발견하게 됩니다.

원인은 한 장의 서류가 실은 두 종류의 종이로 이루어져 있다는 데 있습니다. 하나는 회사가 스스로 만든 결의서이고, 다른 하나는 거래 상대가 건넨 증빙입니다. 전자결재가 옮겨 주는 것은 앞쪽뿐입니다. 뒤쪽은 여전히 밖에서 들어옵니다.

두 종이는 성격이 다릅니다. 앞쪽은 이 지출이 사업과 무슨 관계인지, 누가 승인했는지를 회사가 스스로 적어 두는 내부 기록입니다. 뒤쪽은 그런 거래가 실제로 있었다는 것을 상대가 확인해 준 물건입니다. 회사가 만든 것과 밖에서 받은 것은 같은 규칙을 받지 않습니다.

그래서 전자결재를 도입할 때 물어야 할 질문은 「어떤 솔루션을 쓸까」가 아니라 「밖에서 들어오는 종이를 줄일 수 있는가」입니다. 이 질문에 답하지 못하면 결재 화면 하나가 늘고 캐비닛은 그대로인 상태가 됩니다.

전산으로 작성한다는 말의 범위

세법은 장부와 증거서류를 전산으로 만드는 것을 이미 허용하고 있습니다.

전자결재를 검토하는 자리에서 「그렇게 해도 되느냐」는 질문이 먼저 나오는 경우가 있습니다. 결론부터 말하면 전산으로 만드는 것 자체는 오래전부터 열려 있습니다. 국세기본법이 그 근거를 두고 있습니다.

다만 조문을 읽을 때 뒷부분을 함께 보아야 합니다. 만들 수 있다는 허용과 함께, 그 처리과정을 정보보존 장치에 보존하라는 요구가 붙어 있습니다. 화면에서 만드는 것까지가 아니라 만든 뒤 어떻게 남기는지까지가 한 묶음입니다.

납세자는 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.

국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치 및 보존)

같은 조에는 한 가지가 더 있습니다. 전자화문서로 바꾸어 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 장부와 증거서류를 갖춘 것으로 본다는 부분입니다. 종이를 파일로 바꾸는 일이 인정받는 경로가 따로 마련되어 있다는 뜻입니다.

이 두 부분을 붙여 읽으면 전자화의 갈림길이 보입니다. 처음부터 화면에서 만든 것인지, 종이를 뒤늦게 파일로 바꾼 것인지에 따라 이어지는 요구가 달라집니다. 다음 절이 그 갈림을 봅니다.

첨부물은 세 갈래로 갈립니다

같은 화면에 붙어 있어도 어떤 파일은 실물이 필요 없고 어떤 파일은 실물이 남아야 합니다.

결재 화면의 첨부 목록은 파일을 균질하게 보여 줍니다. 아이콘도 같고 확장자도 같습니다. 그런데 그 파일이 어디서 왔는지에 따라 뒤에 남는 의무가 갈립니다. 화면이 그 차이를 보여 주지 않는다는 점이 이 문제를 어렵게 만듭니다.

가장 편한 쪽은 처음부터 전산으로 생산된 것입니다. 화면에서 만들어 화면에 남는 것이므로 따로 실물을 붙들고 있을 이유가 없습니다. 전자결재로 옮겨서 실제로 이득을 보는 구간이 여기입니다.

두 번째는 상대가 전자로 보내 준 것입니다. 국세청장에게 전송된 전자세금계산서를 받은 경우와 신용카드매출전표를 받은 경우가 여기 들어갑니다. 이 둘은 따로 보관하지 않을 수 있는 것으로 정리되어 있습니다.

문제는 세 번째입니다. 상대가 종이로 건네준 것을 스캐너로 뜬 파일입니다. 공인전자문서센터에 보관하는 경로를 밟지 않는 한, 원본 종이를 함께 두어야 하는 것으로 해석됩니다. 아래 표에서 이 세 줄이 어떻게 갈리는지 보십시오.

위 세 줄과 아래 두 줄 사이에 선이 하나 그어져 있습니다. 그 선은 파일의 화질이나 형식이 아니라 그 파일이 만들어지는 과정에 종이가 끼어 있었는지로 그어집니다. 아무리 선명하게 떠도 종이가 앞에 있었다면 아래쪽입니다.

그래서 결의서에 한 칸을 더 두는 것이 실질적인 대책이 됩니다. 세 번째 열이 그 칸입니다. 파일만 붙여 두면 몇 해 뒤에 그 종이가 어디 있는지 아무도 모르지만, 보관 위치를 한 줄 적어 두면 찾을 수 있습니다.

옮기는 순서 — 결재선보다 증빙 수취 방식이 먼저입니다

결재선을 먼저 그리면 종이가 그대로 남고, 수취 방식을 먼저 바꾸면 종이가 줄어듭니다.

