금전출납부 엑셀 양식 무료 다운로드
금전출납부 마스터·7분·
엑셀 양식을 고를 때 봐야 할 것은 칸의 개수가 아니라 잔액 칸에 수식이 들어 있는지입니다. 수식이 들어 있으면 한 줄을 적을 때마다 다음 줄의 잔액이 따라 움직이고, 값이 박혀 있으면 줄이 늘어날 때마다 사람이 계산기를 다시 두드려야 합니다.
상법 제29조가 상인에게 작성하라고 든 상업장부는 회계장부와 대차대조표 두 가지이며, 그 목록에 이 이름은 없습니다 — 그래서 칸의 구성은 법이 아니라 쓰는 사람이 정합니다
- 없음법이 정한 칸 구성
- 회계장부 · 대차대조표상법이 든 상업장부
- 한 건한 줄에 담는 거래
- 수식잔액 칸의 성질
- XLSX · HWP · PDF배포되는 파일 형식
'양식'이라는 말이 가리키는 것
어딘가에 정해진 칸이 있어서 그것을 내려받는 것이 아닙니다.
양식을 찾는 사람은 대개 정답이 되는 칸 구성이 어딘가에 하나 있으리라 생각합니다. 그래서 항목이 여덟 개인 파일과 열두 개인 파일을 나란히 놓고 어느 쪽이 맞는지를 묻게 됩니다. 그런데 이 물음에는 답이 없습니다. 칸의 수를 정해 둔 규정이 없기 때문입니다.
상법이 상인에게 만들라고 든 장부의 이름을 보면 사정이 분명해집니다. 조문은 두 가지만 들고 있고, 여기에 이 이름은 나오지 않습니다.
세법 쪽도 다르지 않습니다. 소득세법이 인정하는 장부는 복식부기로 적는 장부와 국세청장이 고시해 둔 간편장부 두 갈래이고, 이 기록은 그 어느 쪽의 법정 명칭도 아닙니다. 세금 신고까지 어떻게 이어지는지는 소상공인 편에서 따로 다룹니다.
그러니 양식을 고르는 기준은 법에 맞느냐가 아닙니다. 내가 다루는 거래가 그 칸에 들어가느냐입니다. 현금만 오가는 가게라면 칸 다섯이면 충분하고, 계좌와 현금이 섞이면 어느 주머니에서 나갔는지를 적을 칸이 하나 더 필요합니다.
상인은 영업상의 재산 및 손익의 상황을 명백히 하기 위하여 회계장부 및 대차대조표를 작성하여야 한다.
상법 제29조 제1항 (상업장부의 종류·작성원칙)
조문이 든 이름은 회계장부와 대차대조표 둘뿐입니다. 이 이름이 거기에 없다는 사실은 이 기록이 쓸모없다는 뜻이 아니라, 모양을 스스로 정해도 된다는 뜻입니다.
다만 스스로 정해도 되는 자리에서 사람들은 대개 남이 만들어 둔 파일을 받습니다. 받는 편이 빠르기 때문입니다. 그렇다면 무엇을 보고 골라야 하는지가 남습니다. 다음 절이 그 기준입니다.
종이의 잔액 칸과 엑셀의 잔액 칸은 다른 물건입니다
같은 이름이 붙어 있지만 하나는 사람이 채우고 하나는 파일이 채웁니다.
종이 양식을 펼치면 맨 오른쪽 칸이 비어 있습니다. 그 칸은 사람이 암산하거나 계산기를 두드려 적어 넣는 자리입니다. 줄이 서른 개면 서른 번 두드립니다. 틀려도 파일이 알려 주지 않습니다.
엑셀 양식에서는 같은 자리가 수식으로 채워져 있습니다. 셀 안에 숫자가 아니라 계산 규칙이 들어 있고, 화면에 보이는 숫자는 그 규칙이 낳은 결과입니다. 그래서 위쪽 어느 줄의 금액을 고치면 아래 줄의 숫자가 한꺼번에 다시 계산됩니다.
이 차이가 양식을 다루는 방식 전체를 바꿉니다. 종이에서는 한 줄을 잘못 적어도 그 줄만 고치면 되지만, 엑셀에서는 한 셀을 어떻게 건드리느냐에 따라 그 아래 전부가 조용히 틀어집니다. 조용히라는 말이 중요합니다. 오류 표시가 뜨지 않고 그저 값이 달라집니다.
가장 흔한 사고가 잔액 칸에 숫자를 직접 타이핑하는 것입니다. 어쩌다 값이 이상해 보여서 맞는 숫자로 덮어쓰면 그 셀의 수식이 사라집니다. 겉보기에는 고쳐진 것 같지만 그 줄부터 아래로는 더 이상 연결이 되지 않습니다. 파일이 계산해 주던 장치를 그 순간에 꺼 버린 셈입니다.
그 칸은 결과가 나오는 자리이지 원인이 있는 자리가 아닙니다. 고칠 곳은 위쪽의 수입이나 지출 금액이고, 잔액은 그것을 고치면 따라옵니다.
