금전출납부를 엑셀·앱으로 옮기는 법

금전출납부 마스터·7분·2028.03.20

어려운 것은 타자가 아니라 경계입니다

옮기다 멈추는 지점은 늘 어느 날짜부터인가에서 옵니다.

종이에 적어 오던 기록을 표 계산 파일이나 기록용 앱으로 옮기기로 마음먹으면, 대개 첫 화면을 열고 예전 것부터 입력하기 시작합니다. 그러다 며칠 만에 손을 놓습니다. 입력이 지겨워서가 아니라 어디까지 넣어야 하는지가 정해져 있지 않기 때문입니다.

끝이 보이지 않는 일은 사람이 오래 붙들지 못합니다. 삼 년치를 다 넣어야 할 것 같은데 그동안에도 오늘 거래는 계속 생깁니다. 그래서 종이에도 적고 새 파일에도 적는 기간이 생기고, 그 구간은 결국 어느 쪽도 온전하지 않게 됩니다.

옮기는 일을 끝나는 일로 바꾸는 방법이 하나 있습니다. 날짜 하나를 정해 그 앞과 뒤를 나누는 것입니다. 정한 날 이후는 새 파일에만 적고, 그 앞은 종이가 계속 맡습니다. 그러면 오늘부터의 기록은 곧바로 새 자리에서 굴러가기 시작합니다.

그 앞을 얼마나 데려올지는 그다음 문제입니다. 서두르지 않아도 됩니다. 경계가 정해져 있으면 소급은 시간이 날 때 조금씩 해도 앞뒤가 섞이지 않습니다. 경계가 없으면 아무리 부지런히 넣어도 어디까지 넣었는지를 계속 잊습니다.

옮겨도 되는가 — 종이가 아니어도 되는 근거

전산으로 보존하는 것을 막는 규정은 오히려 반대 방향입니다.

옮기기를 망설이는 이유 가운데 하나가 종이로 남겨야 하지 않느냐는 걱정입니다. 특히 오래된 습관일수록 손으로 적은 것이 진짜 같고 화면에 있는 것은 언제든 사라질 것처럼 느껴집니다.

상인에게 장부와 중요 서류를 보존하라고 정한 조문을 보면, 기간을 정하면서 보존 수단도 함께 열어 두고 있습니다. 조문은 마이크로필름이나 전산정보처리조직으로 보존할 수 있다고 적고 있어, 종이여야만 한다는 요구는 여기서 나오지 않습니다.

기간 쪽도 함께 알아 두는 편이 좋습니다. 조문은 십 년을 원칙으로 하고 전표나 그와 비슷한 서류는 오 년으로 나누어 두었으며, 그 기간은 장부에 있어서는 폐쇄한 날부터 셉니다. 다 쓴 날이 아니라 닫은 날이 출발점이라는 뜻입니다.

다만 이 조문은 상인에게 적용되는 규정입니다. 동호회 회비나 개인 살림의 기록을 여기에 그대로 대어 볼 수는 없습니다. 세금 쪽 기준도 따로 있는데, 장부와 증거서류는 그 세금의 법정신고기한이 지난 날부터 오 년간 보존하는 것이 원칙입니다. 기산점이 거래한 날이 아니어서 실제로는 그보다 길게 쥐고 있게 됩니다.

상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 보존하여야 한다.

상법 제33조 제1항 (상업장부등의 보존)

그러니 옮기는 것과 남기는 것은 다른 이야기입니다. 새 자리에서 적기 시작하는 일과 예전 종이를 버리는 일은 붙어 있지 않습니다.

실무에서 사고는 이 둘을 붙여서 생각할 때 납니다. 다 옮겼으니 종이는 필요 없다며 정리해 버리면, 옮기는 과정에서 빠뜨린 줄을 되찾을 방법이 사라집니다.

끊는 날을 정하고 잔액을 물려주는 순서

경계에서 넘겨야 하는 것은 기록이 아니라 숫자 하나입니다.

경계를 만드는 작업은 생각보다 간단합니다. 날짜를 고르고, 그날까지의 기록을 종이에서 닫고, 그날의 잔액을 새 파일 첫 줄에 적는 것으로 끝납니다. 앞의 줄을 한 줄도 옮기지 않아도 새 파일은 옳은 숫자에서 출발합니다.

날짜는 달이 바뀌는 자리로 잡는 것이 편합니다. 월말에 닫으면 종이 쪽도 한 달이 온전히 채워진 상태로 끝나고, 새 파일도 첫날부터 시작합니다. 굳이 월중에 끊어야 한다면 그날 영업을 마친 뒤로 잡으십시오.

잔액을 넘길 때는 실제로 손에 쥔 돈을 세어 보는 절차를 반드시 끼워 넣으십시오. 종이의 마지막 숫자를 그냥 옮겨 적으면, 종이 쪽에 이미 있던 어긋남이 그대로 새 파일로 따라 들어옵니다. 새로 시작하는 자리는 어긋남을 끊기에 가장 좋은 지점입니다.

