동의서 필수 기재사항

동의서 마스터·7분·2029.01.05

서식은 자유인데 기재사항은 자유가 아닙니다

정해진 양식이 없다는 말과 적을 것이 정해져 있지 않다는 말은 다릅니다.

많은 서류가 법으로 모양을 정해 두지 않습니다. 칸의 배치도 종이의 크기도 만드는 쪽이 정하면 되고, 그래서 「법정 양식이 없으니 무엇을 적을지도 자유」라는 설명이 여기저기 붙어 다닙니다. 개인정보 수집·이용에 관한 동의를 받는 서면은 그 설명이 통하지 않는 자리입니다.

모양은 확실히 자유입니다. 표로 만들어도 되고 문장을 죽 늘어놓아도 되며 회원가입 화면의 체크 상자로 대신해도 됩니다. 다만 어느 모양을 고르든 정보주체에게 알려야 할 내용이 법에 열거되어 있고, 그 열거를 채우지 못하면 모양이 아무리 반듯해도 요건이 비어 있는 서면이 됩니다.

그래서 이 서면을 만들 때의 순서는 거꾸로입니다. 예쁜 칸을 먼저 그리고 내용을 채워 넣는 것이 아니라, 알려야 할 네 가지를 먼저 적어 놓고 그것이 잘 읽히도록 칸을 나누는 쪽입니다. 뒤에서 보겠지만 칸을 나누는 방식 자체도 법이 한 번 더 관여합니다.

이 편은 그 두 층을 나누어 봅니다. 앞의 절반은 무엇을 알려야 하는가이고, 뒤의 절반은 그것을 어떻게 배치해야 하는가입니다. 실무에서 무너지는 지점은 대개 두 번째 층에 있습니다.

알려야 할 네 가지

목적·항목·기간·거부권. 이 넷이 법이 열거해 둔 전부입니다.

첫째는 수집·이용 목적입니다. 받은 정보를 어디에 쓰는지를 적습니다. 「서비스 제공」처럼 넓게 적으면 적지 않은 것과 비슷해지므로, 회원 식별인지 배송인지 거래 대금 정산인지를 갈라 적는 편이 낫습니다.

둘째는 수집하려는 개인정보의 항목입니다. 이름과 연락처처럼 실제로 받는 칸의 이름을 그대로 나열합니다. 여기서 자주 생기는 어긋남은 서면에 적힌 항목보다 실제 입력 화면의 칸이 더 많은 경우입니다. 적어 둔 것보다 더 받으면 그 초과분은 알린 적이 없는 항목이 됩니다.

셋째는 보유 및 이용 기간입니다. 언제까지 갖고 있다가 없앨 것인지를 적습니다. 여기에 「보통 이 정도로 적는다」는 표준은 없습니다. 목적이 달성되면 지체 없이 파기하는 것이 원칙이고, 기간은 그 목적에 맞춰 각자 정하는 것입니다. 남의 양식에 적힌 숫자를 옮겨 적는 것이 가장 위험합니다.

넷째는 동의를 거부할 권리가 있다는 사실, 그리고 거부했을 때 불이익이 있다면 그 불이익의 내용입니다. 앞의 셋은 표의 칸으로 만들어지지만 이것은 문장으로 적어야 해서 조용히 빠집니다. 양식을 점검할 때 이 한 문장부터 찾아보십시오.

왼쪽 칸의 네 줄은 모두 문장이 있기는 합니다. 문제는 그 문장을 읽고 나서도 무엇에 쓰이고 무엇을 주고 언제까지 남는지를 알 수 없다는 데 있습니다. 알린다는 것은 칸을 채우는 일이 아니라 상대가 판단할 수 있게 만드는 일입니다.

네 번째 줄의 오른쪽을 눈여겨보십시오. 거부할 수 있다는 사실만 적고 끝내는 경우가 많은데, 거부하면 무슨 일이 생기는지가 함께 있어야 상대가 거부라는 선택지를 실제로 저울질할 수 있습니다.

한 칸에 몰아 받으면 무너집니다

법은 각각의 동의 사항을 구분해 각각 받으라고 정하고 있습니다.

내용을 다 적어 놓고도 마지막 줄에 「위 내용에 모두 동의합니다」라는 체크 상자 하나만 두는 양식이 아주 흔합니다. 만드는 쪽에서는 깔끔하고 받는 쪽에서도 한 번만 표시하면 되니 편해 보입니다. 그런데 이 배치가 바로 법이 막아 둔 모양입니다.

