읽히지 않는 회사소개서의 공통점

회사소개서 마스터·8분·2029.01.31

덮는다는 것이 무슨 뜻인가

끝까지 안 읽는 것이 아니라 판단이 서지 않아 멈추는 것입니다.

자료를 보냈는데 아무 반응이 없으면 분량이 많아서 그런가 싶어집니다. 그런데 받는 쪽에 물어보면 대개 다른 대답이 돌아옵니다. 길어서 못 본 것이 아니라 몇 장 넘기다가 무엇을 판단해야 할지 몰라 창을 닫았다는 것입니다.

이 문서를 받는 사람은 대개 시간이 없는 상태에서 봅니다. 여러 회사의 자료를 나란히 놓고 추려야 하는 자리에 있는 경우가 많고, 그때 필요한 것은 감상이 아니라 판단입니다. 이 회사가 우리가 찾는 쪽인지 아닌지를 가르는 일입니다.

그러니 판단할 재료가 없는 자료는 잘 만들었든 못 만들었든 같은 자리에 놓입니다. 보류 더미입니다. 보류는 거절보다 조용해서 우리 쪽에서는 아무 일도 일어나지 않은 것처럼 보입니다.

이 편은 그 보류가 왜 생기는지를 문서 안에서 찾습니다. 원인이 문서 바깥에 있는 경우도 있지만, 바깥은 우리가 고칠 수 없고 안쪽은 오늘 고칠 수 있습니다.

돌아오는 질문이 빠진 자리를 가리킵니다

무엇을 다시 묻는지가 곧 진단입니다.

자료가 읽혔는지 확인하는 가장 정확한 방법은 그 뒤에 오는 질문을 보는 것입니다. 자료를 받고도 되묻는다는 것은 그 답이 자료 안에 없었거나, 있었지만 찾지 못했다는 뜻입니다.

그리고 이 질문들은 회사마다 다르지 않습니다. 몇 가지가 계속 되풀이됩니다. 그러니 지난 몇 달 동안 받은 질문을 떠올리면 우리 자료에서 어느 칸이 비어 있는지가 거의 그대로 나옵니다.

아래 표가 그 대응입니다. 왼쪽 질문이 자주 온다면 오른쪽을 손봐야 합니다.

질문이 아예 오지 않는 경우도 있습니다. 그때는 상대가 관심이 없어서일 수도 있지만, 무엇을 물어야 할지조차 잡히지 않아서일 수도 있습니다. 후자라면 첫 장부터 다시 봐야 합니다.

경고색이 붙은 넷은 자료의 앞쪽 절반에 있어야 할 것들입니다. 뒤쪽에 적어 두었더라도 거기까지 도달하지 못하면 없는 것과 같습니다.

아래 두 줄은 내용의 문제가 아니라 관리의 문제입니다. 고치는 데 몇 분이면 되는데 가장 오래 방치되는 자리이기도 합니다.

공통점은 우리 이야기만 있다는 것

판단할 재료가 아니라 소개할 말이 채워져 있습니다.

빈자리를 하나씩 보면 원인이 제각각인 것 같지만, 한 걸음 물러서면 같은 성질이 보입니다. 자료를 만들 때 「무엇을 말할까」를 기준으로 골랐다는 것입니다. 말하고 싶은 것을 모으면 자연히 우리 쪽 이야기가 됩니다.

기준을 바꾸면 고르는 것이 달라집니다. 「상대가 무엇으로 판단할까」를 기준으로 삼으면 우리가 자랑스러워하는 것과 상대가 확인하려는 것이 다르다는 사실이 먼저 보입니다. 대개 후자 쪽이 훨씬 건조하고 사소합니다.

그래서 읽히는 자료는 화려하지 않습니다. 언제부터 무엇을 해 왔고, 어디까지 맡으며, 비슷한 일을 몇 번 해 봤고, 문제가 생기면 누구에게 연락하면 되는지가 적혀 있을 뿐입니다. 이것들이 판단의 재료입니다.

아래 목록은 자료를 다시 열어 확인해 볼 자리입니다. 하나씩 물으면서 넘겨 보십시오.

