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정관 마스터·7분·2028.12.08

파일을 여는 순간 절반은 끝나 있습니다

남은 절반이 어디에 있는지를 먼저 알아야 시간을 아낍니다.

빈 문서에서 시작하면 무엇부터 적어야 할지 감이 오지 않습니다. 어떤 조항이 있어야 하는지, 그 조항을 뭐라고 불러야 하는지, 어떤 순서로 늘어놓아야 읽히는지가 전부 물음표입니다. 편집 가능한 파일을 받아 여는 순간 이 물음표들이 한꺼번에 사라집니다.

그래서 파일을 받는 일은 분명히 이득입니다. 다만 그 이득의 범위를 오해하면 뒤에서 시간을 더 씁니다. 파일이 해결해 주는 것은 무엇이 어디에 있어야 하는가이고, 해결해 주지 않는 것은 그 자리에 무엇을 넣을 것인가입니다.

받은 문서를 그대로 두고 회사 이름과 주소만 바꿔 넣는 경우가 실제로 많습니다. 그렇게 해도 문서의 모양은 갖춰집니다. 문제는 그 문서가 우리 회사의 판단을 하나도 담고 있지 않다는 점입니다. 남의 회사 사정을 전제로 쓰인 문장이 그대로 남습니다.

그러니 파일을 열고 나서 할 일은 빈칸을 찾는 것이 아니라 판단이 필요한 자리를 찾는 것입니다. 그 자리는 대개 빈칸으로 보이지 않고 이미 무언가 적혀 있는 상태로 보입니다.

둘째 줄과 셋째 줄이 이 작업의 대부분입니다. 눈에 띄지 않아 그냥 지나가기 쉬운데, 나중에 문제가 되는 것도 대개 이 두 줄에서 나옵니다.

넷째 줄은 뒤에서 따로 다룹니다. 이 줄을 오해하고 있으면 손댈 수 있는 자리를 손대지 못한 채로 남기게 됩니다.

조 번호와 순서는 법이 정해 둔 것이 아닙니다

어느 서식을 열어도 비슷한 이유는 관행이 그렇게 굳었기 때문입니다.

받아 본 서식들이 대체로 비슷한 순서로 되어 있습니다. 앞쪽에 회사의 기본적인 사항이 오고 그다음 주식에 관한 것이 오고 그 뒤에 회의와 임원에 관한 것이 이어지는 식입니다. 몇 개를 비교해 보면 조 번호까지 거의 같습니다.

이 일치가 만들어 내는 착각이 있습니다. 이 순서가 어딘가에 정해져 있고 바꾸면 안 되는 것처럼 느껴지는 것입니다. 그런데 반드시 적어야 하는 항목을 정한 조문은 그 항목들을 나열할 뿐 어떤 순서로 배열하라거나 몇 조에 두라고 말하지 않습니다.

실제로 확인해야 하는 것은 순서가 아니라 존재입니다. 여덟 가지 항목이 문서 안에 있느냐가 문제이지 그것이 제3조에 있느냐 제5조에 있느냐는 문제가 아닙니다. 그러니 우리 회사에 필요 없는 조항이 중간에 있으면 지우고 번호를 당겨도 됩니다.

반대로 순서를 함부로 뒤집을 이유도 없습니다. 관행적인 배열은 읽는 사람이 익숙해져 있는 순서라 찾기가 쉽습니다. 필요 없는 것을 덜어 내는 정도로 손보고 큰 틀은 그대로 두는 것이 무난합니다.

받은 파일을 우리 것으로 바꾸는 순서

채우는 작업보다 지우는 작업을 먼저 합니다.

작업 순서를 잘못 잡으면 같은 자리를 두 번 손보게 됩니다. 흔한 실패는 첫 줄부터 차례로 읽으며 빈칸을 채워 나가는 방식입니다. 뒤로 갈수록 앞에서 정한 값과 어긋나는 조항이 나오고, 그러면 앞으로 돌아가야 합니다.

먼저 할 일은 전체를 한 번 훑으며 우리에게 해당하지 않는 조항을 표시해 두는 것입니다. 발행하지 않을 종류의 주식에 관한 조항, 두지 않을 기구에 관한 조항 같은 것들입니다. 이것들을 덜어 내면 손볼 분량이 눈에 띄게 줄어듭니다.

그다음이 판단이 필요한 자리를 채우는 작업입니다. 목적 문장을 어떻게 쓸지, 주식 관련 세 숫자를 얼마로 할지, 임기와 인원을 어떻게 정할지, 소재지를 어느 단위까지 적을지가 여기에 들어갑니다. 이 네 가지는 각각 따로 다룰 만큼의 판단이 필요한 자리입니다.