도입 순서를 잘못 잡는 회사가 많습니다. 결재선을 화면에 옮겨 그리는 일부터 시작하는 것입니다. 그 일은 눈에 보이고 진도가 나가는 느낌을 주지만, 앞 절의 세 갈래 가운데 아무것도 바꾸지 못합니다. 밖에서 들어오는 종이의 양은 그대로입니다.

반대 순서가 낫습니다. 지난 몇 달의 지출을 훑어 어떤 형태의 증빙이 얼마나 들어왔는지부터 세어 봅니다. 그러면 대개 몇 개의 거래처와 몇 개의 지출 유형이 종이의 대부분을 차지하고 있다는 것이 드러납니다. 거기부터 손대면 전체가 줄어듭니다.

그다음이 결재선입니다. 이 순서로 가면 화면으로 옮길 때 이미 첨부물의 성격이 정리되어 있어, 결의서의 칸을 어떻게 짤지도 함께 정해집니다. 아래 다섯 걸음이 그 순서입니다.

1. 들어오는 증빙의 형태를 센다지난 몇 달의 건을 유형별로 갈라 종이로 받은 것이 몇 건인지 셉니다. 감으로 짐작하지 말고 실제로 세십시오.
2. 종이로 오는 건을 앞에서 막는다가장 많은 유형부터 상대에게 전자로 받을 수 있는지 확인합니다. 결제 수단을 바꾸는 것만으로 해결되는 건이 적지 않습니다.
3. 남는 종이의 자리를 정한다끝까지 종이로 오는 것은 남습니다. 그 종이를 어디에 어떤 순서로 둘지 먼저 정하고 결의서에 그 위치를 적는 칸을 만듭니다.
4. 결재선을 화면으로 옮긴다여기서야 결재 단계를 그립니다. 앞의 세 걸음이 끝나 있으면 어떤 칸이 필요한지가 이미 정해져 있습니다.
5. 첨부물의 출신을 표시하게 한다올리는 사람이 그 파일이 어디서 왔는지 고르게 합니다. 이 한 칸이 몇 해 뒤 실물을 찾을 때의 유일한 단서가 됩니다.

다섯 걸음 가운데 둘째가 가장 큰 몫을 합니다. 스캔을 잘하는 쪽이 아니라 스캔할 일을 줄이는 쪽이 종이를 줄입니다.

셋째 걸음을 건너뛰지 마십시오. 남는 종이가 있다는 것을 인정하지 않고 시작하면, 그 종이는 정해진 자리 없이 개인 책상에 쌓입니다.

전자로 옮겨도 그대로인 것

화면이 대신해 주지 않는 판단이 두 가지 남습니다.

첫째는 이 지출이 사업과 무슨 관계인지를 적는 일입니다. 결재 화면은 누가 언제 눌렀는지를 정확히 남기지만, 왜 필요한 돈이었는지는 사람이 적어야 합니다. 오히려 화면에서는 이 칸이 짧아지는 경향이 있습니다. 입력창이 작고 다음 단계로 넘기는 버튼이 눈에 띄기 때문입니다.

둘째는 어떤 형태의 증빙을 받을지 고르는 일입니다. 이 판단은 돈이 나가기 전에만 가능하고, 전자결재를 도입한다고 앞당겨지지 않습니다. 오히려 결재가 빨라지면서 이 판단을 할 틈이 줄어드는 경우도 있습니다.

여기에 더해 조심해야 할 오해가 있습니다. 결재 이력이 잘 남아 있으니 그것으로 증빙을 대신할 수 있다는 생각입니다. 승인 기록은 회사 안에서 누가 책임졌는지를 보여 주는 것이고, 거래가 실제로 있었다는 것을 밖에서 확인해 주는 물건과는 역할이 다릅니다. 이 둘을 바꿔 놓을 수 없습니다.

그리고 결의서 자체를 몇 해 보관해야 하는지는 따로 정해진 바를 확인하기 어렵습니다. 실무에서는 붙어 있는 증빙의 보존 기간에 맞춰 함께 두는 방식을 씁니다. 전자로 옮긴 뒤에도 이 방식은 그대로 쓸 수 있습니다.

세 문답 모두 화면 밖의 이야기라는 공통점이 있습니다. 전자결재는 결재를 빠르게 하는 도구이지 증빙의 규칙을 바꾸는 도구가 아닙니다.

결국 남는 기준은 둘로 요약됩니다. 화면으로 옮길 것은 결의서이고, 앞에서 줄여야 할 것은 밖에서 들어오는 종이입니다. 이 두 가지를 한 가지 일로 묶어 버리면 캐비닛이 그대로 남습니다.

자주 묻는 질문