조문은 동의를 받는 방법 자체를 정하고 있습니다. 각각의 동의 사항을 구분하고, 그것을 명확하게 인지할 수 있도록 알리고, 각각 동의를 받으라는 세 겹의 요구입니다.

개인정보처리자는 개인정보의 처리에 대하여 정보주체의 동의를 받을 때에는 각각의 동의 사항을 구분하여 정보주체가 이를 명확하게 인지할 수 있도록 알리고 각각 동의를 받아야 한다.

개인정보 보호법 제22조 제1항

구분해서 받아야 하는 대상은 여럿입니다. 수집·이용에 대한 동의, 제3자에게 제공하는 데 대한 동의, 원래 목적을 벗어나 쓰는 데 대한 동의, 민감정보에 대한 동의, 고유식별정보에 대한 동의가 각각이고, 여기에 홍보나 판매 권유를 위한 처리에 대한 동의가 따로 붙습니다.

성격이 이렇게 다른 것들을 하나의 체크 상자로 묶으면, 표시한 사람이 무엇에 동의한 것인지 특정할 수 없습니다. 마케팅 문자를 받고 싶지 않은 사람도 서비스를 쓰려면 같은 칸을 눌러야 하는 구조가 되기 때문입니다.

그러니 이 서면은 두 층으로 완성됩니다. 네 가지를 알리는 것이 첫 층이고, 성격이 다른 동의를 갈라서 각각 표시를 받는 것이 둘째 층입니다. 첫 층만 채운 양식이 실무에 가장 많습니다.

넣지 말아야 할 칸도 있습니다

칸이 있으면 적게 되고, 적게 하면 그만큼 책임이 따라옵니다.

기재사항을 이야기하면 무엇을 더 넣을지에만 눈이 갑니다. 그런데 이 서면에서는 빼야 할 칸을 가려내는 일이 더 값집니다. 목적에 필요한 최소한을 넘어서는 칸은 만들어 두는 순간 받아 두게 되고, 받아 두면 관리하고 없애야 할 것이 늘어납니다.

가장 먼저 살펴야 할 칸은 주민등록번호입니다. 이것은 동의를 받았는지와 무관하게 다뤄집니다. 법령에 그 처리를 요구하거나 허용하는 구체적 근거가 없으면 동의서에 서명을 받아도 처리할 수 없습니다. 「동의를 받았으니 괜찮다」는 논리가 통하지 않는 유일한 종류라고 보면 됩니다.

생년월일이나 성별처럼 무심코 넣는 칸도 마찬가지입니다. 그 정보가 없으면 목적을 달성할 수 없는지를 한 번 물어보십시오. 답이 분명하지 않으면 그 칸은 빼는 쪽이 낫습니다. 칸을 줄이면 앞에서 본 두 번째 기재사항인 항목 목록도 짧아지고, 짧아진 목록은 읽는 사람이 실제로 읽습니다.

무엇을 최소한으로 볼지, 최소한을 넘는 항목을 어떻게 갈라 배치할지는 별도의 편에서 다룹니다. 여기서는 기재사항을 늘리는 것과 칸을 늘리는 것이 같은 일이 아니라는 것만 짚어 둡니다.

받아 둔 뒤에도 끝난 것이 아닙니다

이 서면은 한 번 서명받으면 보관만 하면 되는 종류가 아닙니다.

계약서라면 서명이 끝난 순간 내용이 굳습니다. 이 서면은 다릅니다. 표시를 받아 둔 뒤에도 상대는 언제든 그 동의를 거두어들일 수 있고, 거두어들이면 처리하는 쪽에서 해야 할 일이 생깁니다.

그래서 기재사항을 설계할 때 철회를 어디로 받을지도 함께 정해 두는 편이 낫습니다. 법이 열거한 네 가지에 들어 있지는 않지만, 연락 창구가 적혀 있지 않으면 상대는 어디에 말해야 할지 몰라 헤매고 처리하는 쪽은 요구가 들어온 사실 자체를 늦게 압니다.

적어 둔 기간과 실제 파기 시점이 어긋나는 것도 이 서면에서 자주 생깁니다. 세 번째 기재사항으로 기간을 적어 두었다면 그 기간이 지난 뒤에 실제로 없애야 합니다. 적어 놓기만 하고 그대로 두면 기재사항은 채웠지만 적어 둔 대로 하지 않은 상태가 됩니다.

정리하면 이렇습니다. 네 가지를 알리고, 성격이 다른 동의를 갈라 각각 받고, 적어 둔 기간대로 실제로 없앤다. 이 셋이 맞물려야 동의서 한 장이 제 몫을 합니다.

자주 묻는 질문