근로기준법 사용증명서와 재직증명서의 관계

재직증명서 마스터·7분·2026.07.02

법에는 재직증명서라는 이름이 없다

법전에 올라 있는 이름은 사용증명서 하나뿐입니다.

근로기준법 제39조의 조문 제목은 사용증명서입니다. 여기서 사용은 쓰였다는 뜻이고, 어느 사업장에서 얼마 동안 어떤 일을 하며 일했는지를 확인해 주는 문서라는 의미를 담고 있습니다. 낯설게 들리는 이유는 현장에서 이 표현을 거의 쓰지 않기 때문입니다.

실무에서는 목적에 따라 다른 이름이 붙습니다. 지금 다니고 있다는 사실을 보여야 하면 재직증명서, 지난 근무 이력을 보여야 하면 경력증명서, 그만둔 사실을 보여야 하면 퇴직증명서로 부릅니다. 셋 다 법전에는 없는 이름입니다.

이 어긋남이 검색에서 혼란을 만듭니다. 재직증명서로 법 조항을 찾으면 조문이 나오지 않고, 그래서 법에 근거가 없다고 오해하는 경우가 생깁니다. 실제로는 이름만 다를 뿐 같은 조문이 근거가 됩니다.

노무 실무에서는 재직증명서와 경력증명서가 제39조의 사용증명서에 해당한다고 봅니다. 문서에 붙은 이름이 아니라 담기는 내용과 청구의 성격으로 판단하기 때문입니다.

조문이 실제로 정한 것

이름이 아니라 담을 수 있는 항목과 그 범위를 정했습니다.

조문을 읽을 때 무엇을 정했고 무엇을 정하지 않았는지를 갈라 보면 이름 문제는 저절로 풀립니다. 아래 표의 가운데 칸이 조문이 정한 것이고, 오른쪽 칸이 열어 둔 것입니다.

마지막 줄이 자주 오해되는 지점입니다. 법에 서식이 붙어 있지 않으므로 재직증명서에 반드시 들어가야 하는 항목의 개수라는 것도 존재하지 않습니다. 항목은 제출처가 무엇을 확인하려는지에 따라 정해집니다.

둘째 줄의 그 밖에 필요한 사항이라는 표현도 눈여겨볼 만합니다. 나열된 세 가지로 목록이 닫혀 있지 않다는 뜻이고, 청구 범위 안이라면 다른 항목도 담길 수 있다는 여지를 남긴 문장입니다.

이름이 달라도 같은 청구가 되는 이유

판단 기준은 문서의 제목이 아니라 무엇을 증명하느냐입니다.

회사에 경력증명서를 청구했는데 그런 양식은 없다는 답이 돌아오는 경우가 있습니다. 이름을 기준으로 답한 것인데, 조문의 구조로 보면 맞지 않는 대답입니다. 청구된 것은 이름이 아니라 근무 사실에 관한 증명이기 때문입니다.

반대로 회사가 자기 양식의 이름을 그대로 써서 발행해도 문제되지 않습니다. 재직·경력증명서라는 한 장짜리 양식을 쓰는 곳도 있고, 사원증명원이라는 이름을 쓰는 곳도 있습니다. 청구한 항목이 사실대로 담겨 있으면 청구에 응한 것으로 봅니다.

그러니 회사와 이야기할 때는 이름보다 항목을 먼저 맞추는 편이 낫습니다. 재직 중임을 적어 달라, 근무 기간을 넣어 달라, 직위를 넣어 달라처럼 필요한 정보를 나열하면 담당자가 어떤 양식을 꺼낼지 스스로 정합니다.

이 방식은 제출처와 이야기할 때도 그대로 쓰입니다. 필요한 문서 이름을 묻는 대신 어떤 사실을 확인하려는지 물으면, 그 답이 그대로 회사에 보낼 청구 항목이 됩니다.

이름 때문에 생기는 실무 문제

제출처가 특정 이름을 요구할 때가 유일하게 까다롭습니다.

이름은 대개 문제가 되지 않지만, 접수 창구가 서류 목록을 이름으로 관리하는 경우에는 사정이 달라집니다. 목록에 적힌 이름과 제출한 문서의 제목이 다르면 접수 단계에서 걸리고, 창구 담당자에게 판단할 권한이 없어 되돌려 보내는 일이 생깁니다.

이 상황에서 다투는 것은 실익이 없습니다. 조문상 같은 문서라고 설명하기보다, 회사에 제목만 바꿔 다시 발행해 달라고 요청하는 편이 빠릅니다. 내용이 같으므로 회사로서도 부담이 크지 않습니다.

재직 중인데 경력증명서를 요구받는 경우도 있습니다. 이때는 재직 중이라는 사실과 지금까지의 근무 기간을 함께 적어 달라고 청구하면 한 장으로 정리됩니다. 두 문서를 따로 받을 필요는 없습니다.

이름 문제는 결국 번역 문제에 가깝습니다. 법이 쓰는 말과 회사가 쓰는 말, 제출처가 쓰는 말이 각각 다를 뿐이고, 가운데에서 항목으로 옮겨 놓으면 세 쪽이 같은 것을 가리키게 됩니다.

어떤 이름으로 청구할까

제출처가 쓴 이름을 그대로 옮겨 청구하면 왕복이 사라집니다.

정리하면 청구서에 쓸 이름을 고르는 기준은 단순합니다. 제출처가 서류 목록에 적어 준 이름이 있으면 그것을 그대로 쓰고, 없으면 지금 다니고 있는지 아닌지에 맞춰 고릅니다.

이름을 고른 뒤에는 항목을 붙입니다. 이름만 적힌 청구에는 회사 기본 양식이 그대로 나오고, 제출처가 요구한 항목이 빠져 있으면 다시 받아야 합니다. 이름과 항목은 함께 적어야 한 번에 끝납니다.

이 다섯 줄이 조문과 실무를 잇는 지점입니다. 법은 청구한 항목만 적으라고 정했으므로, 청구서에 적힌 만큼이 그대로 문서가 됩니다.

자주 묻는 질문