그 칸을 한 번 눌러 보면 위쪽 입력줄에 등호로 시작하는 식이 보입니다. 숫자만 보이면 수식이 지워진 칸입니다.
두 문답이 같은 곳을 가리킵니다. 엑셀 양식에서 잔액 칸은 손대지 않는 칸입니다. 이 한 가지만 지켜도 파일이 스스로 어긋나는 일은 거의 사라집니다.
행을 다루는 방식이 곧 이 양식의 사용법입니다
줄을 넣고 지우고 옮기는 네 가지 동작에서 수식이 끊깁니다.
빈 양식을 받아 쓰기 시작하면 곧 줄이 모자라거나 남습니다. 거래는 날마다 개수가 다르니 당연합니다. 문제는 줄을 늘리고 줄이는 동작이 잔액 칸의 연결을 건드린다는 점입니다.
아래 표는 실제로 자주 하는 네 가지 동작과 그때 파일 안에서 벌어지는 일을 나란히 놓은 것입니다. 어느 것도 금지 동작이 아닙니다. 다만 동작마다 뒤처리가 하나씩 붙습니다.
| 하는 동작 | 파일 안에서 벌어지는 일 | 뒤처리 |
|---|---|---|
| 중간에 줄을 끼워 넣는다 | !새 줄의 잔액 칸이 비어 있습니다 | 바로 위 줄의 잔액 칸을 복사해 내려 붙입니다 |
| 마지막 줄 아래에 이어 적는다 | !표 바깥이라 수식도 테두리도 따라오지 않습니다 | 마지막 줄 전체를 복사해 아래로 늘립니다 |
| 필요 없어진 줄을 지운다 | !지운 줄을 가리키던 아래 칸에 오류가 뜹니다 | +줄을 지우지 말고 내용만 비웁니다 |
| 날짜순으로 다시 정렬한다 | !잔액은 줄 순서에 기대므로 값이 뒤엉킵니다 | 정렬을 끝낸 뒤 잔액 열을 맨 위에서 다시 채웁니다 |
네 줄에서 뒤처리 방식은 제각각이지만 습관은 두 개로 줄어듭니다. 새 줄은 반드시 이미 있는 줄에서 복사해 만들 것, 그리고 잔액 칸에는 손으로 숫자를 넣지 말 것입니다.
세 번째 줄은 조금 더 설명이 필요합니다. 잘못 적은 줄을 통째로 지우고 싶어지지만, 장부 성격의 기록에서는 지운 자국이 남는 편이 낫습니다. 금액을 비우고 적요 칸에 취소라고 적어 두면 나중에 왜 비어 있는지를 되짚을 수 있습니다.
네 번째 줄은 받아 든 양식이 이미 여러 달치를 담고 있을 때 걸립니다. 순서를 바꾸고 나면 화면의 잔액은 그럴듯한데 실제로는 어느 줄에서부터 어긋났는지 알 수 없게 됩니다. 정렬은 되도록 첫 줄을 적기 전에 끝내 두십시오.
시트를 나눌 것인가, 나눈다면 이월을 어떻게 잇는가
나누는 순간 시트마다 시작 잔액이 필요해집니다.
한 시트에 일 년치를 다 담을지 달마다 시트를 나눌지는 취향의 문제처럼 보입니다. 그런데 나누는 쪽을 고르면 곧바로 새로운 일거리가 하나 생깁니다. 새 시트의 첫 줄이 0에서 시작할 수 없다는 점입니다.
달이 바뀌어도 금고에 든 돈은 그대로 남아 있습니다. 그러니 새 시트의 첫 줄은 거래가 아니라 앞 달에서 넘어온 금액을 적는 자리여야 합니다. 이 한 줄을 빠뜨리면 그 달 내내 잔액이 실제보다 적게 나옵니다.
잇는 방법은 두 가지입니다. 앞 시트의 마지막 잔액을 수식으로 끌어오거나 눈으로 보고 옮겨 적는 것입니다. 수식으로 끌어오면 앞 달을 고쳤을 때 뒤가 따라 움직여 편하지만, 반대로 앞 달을 무심코 건드리면 뒤가 전부 조용히 달라집니다. 옮겨 적으면 그런 일은 없는 대신 앞 달을 고쳤을 때 손으로 다시 맞춰야 합니다.
계정별로 시트를 나누는 방식은 권하지 않습니다. 재료비 시트와 인건비 시트를 따로 두면 각 시트에 잔액 열이 생기는데, 그 잔액들은 어느 것도 실제로 손에 쥔 금액이 아닙니다. 나누고 싶다면 잔액 열은 한 곳에만 두고 나머지는 분류 칸으로 처리하십시오.
