재직증명서 발급이 회사 의무인가요

재직증명서 마스터·7분·2026.06.30

법이 정한 의무의 문장

청구가 있으면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주라는 것이 조문의 문장입니다.

재직증명서라는 이름은 법전에 나오지 않습니다. 근로기준법이 쓰는 이름은 사용증명서이고, 실무에서 재직증명서나 경력증명서로 부르는 문서가 여기에 해당한다고 해석됩니다. 부르는 이름이 다르다고 의무가 달라지지는 않습니다.

조문이 지우는 의무는 두 겹입니다. 하나는 청구가 있으면 내주어야 한다는 것이고, 다른 하나는 사실대로 적어야 한다는 것입니다. 회사가 발급 여부를 판단하거나 내용을 다듬을 여지를 두지 않은 문장입니다.

퇴직한 후라도라는 표현이 앞에 붙어 있는 점도 눈여겨볼 만합니다. 지금 다니는 사람뿐 아니라 이미 그만둔 사람의 청구까지 대상에 넣어 둔 것이며, 이 한 구절에서 퇴직자의 청구권이 나옵니다.

사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.

근로기준법 제39조 제1항

조문에 나열된 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금은 증명서에 담길 수 있는 항목의 범위를 보여 줍니다. 그 밖에 필요한 사항이라는 표현이 뒤에 붙어 있어 목록이 닫혀 있지도 않습니다. 이 문장을 필수 항목 목록으로 읽으면 안 되는 이유가 여기에 있습니다.

의무가 성립하는 세 가지 조건

근무 기간, 청구 시점, 그리고 청구가 있었다는 사실입니다.

조문만 보면 모든 근로자가 언제든 청구할 수 있는 것처럼 읽힙니다. 실제 범위는 시행령이 좁혀 두었습니다. 계속하여 30일 이상 근무한 근로자여야 하고, 이미 퇴직했다면 3년 안에 청구해야 합니다.

세 번째 조건은 조문 안에 숨어 있습니다. 청구하면이라는 조건절이 그것이고, 청구가 없으면 의무도 생기지 않습니다. 회사가 알아서 발행해 주지 않는다고 해서 위반이 되지 않는 이유입니다.

아래 표는 세 조건을 나눠 어디까지가 의무이고 어디부터가 회사 재량인지를 정리한 것입니다.

오른쪽 칸이 모두 의무 없음으로 끝나는 점이 중요합니다. 조건을 하나라도 채우지 못하면 거부가 위반이 되지 않고, 그때부터는 협조를 구하는 문제로 성격이 바뀝니다.

반대로 세 조건이 모두 채워졌다면 회사에는 선택지가 없습니다. 발급 여부를 검토하는 절차를 두는 것 자체가 조문과 맞지 않고, 미루는 동안 위반 상태가 이어집니다.

즉시 내주어야 한다는 말의 실제 범위

당일 발급을 뜻하지는 않지만, 결재를 이유로 무한정 미룰 수도 없습니다.

조문의 즉시라는 말을 두고 오해가 자주 생깁니다. 청구한 그 자리에서 받아야 한다는 뜻으로 읽으면 현실과 맞지 않고, 회사 편의대로 미뤄도 된다는 뜻으로 읽으면 조문이 무의미해집니다.

실무에서 통용되는 해석은 문서를 만드는 데 필요한 시간을 넘겨 지체하지 말라는 쪽입니다. 항목을 확인하고 작성해 결재를 받고 날인하는 시간은 인정되지만, 그 절차가 끝난 뒤에도 전달하지 않고 붙잡아 두는 것은 다른 문제입니다.

지연의 이유가 어디에 있는지도 짚어 둘 만합니다. 승인자가 자리를 비웠다거나 직인 관리자가 휴가라는 사정은 회사가 조정할 수 있는 영역이고, 청구한 근로자가 감수해야 할 이유는 아닙니다.

그래서 청구할 때 희망 수령일을 적어 두면 서로에게 편합니다. 회사는 처리 순서를 정할 수 있고, 청구한 쪽은 그 날짜를 기준으로 경과를 셀 수 있습니다.

요구한 사항만 적어야 한다는 제2항

회사가 청구하지 않은 항목을 더해 넣으면 그 자체가 조문 위반입니다.

제39조에는 항이 하나 더 있습니다. 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다는 문장이고, 발급 의무와 짝을 이루는 제한입니다.

이 조항이 지키려는 것은 문서의 용도입니다. 증명서는 근로자가 어딘가에 제출하려고 청구하는 것이고, 제출처가 묻지도 않은 정보까지 실려 나가면 그만큼 불필요한 정보가 넘어갑니다. 임금과 근무 평가, 징계 이력이 대표적입니다.

그래서 회사가 선의로 더 채워 넣는 것도 허용되지 않습니다. 담당자로서는 자세히 써 주는 편이 도움이 된다고 여길 수 있지만, 청구 범위를 넘은 기재는 조문이 명시적으로 막고 있는 행위입니다.

반대 방향도 성립합니다. 근로자가 요구한 항목을 빼고 발행하면 청구에 응한 것으로 보기 어렵습니다. 담을 수 있는 범위와 담아야 하는 범위가 모두 청구 내용에 묶여 있는 구조입니다.

이 조항 덕분에 청구서에 항목을 적는 일이 형식적인 절차가 아니게 됩니다. 적은 만큼만 나오고 적지 않은 것은 나오지 않으므로, 제출처가 요구한 목록을 그대로 옮겨 적는 것이 가장 안전합니다.

의무가 아닌 것들

발급 의무는 있지만 양식과 유효기간, 발급 방식까지 정해진 것은 아닙니다.

조문이 정한 것은 청구에 응할 의무와 기재 범위까지입니다. 그 밖의 것들은 열려 있고, 이 구분을 모르면 회사에 없는 의무를 요구하게 됩니다.

양식이 대표적입니다. 법에는 재직증명서 서식이 붙어 있지 않고, 반드시 들어가야 하는 항목의 개수도 정해져 있지 않습니다. 회사가 쓰는 양식이든 제출처가 준 양식이든 사실대로 적혀 있으면 됩니다.

유효기간도 마찬가지입니다. 발급일로부터 한 달 이내라는 기준을 자주 보게 되지만 그것은 제출처가 정한 접수 조건이고, 법에 유효기간을 정한 규정은 없습니다.

발급 방식과 부수도 정해진 것이 없습니다. 종이로 줄지 파일로 줄지, 몇 장을 줄지는 회사의 운영 방식에 따라 갈립니다. 다만 그 운영 방식 때문에 청구에 응하지 못하는 결과가 되면 그때는 다시 의무 문제로 돌아옵니다.

자주 묻는 질문