재직증명서와 경력증명서, 뭐가 다른가요
재직증명서 마스터·7분·
재직증명서는 지금 다니고 있다는 사실을, 경력증명서는 어떤 일을 얼마나 했는지를 확인해 주는 문서입니다. 제출처가 현재 시점의 소속을 보려 하면 재직증명서, 지나간 업무 이력을 보려 하면 경력증명서로 갈립니다.
실무상 두 문서 모두 근로기준법 제39조의 사용증명서에 해당한다고 해석됨 · 청구 요건은 계속하여 30일 이상 근무, 퇴직 후 3년 이내로 동일
근무기간 2018-01-02 ~ 2021-02-28
부서·직위 영업1팀 대리 → 영업2팀 과장
담당업무 해외 거래처 관리
기준 시점 이미 끝난 구간
두 문서를 가르는 것은 시점입니다
하나는 발급일 현재를, 다른 하나는 이미 지나간 구간을 봅니다.
두 문서는 같은 인사 기록에서 나옵니다. 회사가 보관한 입사일과 부서 이동, 직위 변경 기록을 어느 각도로 잘라 옮기느냐만 다릅니다. 발급 담당자 입장에서는 작업이 거의 같고, 요청하는 쪽에서만 이름이 헷갈립니다.
재직증명서가 답하는 질문은 하나로 좁혀집니다. 이 사람이 지금 이 회사 사람인가. 그래서 문장이 현재 시제로 끝나고, 기간의 끝자리에는 날짜 대신 재직 중이라는 표현이 들어갑니다.
경력증명서가 답하는 질문은 다릅니다. 어디서 무슨 일을 얼마나 했는가. 시작과 끝이 모두 날짜로 닫히고, 부서와 담당업무처럼 내용을 설명하는 항목이 함께 늘어납니다.
이 차이가 실무에서 드러나는 지점은 발급 이후입니다. 경력증명서는 시간이 지나도 적힌 내용이 그대로지만, 재직증명서는 발급일을 넘기면 그 상태가 유지되고 있는지 문서만으로는 알 수 없습니다. 제출처가 최근에 발급받은 것을 달라고 하는 이유가 여기 있습니다.
항목이 어떻게 갈리는가
같은 이름의 항목이라도 채우는 방식이 다릅니다.
아래는 두 문서에 흔히 들어가는 항목을 나란히 놓은 것입니다. 어느 쪽에 무엇이 없는지를 먼저 보면, 제출처가 요구한 항목을 어느 문서로 채울 수 있는지 바로 판단됩니다.
| 항목 | 재직증명서 | 경력증명서 |
|---|---|---|
| 회사명·사업자 정보 | 들어감 | 들어감 |
| 직위 | 발급일 현재 직위 | 거쳐 온 직위 전체 |
| 기간 | 시작일과 재직 중 | 시작일과 종료일 |
| 담당업무 | 요구할 때만 | 기본으로 들어감 |
| 임금 | 요구할 때만 | 요구할 때만 |
| 퇴직 사유 | 칸이 없음 | 요구할 때만 |
넷째 줄과 다섯째 줄에 요구할 때만이라고 적은 데는 근거가 있습니다. 근로기준법 제39조 제2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적도록 정하고 있습니다. 담당업무나 임금을 넣고 싶으면 청구할 때 함께 밝혀야 하고, 반대로 빼 달라고 하면 회사가 임의로 채워 넣을 수 없습니다.
마지막 줄은 오해가 잦습니다. 재직 중인 사람에게 퇴직 사유라는 항목이 성립하지 않으니 그 칸 자체가 없습니다. 이직 과정에서 전 직장을 왜 떠났는지 확인하려는 요구가 오면 그것은 경력증명서 쪽에서 다룰 이야기입니다.
어느 자리에서 무엇을 요구하는가
제출처가 확인하려는 사실을 따라가면 문서가 정해집니다.
은행과 카드사, 어린이집, 임대인처럼 지금의 소속을 봐야 하는 곳은 재직증명서를 요구합니다. 이들이 판단하려는 것은 소득이 지금도 들어오고 있는가, 신청 자격이 지금 유지되는가입니다. 지나간 이력은 판단 재료로 쓰이지 않습니다.
반대로 채용 심사나 자격 요건 확인처럼 쌓인 이력을 보는 곳은 경력증명서를 요구합니다. 경력 몇 년 이상이라는 조건은 지나간 기간의 합으로 계산되므로 종료일이 닫힌 문서라야 셈이 됩니다.
헷갈릴 때 쓰는 간단한 판별법이 있습니다. 요구 문구에 현재라는 말이 들어가면 앞쪽, 이상이나 총이라는 말이 들어가면 뒤쪽입니다. 재직 중인 자라는 표현이 붙어 있으면 예외 없이 재직증명서를 준비하면 됩니다.
