지출결의서 금액과 부가세를 나눠 적기

지출결의서 마스터·8분·2028.03.06

결제 화면에는 한 개의 숫자만 크게 뜹니다

사람이 기억하는 것은 총액 하나뿐인데, 서류가 필요로 하는 것은 두 개입니다.

카드로 결제하면 단말기에도 문자에도 총액이 뜹니다. 그것이 실제로 빠져나간 돈이므로 사람의 기억에도 그 숫자만 남습니다. 결의서를 쓸 때 금액 칸에 그 숫자를 적는 것은 자연스러운 일입니다.

그런데 그 총액은 두 개의 숫자가 합쳐진 값입니다. 물건이나 용역의 값과, 거기에 붙은 세액입니다. 사업자가 신고할 때는 이 둘을 갈라서 씁니다. 물건 값은 비용 쪽으로, 세액은 공제 쪽으로 각각 갑니다. 가는 길이 다릅니다.

총액만 적어 두면 그 갈림이 뒤로 미뤄질 뿐 사라지지 않습니다. 결산이나 신고를 하는 자리에서 누군가는 전표를 다시 꺼내 갈라야 합니다. 건수가 수십 건이면 견딜 만하지만 수백 건이 되면 이 작업이 마감 일정을 잡아먹습니다.

그래서 결의서의 금액 칸을 두 개로 나누는 것은 서류를 복잡하게 만드는 일이 아니라, 어차피 해야 할 갈림을 가장 정보가 많은 시점으로 당기는 일입니다.

갈라져 있는 전표와 그렇지 않은 전표

세액이 따로 표시되지 않은 전표로는 그 세액을 공제 대상으로 삼지 못합니다.

여기서 중요한 것은 결의서에 어떻게 적느냐보다 전표가 어떻게 발행되었느냐입니다. 카드 전표에는 세액이 따로 인쇄된 것이 있고 총액만 찍힌 것이 있습니다.

실무 해설이 공통으로 드는 요건은 셋입니다. 부가가치세액이 별도로 구분되는 전표를 받을 것, 정해진 명세서를 제출할 것, 그리고 받은 전표를 보관할 것입니다. 첫 번째 요건이 전표 자체의 생김새에 걸려 있다는 점이 실무에서는 가장 걸립니다.

그러니 결의서를 쓰기 전에 전표를 먼저 보십시오. 세액이 갈라져 있으면 그대로 두 칸에 옮겨 적으면 됩니다. 갈라져 있지 않다면 그 사실 자체를 알아차리는 것이 중요합니다. 결제 직후라면 상대에게 다시 요청할 수 있지만 시간이 지나면 어려워집니다.

여기서 절대 하지 말아야 할 일이 하나 있습니다. 갈라져 있지 않은 총액을 놓고 스스로 계산해 두 칸을 채우는 것입니다. 계산해서 나온 숫자는 전표에 적힌 값이 아니고, 서류끼리 맞지 않는 상태가 됩니다. 전표에 없으면 결의서에도 없는 것이 맞습니다.

세 번째 문답은 결의서 단계에서 걸러 내기 가장 좋은 문제입니다. 첨부물이 두 종류로 들어와 있다면 그 자리에서 한쪽을 골라 두십시오. 이 상황이 어떻게 번지는지는 실수를 다룬 편에서 따로 정리했습니다.

세액 칸이 아예 비는 거래도 있습니다

둘째 칸이 비어 있는 것이 정상인 거래가 적지 않습니다.

칸을 두 개 만들어 두면 모든 지출에 두 숫자가 있어야 할 것 같지만 그렇지 않습니다. 세액이 붙지 않는 거래가 있고, 그런 거래에서는 둘째 칸이 비는 것이 맞습니다.

받은 서류의 이름이 첫 번째 단서입니다. 세금계산서가 아니라 계산서를 받았다면 그 거래에는 세액이 없습니다. 상대가 발행할 수 있는 서류의 종류가 다르기 때문입니다.

상대의 과세 유형도 영향을 줍니다. 상대가 어떤 유형의 사업자인지에 따라 발행하는 서류와 그 안에 세액이 표시되는지가 달라집니다. 그래서 같은 금액을 같은 방식으로 결제해도 결의서에 적히는 모양이 달라질 수 있습니다.

칸이 비었다는 사실 자체가 정보라는 점을 기억하십시오. 나중에 서류를 훑을 때 둘째 칸이 빈 건들이 한눈에 보이면, 어떤 성격의 거래가 얼마나 있었는지가 바로 드러납니다. 총액 한 칸으로만 적었다면 이 정보는 남지 않습니다.

마지막 줄과 셋째 줄은 겉보기에 같지만 성격이 다릅니다. 셋째 줄은 원래 세액이 없는 거래이고, 마지막 줄은 세액이 있는데 서류에 표시되지 않은 경우입니다.

이 둘을 구별해 두려면 결의서에 짧은 표시를 남기는 것이 좋습니다. 면세 거래인지 아니면 구분되지 않은 전표인지를 한 글자라도 적어 두면 나중에 다시 판단하지 않아도 됩니다.

금액 칸을 채우는 순서

전표를 먼저 보고 결의서를 나중에 씁니다. 순서를 바꾸면 손이 두 번 갑니다.

앞의 세 절을 손이 움직이는 차례로 바꾸면 네 걸음입니다. 받은 서류의 종류를 확인하고, 세액이 갈라져 있는지 보고, 갈라져 있으면 그대로 옮기고, 없으면 그 사실을 표시합니다.

이 순서를 지키면 결의서 한 장이 그 자체로 완결됩니다. 뒤에 이 서류를 다루는 사람이 전표를 다시 꺼내 볼 일이 없어집니다. 결산이 빨라지는 이유가 여기 있습니다.

합계 칸을 따로 두는 것도 권할 만합니다. 두 칸을 더한 값이 실제로 빠져나간 돈과 같은지 그 자리에서 확인되기 때문입니다. 옮겨 적다가 자리를 잘못 짚는 실수는 이 한 칸에서 대부분 걸립니다.

이 다섯 줄은 법이 요구하는 절차가 아니라 회사가 스스로 만드는 절차입니다. 그러나 이 순서를 정해 두면 결산에서 되돌아오는 일이 눈에 띄게 줄어듭니다.

금액 칸 옆의 사유 칸을 어떻게 채우는지는 별도의 편에서 다룹니다. 두 칸이 서로를 받쳐 주는 구조라 함께 보아 두는 편이 좋습니다.

자주 묻는 질문