다섯 번째 줄이 뜻밖에 많이 걸립니다. 이미지를 걷어 냈을 때 남는 글자가 두세 줄뿐이라면 그 자료는 보기에는 좋아도 읽을 것이 없는 상태입니다.

네 번째 줄은 넣기를 망설이게 되는 항목입니다. 그런데 맡지 않는 범위를 밝혀 두면 상대가 헛된 기대를 하지 않게 되고, 그것이 오히려 신뢰로 돌아옵니다.

다른 문서가 되어 버린 자료

상대가 등장하거나 미래를 약속하기 시작하면 성격이 바뀝니다.

또 하나의 흔한 갈래는 자료가 어느새 다른 문서로 변해 있는 경우입니다. 이것은 내용이 부실해서 생기는 문제가 아니라 오히려 열심히 채우다가 생깁니다.

한쪽은 상대를 등장시키는 방향입니다. 귀사의 과제가 무엇이고 우리가 그것을 이렇게 풀겠다는 이야기가 들어오기 시작하면 그것은 다른 문서의 몫입니다. 회사를 설명하는 자료에는 원래 상대가 나오지 않습니다.

다른 한쪽은 미래를 약속하는 방향입니다. 앞으로 어디까지 키우겠다거나 어떤 시장에 들어가겠다는 계획이 자리를 넓히면 읽는 쪽은 지금의 우리를 판단할 근거를 잃습니다. 계획을 보여 주는 자리는 따로 있습니다.

둘 다 나쁜 내용이어서가 아니라 자리가 틀려서 문제가 됩니다. 한 자료가 세 가지 일을 하려 들면 셋 다 어중간해집니다. 아래 물음이 그 경계에서 자주 나오는 것들입니다.

네 물음이 모두 같은 경계를 두드립니다. 이 자료의 주어는 끝까지 우리라는 것입니다.

주어가 흔들리기 시작하면 분량이 늘어나는데도 읽히는 양은 줄어듭니다.

이미 만들어 둔 자료를 손보는 순서

처음부터 다시 만들 필요는 없습니다.

여기까지 읽고 자료를 새로 만들어야 하나 싶어질 수 있는데, 대개 그럴 필요는 없습니다. 빠진 것을 채우고 자리를 옮기는 것만으로 상당 부분이 해결됩니다.

순서가 중요합니다. 앞쪽부터 손대야 뒤쪽 작업이 줄어듭니다. 첫 장을 고치고 나면 뒤에 두었던 장 가운데 필요 없어지는 것이 생기기 때문입니다.

아래 다섯 걸음을 한 번 돌리면 대개 한나절 안에 끝납니다.

1. 최근에 받은 질문을 적어 본다자료를 보낸 뒤 되돌아온 물음을 다섯 개쯤 적습니다. 이것이 무엇을 고칠지 정하는 목록이 됩니다.
2. 첫 장에 하는 일을 한 줄 넣는다회사 이름과 로고만 있는 표지에 무슨 일을 하는 곳인지를 덧붙입니다. 이 한 줄이 나머지 장의 읽히는 비율을 바꿉니다.
3. 회사 이름을 바꿔도 되는 문장을 지운다지운 자리에 그 문장이 근거로 삼던 사실을 대신 넣습니다. 넣을 사실이 떠오르지 않으면 그 문장은 그냥 빼도 됩니다.
4. 확인 가능한 것들을 앞으로 옮긴다실적과 해 온 기간처럼 상대가 판단에 쓰는 것들을 앞쪽 절반으로 올립니다.
5. 연락처와 시점을 고친다담당자와 번호가 지금 맞는지 확인하고 마지막으로 고친 시점을 남깁니다. 몇 분이면 되는데 가장 자주 빠집니다.

다섯 걸음을 마친 뒤에는 자료를 덮고 세 가지를 말해 보십시오. 무엇 하는 회사인지, 어디까지 해 봤는지, 누구에게 연락하면 되는지입니다. 세 가지가 나오면 그 자료는 제 몫을 합니다.

말이 막히는 항목이 있다면 그 장을 다시 보십시오. 우리가 말하지 못하는 것을 처음 보는 사람이 읽어 낼 수는 없습니다.

자주 묻는 질문