두 문서를 각각 받아 함께 내는 것이 원칙입니다. 회사에 요청할 때 두 건임을 명시하면 결재도 한 번에 올라갑니다.
회사가 응하면 가능하지만 양식 문구를 새로 만들어야 해 시간이 더 걸립니다. 각각 받는 편이 대체로 빠릅니다.
그렇게 적으면 사실상 재직증명서가 됩니다. 다만 제출처가 문서 제목까지 지정한 경우에는 다시 요구받을 수 있습니다.
회사가 발행하는 문서여서 수수료 개념을 두지 않는 곳이 대부분입니다. 부수가 많으면 미리 알려 두는 편이 낫습니다.
둘을 함께 요구받았을 때
발행 주체가 다르므로 요청도 각각 들어갑니다.
이직 절차에서는 두 문서를 같이 내라는 요구가 흔합니다. 지금 다니는 회사에서 재직증명서를, 전에 다닌 회사들에서 경력증명서를 받아 오라는 뜻입니다. 요청이 두 갈래로 나뉘는 것은 각 회사가 자기 회사에서 벌어진 일만 확인해 줄 수 있기 때문입니다.
한 장으로 합치려는 시도는 대개 시간을 더 씁니다. 회사가 쓰는 양식에는 문구가 정해져 있어서, 재직증명서 문면에 지난 회사의 근무 이력을 얹어 달라고 하면 담당자가 문안을 새로 만들고 결재를 다시 받아야 합니다.
이전 회사에 연락하기 껄끄러워 지금 회사 문서로 대신하려는 경우도 있습니다. 그러나 전 직장의 기간을 확인해 줄 수 있는 곳은 그 회사뿐입니다. 지금 회사가 아는 것은 입사일 이후의 기록이 전부입니다.
퇴직한 회사에 청구할 때도 근거는 같습니다. 계속하여 30일 이상 근무했고 퇴직한 지 3년이 지나지 않았다면 증명서를 청구할 수 있으며, 이 요건은 두 문서에 똑같이 적용됩니다.
자주 헷갈리는 세 가지
이름이 비슷해서 생기는 오해는 세 갈래로 정리됩니다.
첫째, 경력증명서가 재직증명서보다 상위 문서라고 여기는 경우입니다. 담기는 항목이 많다고 해서 대체되지는 않습니다. 종료일이 닫힌 문서로는 지금도 다니고 있다는 사실을 보일 방법이 없습니다.
둘째, 문서 이름이 법으로 정해져 있다고 생각하는 경우입니다. 법이 정한 것은 청구가 있으면 사실대로 적어 즉시 내주라는 의무이고, 제목과 서식은 회사가 정합니다. 같은 내용을 재직증명서로 부르는 회사도 있고 재직확인서로 부르는 회사도 있습니다.
셋째, 제목만 보고 접수 여부가 갈린다고 믿는 경우입니다. 창구가 확인하는 것은 제목이 아니라 안에 적힌 항목입니다. 이름이 조금 달라도 회사명·직위·재직기간·발급일이 있고 직인이 찍혀 있으면 대개 그대로 접수됩니다.
그래서 요청 전에 제출처의 요구 문구를 그대로 옮겨 두는 습관이 도움이 됩니다. 문구에 적힌 항목을 담당자에게 그대로 전달하면 이름을 두고 실랑이할 일 없이 필요한 문서가 나옵니다.
자주 묻는 질문
경력증명서로 재직증명서를 대신할 수 있나요?
종료일이 닫혀 있으면 현재 소속을 보이지 못하므로 대신되지 않습니다. 재직 중이라는 표현이 들어가야 같은 역할을 합니다.
두 문서를 한 번에 요청해도 되나요?
됩니다. 용도와 부수를 함께 적어 한 번에 요청하면 결재가 한 번으로 끝나 발급이 빨라집니다.
퇴사한 회사에서도 재직증명서라는 이름으로 받을 수 있나요?
퇴직한 뒤에는 재직 중이라는 문장이 사실과 달라집니다. 근무했던 기간을 적은 증명서 형태로 받게 됩니다.
담당업무를 재직증명서에 넣어 달라고 해도 되나요?
청구할 때 요구하면 넣을 수 있습니다. 근로기준법 제39조 제2항은 요구한 사항만 적도록 정하므로 요청이 있어야 기재됩니다.
두 문서의 직인 요건이 다른가요?
회사 이름으로 나가는 문서라는 점은 같습니다. 직인 위치와 처리 기준은 직인을 다룬 글에서 따로 정리했습니다.
제출처가 둘 중 무엇을 원하는지 모를 때는요?
확인하려는 사실을 물어보면 됩니다. 현재 소속이면 재직증명서, 기간 합산이면 경력증명서입니다.