종이 쪽에는 여기서 끝났다는 표시를 남깁니다. 마지막 줄 아래에 닫은 날짜와 이후는 다른 곳에 적는다는 한 줄이면 충분합니다. 표시가 없으면 나중에 누군가 그 종이를 열고 뒤에 이어 적기 시작합니다.

1. 끊을 날짜를 정한다달이 바뀌는 자리가 가장 다루기 쉽습니다
2. 그날까지의 기록을 종이에서 닫는다닫은 날짜와 이후의 행방을 마지막 줄 아래에 적습니다
3. 실제로 쥔 돈을 세어 잔액을 확정한다여기서 맞춰 두지 않으면 어긋남이 새 파일로 넘어옵니다
4. 새 파일 첫 줄에 이월로 적는다거래가 아니므로 수입과 지출 칸은 비웁니다
5. 다음 날부터는 새 파일에만 적는다두 곳에 나란히 적는 기간을 만들지 않습니다

세 번째 단계가 이 절차의 값입니다. 옮기는 일을 그동안 미뤄 둔 대조를 한 번에 끝내는 기회로 쓰는 것입니다.

다섯 번째 단계도 못 박아 두십시오. 익숙한 종이로 손이 자꾸 갑니다. 며칠만 나란히 적어도 어느 쪽이 진짜인지 알 수 없게 되고, 그 구간을 정리하느라 옮기기 전보다 일이 늘어납니다.

그 앞은 어디까지 데려올 것인가

전부 넣는 것이 늘 최선은 아닙니다.

경계를 세우고 나면 그 앞의 기록을 얼마나 데려올지가 남습니다. 이 결정은 취향이 아니라 목적에 따라 갈립니다. 무엇을 하려고 옮기는지에 따라 필요한 범위가 다르기 때문입니다.

아래 표는 세 갈래를 놓고 각각 무엇을 얻고 무엇을 치르는지를 정리한 것입니다. 어느 쪽을 고르든 정해 두고 시작하는 것이 중요합니다.

네 번째 줄은 고르지 마십시오. 골라서 옮기면 줄과 줄 사이가 끊겨 잔액이 이어지지 않습니다. 잔액이 이어지지 않는 기록은 숫자를 나열해 둔 목록일 뿐입니다.

두 번째 줄이 대체로 무난합니다. 회계기간이 시작하는 날로 거슬러 올라가 그때의 잔액에서 출발하면, 그해 전체를 한 파일에서 볼 수 있고 입력량도 감당할 만합니다.

소급 입력을 할 때는 오늘 것을 적는 파일과 섞지 마십시오. 따로 작업해 두었다가 다 끝난 뒤에 위쪽에 붙이는 편이 안전합니다. 작업 중에 오늘 거래가 끼어들면 순서가 엉킵니다.

자동으로 끌어와도 사람 손에 남는 것

기계가 채우는 칸과 사람이 채우는 칸은 처음부터 다릅니다.

요즘은 계좌 내역이나 결제 내역을 자동으로 끌어와 채워 주는 방식이 있습니다. 날짜와 금액처럼 기계가 정확히 아는 값은 이쪽이 훨씬 낫습니다. 사람이 옮겨 적으면서 숫자를 잘못 보는 일이 아예 사라집니다.

그런데 끌어온 줄에는 늘 빈 곳이 남습니다. 그 돈이 무엇 때문에 오갔는지, 사업을 위한 것인지 개인 용도인지, 어떤 종이가 붙어 있는지는 내역에 적혀 있지 않습니다. 이것들은 그 거래를 한 사람만 알고 있어 자동으로 채워질 수 없습니다.

현금 거래는 아예 다릅니다. 계좌를 거치지 않은 돈은 끌어올 곳이 없어 사람이 손으로 넣어야 합니다. 그래서 자동 연동을 쓰더라도 현금이 오가는 곳에서는 손으로 적는 줄이 계속 남습니다. 자동화가 기록 전체를 대신한다고 기대하면 그 빈 곳을 놓치게 됩니다.

그리고 어느 방식이든 파일이 한 곳에만 있으면 위험합니다. 표 계산 파일이든 앱이든 옮긴 뒤에는 정해진 주기로 내려받아 따로 보관해 두십시오. 원본을 그대로 두는 것과 별개로, 지금 쓰는 파일 자체의 사본이 필요합니다.

두 문답이 같은 말을 합니다. 옮기기는 자리를 바꾸는 일이지 성격을 바꾸는 일이 아닙니다.

그러니 옮긴 뒤에 달라지는 것은 하나입니다. 적는 곳이 하나로 정해졌다는 것. 그 하나가 정해지면 나머지는 날마다 적는 습관의 문제로 돌아갑니다.

자주 묻는 질문