- 나누는 기준을 먼저 정한다달로 나눌지 분기로 나눌지를 첫 줄을 적기 전에 정합니다
- 새 시트의 첫 줄을 이월로 비워 둔다거래가 아니라 넘어온 금액을 적는 자리로 씁니다
- 이월 값을 어디서 받을지 정한다수식으로 끌어올지 옮겨 적을지를 한 방식으로 통일합니다
- 앞 시트를 닫으면 되돌아가 고치지 않는다고쳐야 한다면 뒤 시트의 이월까지 함께 확인합니다
- 시트 이름에 기간을 적는다3월이 아니라 2028-03처럼 적어야 해가 바뀌어도 섞이지 않습니다
다섯 단계 가운데 실제로 사고가 나는 곳은 네 번째입니다. 지난달을 고치는 일은 생각보다 자주 생기고, 고친 뒤에 이번 달 첫 줄을 확인하는 사람은 드뭅니다.
그래서 나누기 전에 한 번 더 생각해 보십시오. 거래가 하루 몇 건 되지 않는다면 한 시트에 일 년을 담아도 화면이 답답하지 않습니다. 나누는 것은 줄이 많아 다루기 어려워졌을 때 하는 일입니다.
인쇄와 형식 변환에서 깨지는 것
화면에서 멀쩡하던 표가 종이와 PDF에서 잘립니다.
장부 성격의 파일은 가로로 깁니다. 날짜와 적요와 거래처와 금액 몇 칸이 나란히 서 있으니 화면 너비를 넘기 쉽고, 그대로 인쇄하면 오른쪽 몇 칸이 다음 장으로 넘어갑니다. 넘어간 장에는 머리글이 없어서 어느 칸인지 알아볼 수 없습니다.
이 문제는 두 가지 설정으로 거의 끝납니다. 인쇄할 범위를 표의 크기에 맞춰 지정하고, 페이지마다 첫 줄을 반복해서 찍도록 정해 두는 것입니다. 여기에 용지를 가로로 눕히면 대개 한 장에 들어갑니다.
제출할 곳이 있어 파일로 넘길 때는 형식이 하나 더 걸립니다. 표 계산 파일을 그대로 보내면 받는 쪽에서 실수로 셀을 건드릴 수 있고, 열 너비가 달라 화면이 다르게 보이기도 합니다. 고정된 모양으로 보여야 한다면 PDF로 내보내는 편이 안전합니다.
반대 방향의 변환에는 잃는 것이 있습니다. 문서 편집기 형식으로 받은 양식은 칸이 표로 그려져 있을 뿐 계산 기능이 없어 잔액을 손으로 적어야 합니다. 표 계산 파일을 문서 편집기로 옮겨도 마찬가지로 수식은 남지 않고 그 순간의 숫자만 굳습니다. 어느 쪽이든 옮기고 나면 파일이 계산해 주지 않는다고 생각하십시오.
파일을 넘기기 전에 확인할 다섯 줄
세 번째 줄은 자주 놓칩니다. 작업하다 잠깐 걸어 둔 필터를 풀지 않고 내보내면 걸러진 줄만 인쇄되어, 받는 쪽은 거래가 그것뿐인 줄 압니다. 합계가 맞지 않는다는 연락이 오는 전형적인 경로입니다.
빈 양식을 받아 칸을 채우는 이야기는 여기까지입니다. 이미 종이나 다른 파일에 쌓아 둔 기록을 옮겨 오는 일은 성격이 달라서, 어디에서 끊고 그 앞을 어떻게 처리할지부터 정해야 합니다.
자주 묻는 질문
금전출납부 양식에 정해진 칸 구성이 있나요?
없습니다. 상법이 든 상업장부는 회계장부와 대차대조표이고 세법이 인정하는 장부는 복식부기 장부와 간편장부인데, 어느 쪽에도 이 이름이 없어 칸은 쓰는 사람이 정합니다.
엑셀 양식과 문서 편집기 양식 중 무엇이 나은가요?
잔액을 파일이 계산해 주기를 바란다면 표 계산 파일이어야 합니다. 문서 편집기 형식은 칸이 그려져 있을 뿐이라 숫자를 손으로 적게 됩니다.
줄이 모자라면 마지막 줄 아래에 그냥 적어도 되나요?
그 자리는 표 바깥이라 수식도 테두리도 따라오지 않습니다. 마지막 줄을 복사해 아래로 늘린 다음 적으십시오.
잔액이 틀려 보여서 그 칸에 맞는 숫자를 넣었습니다.
그 순간 수식이 사라져 그 줄부터 아래는 연결이 끊깁니다. 되돌리려면 위 줄의 잔액 칸을 복사해 다시 붙여야 합니다.
달마다 시트를 나누면 첫 줄은 무엇으로 시작하나요?
앞 달에서 넘어온 금액을 적는 이월 줄입니다. 이 줄이 없으면 그 달 내내 잔액이 실제보다 적게 나옵니다.
인쇄하면 오른쪽 칸이 잘립니다.
인쇄 범위를 표 크기에 맞춰 지정하고 용지를 가로로 눕히십시오. 장마다 머리글이 다시 찍히도록 설정해 두면 넘어간 장도 읽힙니다.