마지막이 회사 정보를 넣고 서명 자리를 정리하는 일입니다. 이 단계는 기계적이라 빨리 끝나지만, 발기인 전원의 인적사항이 빠짐없이 들어갔는지는 여기서 반드시 확인해야 합니다.

1. 전체를 훑으며 해당 없는 조항을 표시한다발행하지 않을 주식이나 두지 않을 기구에 관한 조항이 남아 있는지 봅니다.
2. 표시한 조항을 지우고 번호를 정리한다지운 자리 때문에 뒤의 조항이 앞의 조항을 잘못 가리키고 있지 않은지 함께 확인합니다.
3. 판단이 필요한 자리를 채운다목적 문장, 주식 세 숫자, 임기와 인원, 소재지 단위가 여기에 들어갑니다.
4. 회사 정보와 발기인 인적사항을 넣는다전원의 인적사항이 빠짐없이 들어갔는지, 각자 서명하는 자리가 마련되어 있는지 봅니다.
5. 반드시 적어야 하는 항목이 다 있는지 되짚는다지우는 과정에서 필요한 항목까지 함께 날아가지 않았는지 마지막에 한 번 더 확인합니다.

다섯째 단계를 붙여 둔 이유는 둘째 단계 때문입니다. 조항을 덜어 내다 보면 필요한 항목이 다른 조항 안에 섞여 있다가 함께 사라지는 일이 생깁니다.

이 순서로 하면 판단이 필요한 자리에만 시간을 쓰게 됩니다. 반대로 하면 지울 조항까지 정성껏 채운 다음 지우게 됩니다.

지워도 되는 칸과 지우면 안 되는 칸

같은 조항처럼 보여도 무게가 다릅니다.

덜어 내는 작업에서 가장 조심할 것은 반드시 적어야 하는 항목입니다. 이 항목들은 우리 회사에 해당 없어 보이더라도 지울 수 없습니다. 지우면 문서 자체가 법이 요구하는 모양을 갖추지 못한 것이 됩니다.

헷갈리기 쉬운 것이 액면주식에 관한 항목입니다. 조문이 액면주식을 발행하는 경우라고 조건을 달아 두어서 선택적인 항목처럼 보이는데, 액면주식을 낼 회사라면 그 항목은 반드시 있어야 합니다. 조건이 붙어 있다는 것과 빼도 된다는 것은 다른 말입니다.

반면 넣고 빼는 것이 자유로운 조항이 훨씬 많습니다. 사업연도를 언제부터 언제까지로 할지, 회의를 어떻게 소집할지, 임원에게 보수를 어떻게 줄지 같은 것들입니다. 실제 문서에서 분량을 가장 많이 차지하는 부분이 여기입니다.

이 자유로운 조항에도 대가가 붙습니다. 넣어 둔 문장은 지키지 않으면 문서를 어긴 것이 됩니다. 그러니 남길지 지울지의 기준은 있으면 좋아 보이는가가 아니라 앞으로 지킬 수 있는가입니다.

여기서 자주 어긋나는 지점

파일 형식과 문서의 효력은 서로 관계가 없습니다.

첫째 오해는 특정 형식이라야 인정된다고 보는 것입니다. 국내 사무 환경에서 널리 쓰이는 형식이라 그 파일을 찾게 되는 것이지, 어떤 형식으로 만들었느냐가 문서의 효력을 바꾸지는 않습니다. 편집이 편하고 제출할 곳에서 열리는 형식을 고르면 됩니다.

둘째는 서식이 제공하는 예시 문장을 그대로 두는 것입니다. 특히 목적 조항이 그렇습니다. 예시에 적힌 사업이 우리가 하려는 것과 다르면 그 문장은 아무 일도 하지 못하고, 나중에 사업을 늘리려 할 때 오히려 걸림돌이 됩니다.

셋째는 여러 서식을 섞어 쓰는 것입니다. 이 조항은 이 파일에서, 저 조항은 저 파일에서 가져오다 보면 용어가 어긋나고 서로를 가리키는 조항 번호가 맞지 않게 됩니다. 하나를 골라 그것을 손보는 편이 안전합니다.

넷째는 만든 뒤에 내용을 손보면서 서명을 다시 받지 않는 것입니다. 문서의 내용이 달라졌다면 그 상태의 문서에 다시 서명이 있어야 합니다. 파일을 고치는 일이 워낙 간단해서 이 단계를 건너뛰기 쉽습니다.

위의 넷을 한 문장으로 좁히면 파일은 도구일 뿐이고 판단은 회사의 몫이라는 말이 됩니다.

받은 파일에서 손댈 자리를 찾지 못하겠다면 조항을 읽는 대신 물음을 던져 보십시오. 이 문장이 우리 회사에서 실제로 무슨 일을 하는가. 답이 나오지 않는 조항이 손댈 자리입니다.

자주 묻는 질문